O Rufus Lemure ERP possui sistema de particionamento de estoques, chamado internamente de Controle de Almoxarifados.
Esta opção permite gerenciar o estoque separado por Almox, que podem ser tanto locais físicos, como depósitos e tanques, quanto locais lógicos, como “estoque com defeito”, ou “estoque especial”.
Esta função foi incluída para permitir gerenciar casos especiais onde o estoque é organizado com algum tipo de separação.
O estoque total ou estoque geral é considerando também como sendo o Estoque Fiscal, pois o sistema trata o estoque consolidado da mesma forma com que trata o estoque sem o particionamento. Inclusive arquivos de troca de informações (EDI), arquivos para o programa contábil e relatórios tratam de forma unificada. Apenas relatórios e telas especiais tratam do estoque particionado.
Para o controle de estoque negativo, caso esteja ativado, será considerado o somatório no Almox selecionado.
Ativando o particionamento
Para ativar a separação de estoques basta ir na tela principal, em configurações, configurações gerais, aba cadastros, e marcar “Ativar Controle de Almoxarifados”.
Esta configuração irá ativar o cadastro e a consulta de Almoxarifados, além do ícone “Mover Estoques”, em Cadastros Gerais.
Isto também ativa o campo “Almox” em telas como Emissão de NFs, NFs de Terceiros, Venda Avulsa, Compra Avulsa, Movimento de Estoque e outros. Em algumas situações a baixa de estoque não exibe opção para selecionar o Almox, fazendo o registro no Almoxarifado Padrão.
Tipos de Almoxarifado
Quando você cadastra os Almox, em Geral, Cadastros Gerais, Almoxarifados, você pode indicar um código, uma descrição, indicar se é padrão ou não, e também informar o tipo de estoque armazenado nele.
- 0 – Estoque comercial: conceitualmente é o estoque principal, usado para compras, vendas e registro de entrada de produtos concluídos (produzidos),
- 1 – Estoque reservado: estoque para fins de reserva para clientes especiais,
- 2 – Estoque em avaliação: estoque que precisa ser avaliado antes de ser liberado,
- 3 – Estoque danificado ou obsoleto: estoque de itens estragados ou vencidos,
- 4 – Estoque para produção: normalmente usado na versão Produção, é o estoque de materiais usados para produção, além de itens produzidos e aguardando liberação para venda.
É possível criar vários Almoxarifados de vários tipos, particionando conforme sua necessidade.
Conceito geral para negócios
Uma aplicação prática da separação por Almox é quando a empresa possui mais de um depósito e deseja controlar onde cada tipo de produto é armazenado. Isto facilita situações de inventário de estoque, por exemplo.
Outra aplicação refere-se a uma situação lógica, onde necessita-se de mais controle sobre os tipos de itens armazenados, bem como sua movimentação entre tipos. Nesta situação, pode-se considerar os seguintes Almox:
- A. Estoque comercial – é o estoque que está disponível para venda.
- B. Estoque reservado – é o estoque bom para venda, porém, reservado para alguma venda futura ou para garantir contratos com clientes especiais.
- C. Estoque em avaliação – geralmente recebido em devolução de clientes, ou quando é feita uma entrada, por exemplo uma importação, que necessita de desembaraço, mesmo com o cadastro da NF Ok, ou avaliação de qualidade, antes de ser liberado para venda.
- D. Estoque danificado ou obsoleto – é o estoque não deve ser vendido, pode estar estragado ou vencido. Em geral será feita uma NF de saída sem venda, ou como venda de sucata.
O somatório de todos os estoques define o Estoque Geral (conforme exibido nos campos e relatórios consolidados), ou também chamado Estoque Fiscal, pois para fins fiscais, o estoque total é considerado.
Os Almoxarifados podem estar ativos ou inativos. Ao inativar, caso seja padrão, será preciso indicar outro Almox Padrão. Como o estoque específico precisa ser selecionado na hora do registro de movimento, isto automaticamente força o usuário a saber se estiver pegando estoque de um Almox Reservado, por exemplo.
Controles
Se estiver ativada a restrição que proíbe estoque negativo, caso não exista estoque suficiente no Almox para a operação, ela será recusada. Nesta situação sempre será considerado estoque por Almox.
A movimentação entre os Almox deve ser feita pela ferramenta “Mover Estoques”, em geral, cadastros gerais, mover estoques. Esta ferramenta registra um movimento de saída no Almox de origem, e um movimento de entrada no Almox de destino. Para desfazer a operação, pode-se excluir manualmente os dois movimentos em cadastro de movimentos de estoque, ou apenas executar novamente uma operação de mover invertida.
Como a ativação ou não de controle de Almox passa pelo suporte ou pela consultoria, quando o controle de Almox é ativado em um banco de dados que já tenha registros operacionais, faremos em nível de TI um ajuste manual para passar todos os movimentos de estoque já existes para o Almox padrão. Caso o controle deseja desativado, não existe nada a modificar.
- No caso de ser necessário inicializar o estoque existente, setando para o Almox Padrão, a opção está em Opções do Banco de Dados, Ações, “Inicializar o Estoque Existente no Almox Padrão”. Isto pega todos os movimentos de estoque com Almox zerado e configura para o Padrão (aparece somente para usuários supervisores de revenda e suporte).
Relatórios
Os relatórios e campos de estoque, via de regra, sempre exibem o estoque total consolidado.
Para saber o estoque por Almox, você pode:
- No Cadastro de Produtos e Clicar em Ações, Exibir Estoque por Almox: isto exibe uma tela a lista de Almox cadastrados e quantas unidades deste item há na data de hoje,
- Em Consulta Produtos, relatório 14 – Relatório de Estoque por Almoxarifado: isto irá exibir o estoque consolidado na data, além de expandir a lista de Almox e quantidades particionadas.
Outros relatórios poderão ser criados ao longo do sistema, conforme as necessidades.