Emissão de NF-e, NFC-e, NFS-e pelo Rufus Lemure ERP

Este manual visa fornecer informações sobre a configuração e o uso da integração direta por XML no Lemure. Está dividido em duas partes: Fundamentos e Emissão de NF-e, e Registro de NF-e de Terceiros. A Parte 1 engloba a Emissão de Nota Fiscal Eletrônica e a Carta de Correção Eletrônica. A Parte 2 engloba o registro de NF-e de Terceiros, com ou sem CC-e e ainda o registro de XML de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

No Rufus Lemure o que diferencia o tipo de NF, se é comum em papel, NF-e, NFC-e, NFS-e é a configuração da série para cada finalidade, estando disponível conforme a licença da sua empresa. Os procedimentos abaixo tratam como NF-e em geral, e será indicado quando for aplicado somente a um tipo de NF eletrônica.

Fundamentos e Emissão de NF-e/CC-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está em uso no Brasil desde 2009, e a cada ano mais empresas são obrigadas a mudar para este sistema. Basicamente consiste no envio da nota fiscal por meio da Internet para os servidores da SEFAZ, aguardar sua validação, e imprimir a NF-e em papel comum (salvo opção de contingência 2). A NF-e é a NF eletrônica nacional, usada pelos estados e alguns municípios conveniados para registrar vendas, compras e trânsito de mercadorias e serviços especiais.

A NFC-e é um subprojeto dentro da NF-e, que trata da nota fiscal de consumidor eletrônica, e foi projetada para substituir o cupom fiscal e as impressoras fiscais e o PAF-ECF. Você vai ver exemplos de NFC-e em uso em postos de combustível e em grandes redes de supermercados – veja o seu cupom fiscal com mais cuidado, se ele tiver um código de barras quadriculado no rodapé e a indicação NFC-e, então ele já não é mais um cupom fiscal, é uma nota fiscal eletrônica de consumidor.

Por sua vez, a NFS-e é a nota fiscal de serviços eletrônica, e trata da venda ou compra de serviços sujeitos ao ISSQN, ou seja, os serviços regulados pela sua prefeitura. Alguns municípios possuem NFS-e própria, outros possuem convênio para usar parte da NF-e e outros ainda não possuem qualquer integração eletrônica. Quando tratar-se de NFS-e própria do município, o leiaute pode ser um padrão diferente do recomendado pela AFRAC, e por isto mesmo para cada cidade ainda não atendida pelo Rufus Lemure é necessário fazermos uma análise técnica de viabilidade e custo.

O Rufus Lemure utiliza comunicação por webservices (serviços web) para comunicar diretamente com os servidores da SEFAZ (secretaria de fazenda) estadual ou municipal, enviando e recebendo informações em padrão Xml, e fazendo uso do seu certificado digital. Webservices são funções remotas do servidor que recebem arquivos XML de comandos e retornam XML de resultado, assinado pelo certificado digital da empresa.

Este manual rápido foi orientado a processos, no estilo “como fazer”, para torná-lo mais prático no dia a dia. Outras opções, materiais técnicos e instruções diversas, podem ser vistas no site oficial da NF-e. Tendo em mãos a chave da nota ali também é possível consultar qualquer NF-e emitida por qualquer empresa.

Onde o Rufus Lemure está homologado

Em geral os estados e municípios não exigem cadastramento do sistema nem homologação, mas alguns ainda mantém uma sistemática um pouco antiquada e exigem estes cadastros. Caso seu estado ou município não esteja sendo atendido ainda, solicite a nós uma análise de viabilidade técnica e orçamento.

Estados homologados para a NF-e / NFC-e

• RS, PA, PR – sendo que o Rio Grande do Sul e Pará não exigem homologação nem cadastramento, e o estado do Paraná exige cadastramento do sistema, o qual já está feito.
• Outros estados – consulte a SEFAZ do seu estado ou o seu contador para saber se é necessário cadastramento do sistema, caso não seja necessário basta configurar e utilizar o Rufus Lemure, caso seja necessário um cadastro ou homologação basta solicitar a nós o cadastramento do sistema no seu estado e faremos sem custo adicional. A grande maioria dos estados não possuem cadastramento de sistemas, em especial aqueles atendidos pela infraestrutura técnica da Sefaz Virtual RS.

