Rascunho de Pedido de Venda

Extintores, Faturamento

O Cadastro de Rascunhos de Pedidos de Venda permite rascunhar um pedido que ainda não existe, com um leiaute de impressão simplificado.

O rascunho contempla situações onde seja preciso gerar um pré-pedido, negociar, inspecionar ou recolher peças no cliente, para só então dar entrada no Pedido de Venda real.

Para efetivar o rascunho basta ir em Ações, menu Gerar Pedido e selecionar os itens a gerar – será aberta a tela de Pedidos de Venda preenchida com as informações trazidas do rascunho, basta complementar e gravar.

Dentro do rascunho, o botão de Ações permite ver quais pedidos estão vinculados a este rascunho – como trata-se justamente de rascunho, é permitido gerar diversos pedidos de um rascunho só, mas serão validadas as informações de terceiro e representante, tal qual é feito no Cadastro de Pedidos de Venda. Este recurso também tem consulta simplificada, pesquisa rápida e leiaute de impressão em modo gráfico.

Possui integração com algumas situações, como no módulo de controle de Extintores de Incêndio, onde permite puxar os itens vencidos para um cliente ser inspecionado antes do recolhimento das peças.

  • A lógica da tela para fins de extintores permite incluir o tipo de extintor e os locais que foram trazidos para inspeção. Assim na “ida” o rascunho é gerado com a sugestão de locais vencidos, e na volta o vendedor deve atualizar o rascunho conforme os extintores efetivamente trazidos (provavelmente virá rascunhado à caneta no impresso).
  • O botão de Ações da tela de rascunho permite puxar os extintores vencidos do terceiro, ou digitar manualmente.

No Cadastro do Rascunho de Pedido de Venda também é possível informar o preço negociado, justamente por conta disso este cadastro não deve ser visível para o operador de oficina: é de competência do vendedor e do faturista/financeiro.

  • Esta lógica também é válida para outras situações em qualquer tipo de empresa.
  • Algumas funções facilitadoras para telemarketing também existem na tela de Perfil de Vendas, sendo possível gerar pedido diretamente desta tela também.
  • No Cadastro de Pedidos de Venda, aba Dados Adicionais existe o campo “Rascunho”. Este campo é preenchido somente se o pedido foi gerado a partir de rascunho, e se for necessário zerar o campo é só usar o botão de Ações do Pedido.

Na Edição do Rufus Lemure para Manutenção de Extintores de Incêndio, a lógica desta tela é:

  1. Vendedor faz o rascunho do pedido, a partir da informação de cliente com extintores vencidos, e entrega impresso para o motorista. Este rascunho lista os extintores a serem inspecionados e recolhidos no cliente.
  2. De posse do rascunho Motorista verifica a lista e recolhe os extintores necessários, fazendo anotações à mão sobre o leiaute, por exemplo, algo que deveria estar vencido e não esteja, ou que não estava na lista e foi trazido.
  3. O motorista então entrega o rascunho com anotações de volta para o vendedor, e o vendedor faz os ajustes no cadastro, para ficar exatamente com as informações reais dos extintores trazidos.
  4. O vendedor ou o responsável pela geração de pedidos gera o pedido a partir da tela de rascunho de pedido. Isto gera um pedido vinculado ao rascunho e preservando as mesmas informações, evitando a necessidade de digitações.
  5. O restante do processo é normal, pedido vai pra oficina pra inspeção, inspeção retorna pra faturamento, o faturista puxa os materiais utilizados na inspeção para o pedido de venda, e então gera as notas fiscais.

Vínculo com Orçamentos de Venda

O Rascunho do Pedido de Venda é independente, e pode ser gerado manualmente. Porém, em alguns fluxos de trabalho – como em extintores – existe, por vezes, a necessidade de gerar um Orçamento de Venda primeiro, para aprovação do cliente. Neste caso o orçamento geralmente será agrupado, exemplo: você passa um preço para 3 unidades de um item, sendo que ao gerar o rascunho, serão desdobrados em 3 itens separados – se houver informações a mais (como no caso dos extintores, onde cada item reflete um local de extintor).
  • Na tela de Orçamentos de Venda, se o orçamento tiver Pedido e Rascunho, vão aparecer os menus para exibir os rascunhos e pedidos vinculados.
  • Se o orçamento não tiver ou pedido ou rascunho, vai aparecer o menu correspondente pra Gerar Pedido ou Gerar Rascunho de Pedido.
  • Dentro do rascunho de pedido aparecem duas colunas: orçamento, item orçamento. São opcionais.
  • Estas informações serão levadas para gerar pedido, se for gerado de dentro do rascunho (e ao gravar o Pedido o sistema baixa/confirma o orçamento).
  • Rascunho de pedido não dá baixa/confirmação do orçamento, apenas vincula – como é um rascunho, subentende-se que ele poderia ser cancelado a qualquer momento.
  • O sistema permite que mais de um item do pedido aponte para o mesmo item do orçamento, pra suportar o desdobramento – já que no orçamento os itens são agrupados pelo serviço. A relação não é de 1 item de orçamento tem 1 item de pedido – 1 item de orçamento poderá ser confirmado em N itens de pedido.

Licença de Extintores: dentro da tela de rascunho, no botão de Ações, tem dois submenus para Preencher com Extintores Vencidos: um limpa o grid e preenche, isto zera a informação do orçamento, se tiver. A outra opção puxa sem limpar, então se você gerou a partir do orçamento, ele vai mesclar as informações.

Então o fluxo de rascunho pode ser um destes:

  • Original:
    1. Cria o rascunho,
    2. Puxa os extintores (somente extintores) – senão os itens devem ser lançados manualmente,
    3. Gera o pedido,
    4. Segue os procedimentos.
  • Com Orçamento:
    1. Cria o orçamento,
    2. Orçamento confirmado pelo cliente, vai no cadastro, Ações, gerar Rascunho de Pedido,
    3. Vai preencher o rascunho em tela,
    4.  (somente extintores) – clica em Ações, Preencher com Extintores Vencidos – ele vai puxar os extintores normalmente, e tentar casar com o serviço que veio do orçamento. Senão os itens devem ser lançados manualmente,
    5. Gera o pedido,
    6. Ao gerar o pedido deu baixa no orçamento – e o orçamento fica vinculado ao rascunho e ao pedido,
    7. Segue os procedimentos.

Desta forma o fluxo é adaptável à rotina da empresa.

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