Os Lotes tanto de Produção quanto de Entrada permitem rastreamento rápido de quais os componentes foram usados na montagem ou fabricação de um determinado produto ou serviço. Desta forma, em caso de problemas com alguma peça, pode-se rastrear qual fornecedor forneceu a peça defeituosa e buscar correção na fonte.
Além da evidente garantia de origem do processo voltada à qualidade dos produtos e serviços da empresa, também há situações onde há exigência legal por algum órgão regulador ou fiscalizador, como é o caso por exemplo de manutenção e inspeção de extintores de incêndio, fiscalizados pelo INMETRO.
Abaixo rápidas explicações sobre como controlar estes lotes dentro do Rufus Lemure.
Controle de Lotes de Produção
Os Lotes de Produção são controlados à partir do número da Ordem de Produção que gerou o lote. A OP Número 5, gera o lote número 5. Desta forma é um controle simples e Direto.
Controle de Lotes de Entrada
Os Lotes de Entrada são dados pela compra de materiais registrados em notas fiscais. No Rufus Lemure eles podem ser registrados em “Faturamento”, “Lotes de Entrada”. Basta informar a série e número da NF, código do terceiro fornecedor e o código do produto. Em seguida pode-se listar os lotes ou números de série referentes a este item.
Esta estrutura está preparada para permitir vários lotes por um único item da nota fiscal. Também está preparada para controle de validade dos lotes, usado por exemplo, para controle de produtos químicos.
Caso venha número de lote do fornecedor, deve ser usado este número de lote. Caso não exista controle de lotes no fornecedor, deve ser informado o próprio número da nota fiscal.
Para produtos diferentes é permitido repetir os números de lotes, porém para o mesmo número não, ainda que seja uma repetição entre dois fornecedores diferentes. Dentre os vários métodos que podem ser usados para tal controle, para o Rufus Lemure foi selecionado o que causa menos impacto para etiquetamento do estoque e para os operários da linha de produção.
Este método consiste em complementar o lote ou número da nota fiscal com o sufixo “*” (asterisco) + o código do fornecedor. Desta forma, se há dois lotes “50200” para o fornecedor 10 e para o fornecedor 20, gera-se o lote “50200” para o primeiro registro, e por exemplo “50200*10” ou “50200*20” para o registro seguinte.
Para controle físico, podem ser usados três modos:
- Emitir etiquetas com dados dos lotes, contendo dados de nota, fornecedor, lote e lote registrado no sistema, que sejam coladas nas embalagens de estoque (método mais confiável, pois gera uma rotina de recebimento de materiais);
- Anotar à mão nas etiquetas ou rótulos das embalagens de estoque, caso sejam as mesmas vindas do fornecedor, simplesmente qual o número de registro do lote no sistema (modo funcional para pequenas quantidades);
- ou (menos recomendado) usar simplesmente a pesquisa do Rufus Lemure na hora de registrar para ver quais os lotes de cada fornecedor, porém este método torna o processo todo mais lento e é recomendado para empresas pequenas, onde os operadores tenham maior conhecimento técnico no uso do software.
Enfim, a metodologia permite que sejam feitas rapidamente as numerações dos lotes, levando em conta apenas um número composto simples, mais fácil de manipular do que várias chaves de controle como por exemplo “número da nota”, “código do fornecedor”, etc. O sistema também possui outras formas de controle/rastreamento que podem dispensar o uso de lotes, dependendo de como sua empresa está organizada.