No módulo de Inspeção de Extintores e GNV, os cadastros de inspeção são laudos de inspeção com os resultados. Ou seja, para um mesmo cilindro, a cada recarga ou reteste será gerado um novo laudo. Desta forma, de modo simples e transparente será possível manter todo o histórico dos clientes.
Atalhos relevantes
Existem alguns atalhos especialmente relevantes para as atividades de Inspeção de Cilindros.
Pasta Faturamento
- Pedidos de venda – são os pedidos dos clientes, ou enviados por representantes, onde constam os serviços a realizar e opcionalmente os produtos vendidos, se existirem. É possível vincular em um mesmo pedido, por exemplo, um serviço de recarga e um extintor novo a ser vendido ao cliente. Aqui são informados os números de OC originais dos clientes, para registro na nota fiscal. Existem 3 colunas no final do grid de produtos e serviços que indicam o tipo de cilindro ao qual se refere o serviço da linha. Por exemplo: serviços de recarga e reteste são referenciados a um grupo da família de “extintores”. Desta forma, a coluna “tipo de cilindro” será preenchida com o valor “extintor de incêndio”. Desta forma, será liberado o campo “inspeção atual”. Quem digita o pedido de venda deve indicar antes de imprimir qual foi a última inspeção do extintor, utilizando a pesquisa rápida (botão com a seta que aparece na célula em questão), para selecionar o cilindro por selo, local ou cilindro. O mesmo vale para GNV. Só será permitido faturar pedidos onde os itens cilindros de extintor e cilindro GNV estejam com a inspeção atual preenchida, pois isso indica que já passaram pela etapa de produção. Assim ao faturar, serão jogados na nota fiscal também as peças substituídas.
- Emissão de Notas Fiscais – a partir dos pedidos de venda é possível gerar as notas fiscais de forma bem rápida, puxando inclusive os materiais usados nas inspeções e os registros de OC dos clientes. As Notas Fiscais agora suportam várias páginas, ou seja, serão usadas tantos formulários quantos necessários para imprimir a nota fiscal. O que for informado no campo Complemento, no grid de produtos e serviços, será impresso logo abaixo do item ao qual se refere. Por exemplo: “OC: 55550123”.
Pasta Extintores
- Inspeção de Extintores – permite cadastrar os relatórios de inspeção dos extintores, vinculando aos selos, e dados do cilindro. Formato de impressão gráfico em PDF.
- Inspeção de Cilindros GNV – permite cadastrar os relatórios de inspeção dos cilindros GNV. Formato de impressão gráfico em PDF.
- Inspeção de Mangueiras – inspeção vinculada que permite juntar várias inspeções de mangueiras em um laudo único. Este cadastro simples serve para fazer esta unificação e permitir geração do laudo de mangueiras em PDF, em formato de tabela. A inspeção da mangueira é feita no mesmo cadastro Inspeção de Extintores, mas indicando o tipo de extintor como uma mangueira.
- Registro de Selos do INMETRO – este cadastro permite que sejam lançados os selos comprados, em lotes, informando número inicial e final da compra, além da data de validade. Os selos vencidos ou cancelados não podem ser usados nas inspeções. Um aviso será emitido quando o usuário tentar esta ação. Os selos não cadastrados não serão bloqueados, pois na etapa inicial de uso do sistema, será preciso dar mais liberdade aos usuários para não bloquear a rotina de trabalho.
- Registro de Selos Cancelados – permite indicar o número e a data do cancelamento. Cancelamentos normalmente são por inutilização. Selos vencidos são bloqueados automaticamente.
- Tipos de Extintores – indica se é extintor ou mangueira, e informa os dados, tipos e detalhes sobre cada modelo de extintor, inclusive o material usado na carga.
Roteiro de trabalho para inspeção e vendas
A lista abaixo visa simplificar e dar uma ideia geral do andamento do trabalho desde o início até o final, em uma operação de venda de serviços de inspeção (recarga e reteste).
No Faturamento – entrada do extintor para manutenção
- Pedido de venda é lançado pelo responsável. Devem ser indicados os produtos novos vendidos, bem como os serviços relacionados a extintores e GNV que deverão ser executados. Para os itens referentes a inspeções (recarga, reteste), a coluna bem da direita do grid (inspeção atual) deve ser preenchida, para identificar qual é o cilindro ao qual se refere o serviço.
- Com o pedido gravado, seleciona-se imprimir, “formato 80 – OS para inspeção de cilindros”. Esta OS conterá todos os dados necessários para o cilindro, identificação do tipo de serviço a realizar, e ainda quando houver na descrição do serviço a palavra “reteste”, será exibido um grid para os resultados do ensaio hidrostático.