Municípios homologados para NFS-e

• RS – Caxias do Sul – projeto em pleno funcionamento.
• RS – Farroupilha – em fase de testes, se você deseja utilizar o sistema consulte-nos.
• Outras cidades – parte dos municípios utiliza a estrutura recomendada pela AFRAC, portanto é mais fácil de ser integrado. Alguns outros municípios utilizam o mesmo sistema de DMS/NFS utilizado pela prefeitura de Caxias do Sul/RS. Para estes dois tipos de integração basta solicitar que faremos a integração sem custo adicional. Outros municípios com outros sistemas pode haver custo de desenvolvimento da integração. Para ter certeza, faça uma consulta ao nosso suporte.
• Outras cidades com convênio NF-e – há municípios que assinaram o convênio da parte de ISSQN da NF-e nacional, para estes casos o Rufus Lemure já está em funcionamento, basta solicitar ativação da licença da NF-e e utilizar normalmente. Nestes casos é permitido emitir NF-e conjugada, substituindo a NF do tipo A1.

Passos para iniciar o uso da NF-e – configurações necessárias

1. É preciso ter licença do Rufus Lemure ativada para NF-e, conforme licenciamento específico, e a versão mais recente atualizada.
2. Na tela principal do sistema, vá na pasta Configurações, abra o ícone Manutenção do Banco de Dados e clique no botão “Criar tabelas padrões”. Isto irá atualizar códigos do IBGE e outras informações necessárias.
3. Para NF-e você deve criar uma série 100 (série sugerida, pode ser qualquer uma entre 1 e 899), e indicar a mesma como sendo série padrão para emissões e série do tipo NF-e. A série também pode ser indicada como modo de homologação ou de produção, sendo que cada configuração acessa um conjunto de servidores diferentes. No tipo de emissão indique “normal”.
4. Para NFC-e você deve criar uma série diferente, sugerimos 200, e indicar no cadastro como série para emissão de NFC-e.
5. Para NFS-e você deve criar uma série S ou outra conforme liberado pelo seu município, e indicar a mesma como série para emissões de NFS-e.

Cadastro de Séries, configurado para NF-e

Você pode ter uma ou mais séries para NFs eletrônicas de um ou mais tipos, e poderá escolher qual indicar para série padrão na emissão de NFs. O cadastro de Séries está na pasta Faturamento, na tela principal do sistema.

