A partir da versão de 09-05-2022 o sistema suporta formas alternativas de faturamento do material da carga do extintor de incêndio. Isto foi necessário porque dependendo da cidade e da empresa, é permitido embutir o material da carga no preço do serviço, fazendo baixa de estoque interna da empresa, ou faturar o valor da carga em separado do serviço de recarga/reteste do extintor, fazendo baixa de estoque pela nota fiscal. Foram feitos também alguns ajustes de funções satélites para adequar o uso atualizado.
Em Cadastro de Produtos e Serviços, quando estiver ativada licença de Extintores, na aba Dados Adicionais haverá um campo TIPO para ser informado o tipo de extintor a que o serviço se refira, caso seja um serviço de recarga, reteste ou inspeção de Extintores. Ignorar para mangueiras, GNV e outros.
Observações: existe uma configuração global em Configurações Gerais, aba Extintores, “Tipo de Controle de Extintores”. Esta deve ser ignorada pois não se aplica ao caso, e se refere a se o serviço que cobra a inspeção deve ser um produto ou serviço, pois algumas empresas usam como se fosse um serviço de industrialização, que tecnicamente é um serviço da NF estadual de produtos.
Existe uma configuração global em Configurações Gerais, Extintores, “Tipo de Carga de Extintores”. Quando esta configuração está selecionada para Produto ou Serviço ela fica fixa. Quando está em <Todos> permite qualquer forma sem controle.
Em Cadastro de Terceiros, aba Financeiro/Faturamento, bem na direita embaixo, foi adicionado o campo Carga de Extintores com as opções de Auto, Produto, Serviço.
- Em Auto o sistema aceita a forma global do campo mencionado acima.
- Em Produto o sistema fará os controles em Orçamentos, Pedidos e Inspeções de Extintores para que a carga seja faturada como produto.
- Em Serviço o sistema fará os controles em Orçamentos, Pedidos e Inspeções de Extintores para que a carga seja faturada como serviço.
- Se todas as opções estiverem em Auto, o sistema deixará o operador proceder como achar melhor, apenas com controles mínimos.
Regra geral de amarrações para conseguir puxar o material total da carga em orçamento, pedido, rascunho:
- O material da carga não pode mais ser lançado na lista de materiais usados na Inspeção de Extintores.
- Se embutido no serviço: obriga a baixa de estoques no cadastro da Inspeção de Extintores e bloqueia o lançamento do material da carga em orçamentos e pedidos.
- Se como produto separado: impede a baixa de estoques no cadastro da Inspeção de Extintores e obriga o lançamento do material da carga em orçamentos e pedidos.
Estas regras independem se a carga é nova ou reaproveitada, devido à convenção de que carga reaproveitada deve ser entrada no estoque em NF própria de remessa de material, ou deve ser feita entrada manual de estoque do material da carga reaproveitada.
Preços: para que os preços funcionem corretamente em modo de faturamento misto, sugerimos que sejam usados dois preços em cada item. Para produtos e materiais os preços serão iguais. Para serviços de recarga e reteste um preço refere-se ao preço cheio mão-de-obra + material da carga e outro preço refere-se somente a mão-de-obra. Desta forma, se o cliente usa carga como produto seleciona-se uma lista de preços no orçamento e pedido, caso contrário a outra.
Orçamentos de Venda
No menu de Ações será exibida a informação do tipo de faturamento da carga de extintores, ao lado do título do menu quando aberto.
Se o tipo de faturamento for “Como Produto” vai exibir logo abaixo um menu “Puxar Material da Carga Total dos Extintores”. Quando rodar a função deste menu, o sistema irá validar os cadastros dos itens referentes a inspeções, para ver se têm tipo de extintor vinculado e se têm capacidade e material de carga.
Ao gravar o sistema valida:
- Se o modo do terceiro é carga como produto e tiver algum item de inspeção no orçamento obriga a informar um material de carga.
- Se o modo do terceiro é carga no serviço nunca poderá adicionar material de carga.
- Estes bloqueios funcionam também para o usuário Mestre.
Pedidos de Venda
Não foi feita nenhuma alteração no cadastro de Rascunho de Pedidos de Venda, se vier do orçamento o material da carga, este será listado e levado ao pedido, caso contrário não.
O funcionamento dos controles é semelhante ao orçamento, mas levando em conta que pode ser lançado à mão ou puxado de orçamentos com dados mais completos.
