A partir da versão de 09-05-2022 a Licença de Extintores possui um controle mais apurado de Lote/Batelada do material da carga do extintor.
O Lote de material de carga é identificado normalmente por marca, lote e batelada. Em alguns casos apenas lote, caso a empresa use sempre a mesma marca, para fins de facilitar o cadastramento. Como o controle de lotes do sistema possui apenas um número serial, foi avaliada a melhor forma de integrar este controle com os identificadores dos lotes de cargas de extintores, já que estes são compostos por várias informações. Concluímos que não é possível usar número de lote de vários campos, pois este controle é usado também para peças, sendo usado para informar o número de série, além de outras amarrações na licença de Produção.
Portanto o número de lote é único e deve ser criado composto com MARCA-L[LOTE]-B[BATELADA] ou MARCA-L[LOTE], desta forma ficando algo como “RESIL-L50493-B393923” ou “RESIL-L50493” se não houver batelada. Não pode haver repetição de ID de lote, como não pode haver repetição de lote/batelada em uma mesma marca.
Para simplificar o controle de uso de lotes, foram adicionadas três colunas no cadastro de Lotes de Entrada que devem ser preenchidas somente quando for lote de carga de extintor: Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada. Estes campos, quando informados, são usados para validar a gravação do ID do lote. No cadastro de lotes, no botão direito do grid foi adicionada uma opção para sugerir o ID de lote a partir do Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada, assim fica mais fácil de atribuir os IDs exclusivos em cada linha.
MARCA em branco também é válida na inspeção, desde que o lote tenha sido gravado sem marca, é sugerido manter um padrão sempre com marca em todos os locais, para evitar colisão de número de lote/batelada entre fornecedores, mas o uso mais conveniente irá depender das políticas internas de controle da empresa. Ao gravar também será rodado o recálculo de saldo.
No cadastro de Lotes foi inserido também um campo para Baixa Manual de lotes, desta forma lotes sem saldo ou com baixa manual não poderão mais ser usados nas inspeções, exceto em Carga Reaproveitada.
No cadastro de Inspeção de Extintores foi adicionado o campo MARCA DA CARGA, logo abaixo de Lote/Batelada, para que o operador informe a marca do lote que foi escolhido. O campo MARCA será usado em conjunto com lote e batelada para validar junto ao lote de entrada, cruzando os campos de material da carga do tipo de extintor com Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada. No botão de Ações foi adicionado o menu Selecionar Marca/Lote/Batelada para funcionar como pesquisa rápida, assim o operador pode verificar os lotes em aberto e os seus saldos, ou apenas digitar manualmente nos campos e validar na gravação.
Fica sugerido que exista na empresa uma lista de apelidos de marcas a ser usadas, fixada no computador da oficina e no computador que faz o lançamento de lotes de entrada, assim ambos usam o mesmo sufixo sem precisar cadastros adicionais. Usar um termo de até 10 dígitos sem espaços e tudo maiúsculas, e se necessário adicionar à mão na etiqueta da bombona ou saco de material, quando chega, antes de disponibilizar na oficina.
Portanto, o lote fica identificado por: ext marca, ext lote, ext batelada e produto, e isto é cruzado na inspeção do extintor por marca, lote, batelada e código do material de carga informado no cadastro do tipo de extintor. Estes dados são cruzados para calcular o uso do lote.
Desta forma os demais usos do controle de lote, como em caso de seriais de peças substituídas, que também pode ser informado na inspeção, não será alterado, e isto fica em separado do controle de estoques.
Configurações: estas configurações ativam validação na gravação da inspeção, somente nos casos de: carga nova, inspeção nova ou alteração de lote da inspeção já gravada, que não seja somente registro. É preciso ir em configurações gerais, cadastros, e marcar:
- Para bloquear a digitação de lote já baixado manualmente marcar “Bloquear digitação de Lote de Carga já Baixado em Inspeção Nova”.
- Para ativar um alerta para o usuário ter certeza quando o saldo do lote da carga estiver abaixo de 10%, quando for gravar uma nova inspeção marcar “Alertar digitação de Lote de Carga abaixo de 10% em Inspeção Nova”
- Para bloquear a digitação de lote não cadastrado em lotes de entrada marcar “Bloquear digitação de Lote de Carga não Cadastrado em Inspeção Nova”
Observações: o sistema considera “inspeção nova” nestes casos quando a inspeção é gravada alterando o lote. Isto deixa em aberto gravar inspeção sem lote/batelada para ser digitado depois.
Na Consulta de Lotes e na Pesquisa Rápida de Lotes foram adicionadas as colunas para exibir os saldos dos lotes. Para que isto seja rápido, este campo é previamente calculado e preenchido sempre que um lote ou inspeção forem gravados, ou mediante um processo geral de correção. Em algumas situações será mais lento, usando uma visão do banco de dados que calcula em tempo real.
Não é permitido repetir o Cadastro de Lotes de Entrada por Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada para evitar colisões ou erros de cadastro. Desde que o número de ID de lote esteja bem formado usando o padrão MARCA-L[LOTE]-B[BATELADA] ou MARCA-L[LOTE] ele também não será permitido repetir.
Limitações
Quando for usada carga reaproveitada, foi convencionado que será dada entrada no material em NF emitida de compra para haver estoque, caso contrário poderá haver quebra no controle contábil do estoque.
Neste caso será obrigatório marcar carga reaproveitada na inspeção, o resultado é que este item não contabiliza na contagem de uso do lote original, mas mesmo assim o estoque do material da carga será baixado normalmente (mesmo reaproveitada), pois foi feita entrada da carga reaproveitada para uso no mesmo código de material.
Exemplo: PÓ QUÍMICO ABC será o mesmo código para novo ou reaproveitado, o estoque é o mesmo, mas novo tem lote e reaproveitado não tem ou repete um já lançado ou não cadastrado.
Para tornar o processo mais rápido:
- Em algumas situações o sistema vai calcular o saldo do lote baseado no primeiro uso de cada lote (considera a primeira inspeção de cada selo que usa cada lote como sendo a que baixa saldo do lote e saída do estoque – se for o caso, exceto quando o material da carga é faturado como produto separado).
- Em outras situações será usado um saldo pré-calculado, como em Pesquisa Rápida de Lotes, existe um processo especial para recalcular todos em caso de necessidade, como em correções de fórmula.
- O saldo armazenado é recalculado sempre que uma inspeção é gravada.
Estes detalhes são necessários para suportar grandes quantidades de registros sem tornar o sistema lento.
Importante
O sistema de controle de saldo anterior é incompatível com o novo, pois usava somente o lote como controle. Portanto para começar a usar em um banco de dados em andamento, será preciso proceder:
- Desativar todos os lotes cadastrados com baixa manual.
- Listar quais lotes estão realmente na empresa em saldo.
- Ajustar o cadastro do lote de entrada informando Ext Marca e Ext Lote e Ext Batelada conforme existam.
Este ajuste não impacta na rastreabilidade, já que as inspeções são separadas dos lotes e todas têm os respectivos registros de lote/batelada.
Isto pode impactar no controle de saldo de lotes já em andamento, nos lotes novos deverá haver controle completo.
É importante todo final de mês avaliar os lotes que realmente estão fisicamente na oficina e marcar para baixar manualmente os saldos dos demais lotes no sistema, isto mantém a lista de controle pequena, e serve como contagem de estoque.