Esta função é muito utilizada em situações onde o cliente deseja apenas um boleto para duas ou mais notas fiscais emitidas – agrupando diversos títulos em um. Também é usada em necessidades de refaturar títulos já emitidos anteriormente, sob nova condição de pagamento, ou apenas prorrogar um título conforme as condições estabelecidas na carteira de cobrança.
Agrupamento
Primeira é necessário criar uma série para agrupamento, caso a série ainda não exista. Para isto vá na tela principal do sistema, na pasta Faturamento, abra o ícone Séries, então crie uma nova série, por exemplo “AGT”, e marque a opção “Série Padrão para Agrupamento de Títulos” e clique em gravar.
Cadastro de Séries
Uma vez que você tenha a série cadastrada, o agrupamento é simples: para agrupar é só ir em um dos títulos que deseja agrupar, clicar em Ações, usar um dos tipos de agrupamento, então vai listar os títulos que podem ser agrupados com este, marcar os que deseja e clicar Ok para confirmar. Você pode agrupar simplesmente, gerando um título único, ou selecionando a condição de pagamento e gerando diversos outros títulos.
Cadastro de Títulos Emitidos (Contas a Receber) – Clique em Ações
Tipos de agrupamento
- Agrupamento simples (sem juros) – é gerado apenas um título novo com o valor somado.
- Agrupamento com condição de pagamento (sem juros) – são gerados um ou mais títulos, conforme as configurações da condição de pagamento indicada.
- Reescalonamento de dívidas – é semelhante ao agrupamento com condição de pagamento, mas será possível informar manualmente os juros ou aplicar os juros e multa configurados na carteira de cobrança do título.
Via de regra não podem ser agrupados títulos já enviados ao banco, ou com comissão quitada parcial ou totalmente, ou mesmo com pagamentos parciais ou totais. O título para ser agrupado precisa estar: sem banco e carteira, totalmente pendente, com comissão totalmente pendente ou sem comissão, ser do mesmo representante ou nenhum representante, e ser do mesmo terceiro.
O agrupamento foi projetado para antes do envio da cobrança, para facilitar a rotina de faturamento da empresa.
O reescalonamento de dívidas, foi projetado para simplificar a cobrança de dívidas em atraso e renegociações, por isto é um pouco mais permissivo.
Todos os tipos de agrupamento sempre partem de um título existente e deve-se selecionar outros títulos para agrupar com este, ou seja, você deve abrir o cadastro de um dos títulos, para depois selecionar os demais.
Comissões de Representantes
Seja qual for o tipo de refaturamento ou agrupamento aplicado, o sistema sempre soma e depois rateia as comissões dos representantes vinculadas aos títulos.
Detalhes de funcionamento e como desfazer o agrupamento
Quando o título é agrupado, o sistema marca a opção “cancelado ou devolvido” em todos os títulos agrupados ou refaturados. Nas observações são inseridas todas as informações sobre quais títulos foram agrupados, e quais títulos novos fora gerados, bem como o total envolvido.
Esta mesma informação é inserida nos títulos novos, permitindo localizar de forma mais simples. Os títulos novos sempre são gerados na série de agrupamento. Se houver mais de um título a gerar, conforme a condição de pagamento, serão gerados com o número base da fatura acrescidos do sequencial, por exemplo 10280,01 – 10280,02 – 10280,03, etc.
Caso você deseje desfazer o agrupamento, será necessário excluir os títulos gerados na série agrupada, e em seguida ir nos títulos agrupados que foram cancelados, desmarcar o campo “cancelado ou arquivado” e então limpar as informações das observações e gravar novamente. O processo de desagrupamento é feito manualmente, pois envolve muitas margens de erro e necessita de intervenção humana.
Quando você agrupa e refatura os títulos, os mesmos continuam vinculados à NF de origem. Para saber quais títulos estão vinculados de forma indireta a uma NF, é necessário abrir o cadastro de notas fiscais emitidas, então abrir a NF em questão, clicar em Ações, e em “Exibir Todos os Títulos”. Isto abrirá uma tela com a listagem de todos os títulos vinculados a esta nota fiscal.