No caso dos Pedidos existem dois menus no botão de Ações:
- Puxar CARGA dos extintores – semelhante ao de orçamentos, deve ser lançado desde cedo o total de carga dos extintores, caso contrário não permite faturar. Se forem alterados a quantidade ou os tipos dos extintores do pedido, é preciso repetir o Ações, Puxar CARGA dos extintores. Esta função remove as cargas, se já existem, e depois adiciona no final do pedido.
- Puxar Materiais dos extintores – esta função já existia e continua normal, puxa somente as peças trocadas que tenham sido listadas no grid de materiais usados na inspeção. Este deveria ser puxado somente no final, antes de faturar.
Recomendação: para evitar erros nos controles é recomendado não faturar pedidos parcialmente, se o pedido é grande, o ideal é já separar em dois ou mais pedidos menores. Sugerido determinar qual o tamanho ideal de um pedido, para haver um padrão, e passar aos operadores.
Impressão: na tela de opções de impressão do Pedido de Venda e Rascunho de Pedido de Venda aparece a opção “Exibir Fat Carga Extintor”, ao ser marcada a informação aparecerá logo abaixo do terceiro do pedido.
Importante: em Orçamentos, Pedidos e NFs o sistema usa como chave o número do documento e a posição do item, isto é necessário pois podem haver itens repetidos com detalhes diferentes, como preços personalizados, descontos com variação, etc. Por isso, ao executar PUXAR CARGA o sistema vai remover a carga já lançada e depois adicionar de novo no final. Desta forma usamos a técnica de puxar sempre na mesma ordem e sempre adicionar itens no final, para garantir que venha sempre na mesma posição, se você inserir um item no meio por exemplo, o sistema irá saltar uma posição. O resultado desta interferência seria que o sistema teria a NF vinculada ao item 5, por exemplo, e este item 5 teria sido movido uma posição para baixo, ficando inconsistente.
Portanto: NUNCA adicione ou remova itens do pedido ou do orçamento após este documento ter sido confirmado ou parcialmente faturado. OU se o fizer, garanta que os itens permaneçam na mesma posição/linha.
Inspeção de Extintores
O material da carga NUNCA deve ser listado na tabela de materiais usados na inspeção do extintor. Anteriormente funcionava de outra maneira, agora foi normalizado para que a baixa de estoque ocorra por baixo do cadastro, sem que o usuário precise listar explicitamente o item.
Logo acima da lista de materiais usados tem um botão para marcar: “Baixar estoque da carga”, se marcado o estoque da carga é baixado ao gravar a inspeção, considerando a partir do tipo de exintor.
- Deve ser marcado se o modo de faturamento da carga do terceiro for SERVIÇOS, neste caso será obrigatório e o sistema irá acusar, pois neste caso nunca será puxado para a nota fiscal.
- Deve ser desmarcado se o modo de faturamento da carga do terceiro for PRODUTOS, neste caso será obrigatório desmarcar e o sistema irá acusar, pois neste caso o estoque será baixado na nota fiscal.
Em outras situações é opcional, lembrando que desmarcando e não listando na NF não haverá baixa de estoque do material da carga (opções em que os controles do modo de faturamento está desligado e fica a critério do usuário). Estas amarrações foram projetadas pensando em burocratizar o cadastramento o mínimo possível.
Famílias de Produtos e Capacidade
É preciso lembrar sempre que os grupos de produtos da família 80 devem ser usados SOMENTE em produtos e serviços que representam RECARGA OU RETESTE DE EXTINTORES.
Em alguns clientes foram notados alguns items usando os grupos da família 80 mas que são apenas peças relacionadas a extintores, vale fazer uma conferência de cadastro, por exemplo PEÇA VÁLVULA ABC, deveria constar como material ou produto, e não como família 80, pois é um material e não um serviço de inspeção.
Se deixar uma peça ou um serviço genérico, por exemplo, como grupo da família 80, o efeito será que quando lançar no pedido de venda o sistema considera um serviço de manutenção de extintores e vai tentar obrigar a vincular uma inspeção de extintores. O mesmo vale paras as famílias reservadas para mangueiras e GNV.
Desta forma fica a obs: se puxar no pedido algo que não é manutenção tentando forçar inspeção, basta trocar o grupo do item.
O cadastro de tipos de extintores deve ter a unidade de Capacidade compatível com a unidade do material de carga, por exemplo se o extintor suporta 4KG o material da carga respectivo deve ser cadastrado com unidade de medida KG, mas isso não será validado, precisa ser cadastrado correto, e o sistema subentende que vem correto.