Observações importantes e nomenclatura básica relevante para NF-e

• Chave de acesso – chave numérica que identifica a NF-e, em outras palavras é o “número” da NF-e para a SEFAZ.
• Contingência – processo de envio da NF-e quando não há comunicação com a SEFAZ, ou quando os servidores estão temporariamente indisponíveis.
• DANFE – documento impresso semelhante a uma NF tradicional, que reproduz as informações da NF-e. Deve ser impresso para acompanhar as mercadorias. No caso de NF-e é gerado em PDF, no caso de NFC-e é gerado em Html e é semelhante a um cupom fiscal, no caso de NFS-e varia conforme a integração de cada cidade, geralmente é em PDF.
• NF-e – Nota fiscal eletrônica.
• NFC-e – Nota fiscal de consumidor eletrônica.
• NFS-e – Nota fiscal de serviços eletrônica.
• SEFAZ – Secretaria da Fazenda.
• Classificação Fiscal/NCM – código de classificação que identifica o produto em nível nacional, também chamado Nome Comum do Mercosul, em geral é usado para identificar o IPI do item ou regras de Substituição Tributária.
• NBS – Nomenclatura Brasileira de Serviços, idêntico ao NCM mas é para serviços.
• LC 116 – lei complementar que define outros códigos especiais para serviços.
• Código Municipal – código especial do serviço conforme cadastrado/liberado no seu município, no sistema da prefeitura.
• CST – código de Situação Tributária usado para identificar o tipo de imposto no item. O tipo mais básico é o do ICMS, sendo que também existem códigos para outros impostos, como PIS, COFINS, ISSQN, etc. Quando uma empresa está no Simples Nacional, quanto ao ICMS este código muda para o CSOSN, que é uma codificação complementar para empresas no Simples. Detalhes veja manual da NF-e ou converse com seu contador.
• Nos endereços existe o campo Código do IBGE, que nada mais é que o número de cada município ou localidade no último Censo do IBGE. Esta informação é opcional, porém para uso com a NF-e será obrigatório, caso contrário não passa no validador XSD. No Rufus Lemure ao consultar um CEP, já virá o código de IBGE do município. Por padrão, durante a instalação descrita mais acima, o Sistema já terá passado os códigos dos endereços já cadastrados. Ainda, na tela de endereços existem menus no botão “Buscar CEP”, que permitem buscar o Código do IBGE com base em nome da cidade ou CEP.
• Em Classificações Fiscais/NCM (CF), e em Naturezas de Operações Fiscais (CFOP), existe o campo tipo de IPI, onde o usuário deve indicar a situação tributária aplicável ao IPI. Caso seja informado na CFOP e a CFOP esteja marcada como “usar tipo de IPI da CFOP”, o Sistema usa o valor indicado na lista como CST do produto. Caso contrário usa o valor indicado no cadastro de Classificações Fiscais (CFs). Ainda, caso a CF do item esteja em branco, ou o item seja genérico, será exibido como 53 – não tributado, ou o equivalente no código CSON.
• O sistema está preparado para fazer o cálculo de PIS e COFINS, sendo que na NF-e estes itens em princípio devem ser obrigatórios (embora possam ser complementados ou retificados pelo contador – verificar isso com o contador de cada Empresa). Caso a empresa deva destacar na nota fiscal, para ativar este cálculo basta ir em configurações gerais, guia Impostos, deve estar desativada a opção de SIMPLES, e ao lado aparecem os campos % do PIS e % do COFINS. A CFOP possui dois campos: permite PIS e permite COFINS, que devem estar marcados para ativar o cálculo. Isto permite ativar para a empresa, mas ignorar operações de remessa de demonstração, por exemplo.
• Na Nota Fiscal, existem vários campos para detalhar os impostos por item, bem como campos do tipo “marcado/desmarcado” (check), para filtrar o que deve ser exibido no grid de produtos da NF. Entre estes: valor de base do ICMS, valor de base do IPI, valor do ICMS, valor do ICMS ST, valor do ISS, valor de base do ISS, valor de base do ICMS ST, valor base do PIS, valor base do COFINS, valor do PIS, valor do COFINS, entre outros. Isto difere da NF normal, onde para a empresa interessa um volume muito menor de informações. Também foram criados submenus no menu “Ações”, específicos para NF-e, e as opções de cancelamento e exclusão em uma NF-e assinada somente serão possíveis mediante arquivos XML oriundos do servidor do SEFAZ. Quando uma série for NF-e, vai aparecer um ícone no canto esquerdo superior da tela indicando.
• As situações das NF-e serão: Digitada – quando foi gravada mas não enviada para o Emissor NF-e, Autorização – quando foi enviada mas não teve retorno ainda, Normal – quando já está confirmada pelo emissor e impressa, Cancelada, ou ainda Denegada – quando foi registrada no SEFAZ mas não está autorizado o uso – geralmente está associado a dívidas de ICMS. Há variações adicionais quando é gerada em contingência.
• Para facilitar, o sistema permite uma notificação na tela principal para avisar ao usuário quando houverem NF-e lançadas mas não confirmadas. Ao tentar enviar uma NF-e, o usuário também poderá selecionar na tela outras NF-e que ainda não tenham sido transmitidas, ou que não tenham sido retornadas. Por padrão o sistema exibe todas, mas vem selecionadas apenas as que ainda não foram transmitidas.
• As funções principais de NF-e e CC-e (Carta de Correção Eletrônica), são acessadas através da tela de Emissão de Notas Fiscais, no menu de Ações, e dependem do contexto da NF que está sendo visualizada no cadastro, ou seja, se ela está cancelada, digitada, autorizada, etc.

Como emitir uma NF-e (passo a passo)

Primeiro, digite a NF-e normalmente no Rufus Lemure, usando a série de NF-e que você criou, e grave. A NF-e ficará como “Digitada”.

Em seguida, clique em Ações, “enviar notas para o emissor de NF-e”. O Rufus Lemure vai filtrar toda as notas ainda não verificadas e exibir uma listagem para seleção. Marque as notas que devem ser transmitidas e clique Ok. Após um tempo de processamento (segundos), será emitido um aviso dizendo que na pasta “xxx” foram processados “nnn” arquivos. Neste ponto todas as NF-e marcadas foram enviadas ao SEFAZ, os retornos foram recebidos e todas foram atualizadas, arquivado o XML no banco de dados, e os XML foram enviados para o Terceiro constante na NF. O DANFE em PDF também é enviado em anexo no e-mail. A operação de envio é repetida também para a transportadora.