- A OS impressa vai para a produção.
Na Produção – serviço de inspeção e manutenção na oficina
- Após realizados os trabalhos, o funcionário acessa com o o usuário “oficina” a área “Inspeção de Extintores” ou a área “Inspeção GNV”. Clica em “Novo pelo código de barras”. Em seguida será solicitado que indique o código de barras para selecionar a inspeção anterior, e copiar os dados principais do cilindro. O funcionário informa o código de barras (ou passa o leitor de códigos) ou simplesmente digita o número chamado “inspeção anterior” impresso na direita da OS na linha referente a cada item. O sistema irá auto-preencher os dados em tela. Basta alterar os dados necessários, complementar com as informações adicionais e clicar em GRAVAR. Também nesta tela podem ser lançados os materiais usados e a quantidade, para cilindros extintores. Ainda, neste mesmo grid podem ser lançados opcionalmente os seriais das peças, quando houver controle de origem das peças.
- Após todos os items lançados, a OS volta para o funcionário do faturamento para ser fechada.
No Faturamento – extintor pronto para faturamento
- O funcionário vai em Pedidos de Venda, localiza o pedido referente à OS (vai estar impresso na OS o campo “número do pedido”), vai em “Totais”, “Gerar NF”… vai aparecer uma lista para confirmar os itens a irem para a nota fiscal. Confirme e o programa vai abrir uma nota fiscal preenchida mas não gravada. Complemente os dados necessários, a condição de pagamento, e clique em gravar. Em seguida é só imprimir. Nota: é IMPORTANTE que o campo na nota fiscal chamado “calcular automaticamente” na guia de “Totais” esteja sempre marcado em novas notas fiscais. Ao visualizar notas antigas, este campo ver por padrão desmarcado.
- A OS pode ser arquivada.
- Os relatórios adicionais podem ser gerados em Consulta Inspeção de Extintores, no ícone de Inspeção de Extintores.
Para compra de materiais
Instruções para lançamento quando se faz a compra do material usado como carga dos extintores. Este material é cadastrado como material no Cadastro de Produtos e Serviços, e é vinculado ao extintor em Tipos de Extintores.
Nas Compras
- Vá em Faturamento – Notas Fiscais de Terceiros – este cadastro permite lançar as notas de fornecedores. Basta preencher os campos (já são auto-explicativos) e clicar em Gravar.
- Se na NF existem produtos do tipo pó de recarga ou CO2, é preciso registrar os lotes de entrada. Para isso, vá em “Faturamento”, “Lotes de Entrada”. Alí, indique os dados da nota fiscal, o código do fornecedor, e na lista abaixo, os códigos dos produtos, a quantidade comprada e os lotes comprados. Para os casos de pó-químico, onde há o registro de lote + batelada, é sugerido criar uma convenção, do tipo “LXXX-BNNN”, onde XXX seria o número do lote, e NNN o número da batelada.
Relatório de compra de materiais, inclusive CO2 e pó para recarga
- Para isso, basta entrar em consulta notas fiscais de terceiros (clica uma vez no ícone notas fiscais de terceiros, e então no botão consultar, na parte superior esquerda da tela), selecionar um dos modelos de relatórios na lista chamada “consulta”, informar os critérios, como intervalo de datas, e os produtos que deseja consultar. Clicar Consultar para ver em tela, ou Visualizar para ver o relatório.
Selos do INMETRO
O sistema de registro individualizado de selos do INMETRO é atualizado quando se faz o registro do Lote comprado. O sistema passa a fazer controle de cada selo: se foi utilizado, se foi cancelado, se não foi utilizado, e se não foi utilizado e está vencido na data de hoje.
A partir disso o sistema monta o relatório de estoque de selos e permite ativar a configuração de alerta de estoque abaixo do mínimo.
- Em Cadastro de Usuários, notificações, marque “Notificar quando os Selos do INMETRO estiverem com Estoque abaixo do Mínimo”, que ativa o alerta na tela principal para o usuário.
- Em Configurações Gerais na aba “Extintores” utilize a opção “Estoque mínimo de Selos do INMETRO”, isto indica quando alertar para recompra.
- Em Consulta Selos do INMETRO o relatório 5 – Estoque de Selos indica a utilização dos estoques de selos.
Um selo só entra no cálculo do estoque de selos se foi primeiramente registrado um lote de selos comprado compreendendo o intervalo.