Caso algum e-mail não esteja registrado, será exibida uma tela solicitando um endereço de e-mail. Você pode cancelar, e a mensagem será repetida quando uma nova NF-e for transmitida, ou pode indicar o seu próprio endereço de e-mail para validar a mensagem.

Para Imprimir o DANFE, basta clicar no botão de Imprimir ou Visualizar Impressão na barra de comandos do cadastro de NFs, e selecionar o formato “1 – DANFE”. Conforme o tipo de NF, será aberto o programa de visualização correspondente ao formato com as páginas do DANFE, ou o visualizador interno do sistema.

Obs: será possível informar um intervalo de notas para gerar o DANFE, sendo que se nesta tela for marcada a opção de “juntar todos os DANFE em um único arquivo”, o sistema irá gerar um único arquivo com todos os documentos. Isso é útil tanto para imprimir vários, quanto para poder enviar vários DANFEs para um contador, por exemplo – mas poderá não ter o mesmo efeito ou não funcionar em todos os formatos, depende das limitações de cada tipo de arquivo.

Cadastro de NFs Emitidas

Como cancelar uma NF-e?

Caso tenham passado 24 horas da emissão não será mais permitido cancelar, e neste caso deve-se fazer NF de devolução referenciando a NF e dizendo nas observações: “Emitida para cancelamento da NF-e xxx”, ou conforme instrução referente do seu contador. Para NFS-e o bloqueio poderá variar conforme a legislação municipal, e às vezes poderá não haver bloqueio, mas neste caso será responsabilidade jurídica da empresa saber quando usar ou não o cancelamento. Sempre é bom conferir com seu contador. É comum NFS-e poder ser cancelada até o dia 5 do mês seguinte ao da emissão.

Para cancelar uma NF-e, o Lemure utiliza o retorno do Emissor NF-e, em XML, pois este processo depende de cancelar no servidor SEFAZ. Quando a Série está em “modo de produção da NF-e”, ficam ativos também bloqueios de exclusão, ou seja, não será possível excluir uma NF-e transmitida e validada, apenas cancelar.

O processo de cancelamento é bastante simples:

• Vá na tela de cadastro da NF, selecione a NF-e que deseja cancelar, clique em Ações, Cancelar NF. Será pedido confirmação do cancelamento, solicitando o motivo do cancelamento.
• Descreva o motivo (pode ser algo como nota fiscal com valor errado, faltou um produto, ou qualquer texto livre – mínimo de 25 caracteres), e clique em Ok para Cancelar.
• Importante: o botão de Cancelar nesta tela refere-se a cancelar a operação, e não a NF. Clique sempre no Ok para confirmar o cancelamento. Em NFS-e, conforme o leiaute, poderá haver um texto fixo a ser usado para cancelamento como “CANCELADO” ou “ERRO”. Confira sempre a mensagem exibida na confirmação do cancelamento.
• O sistema irá então processar o envio e retorno da transação, e a NF-e será alterada para estado “Cancelada”, sendo tudo registrado no SEFAZ, XML de cancelamento arquivado junto ao banco de dados, e XML de cancelamento enviado por e-mail para o Terceiro com um aviso padrão.

Opções adicionais para NF-e no Rufus Lemure

Dentro do cadastro de notas fiscais, foram adicionadas funções úteis para o dia a dia do usuário, no menu Ações:

• Em uma NF-e assinada, vai aparecer o número de chave, como “Chave NF-e = {xxxxx}”. Ao clicar neste menu, a chave será copiada, o que é útil para envio por e-mail, ou consultas nos sites da SEFAZ;
• Menu “exibir XML de autorização” – exibe no navegador de internet o arquivo XML que é a NF-e em si – isto serve para reenviar ao cliente, ou apresentar no SEFAZ quando solicitado;
• Menu “exibir XML de cancelamento” – exibe no navegador de internet o arquivo XML que gerou o cancelamento da NF-e – isto serve para reenviar ao cliente, ou apresentar no SEFAZ quando solicitado.
• Menu “reenviar o xml para o terceiro” – reenvia o e-mail com XML e DANFE para o Terceiro e para a Transportadora. Se a NF-e está cancelada, também envia este XML em anexo, e o mesmo vale para a Carta de Correção Eletrônica.
• Menu “reenviar o xml para o terceiro manualmente” – permite que seja aberto o programa de e-mails com os anexos preparados para enviar a qualquer endereço de e-mail.

Detalhes do Processo: não basta gerar e imprimir a NF-e

Também é necessário enviar o arquivo XML para o cliente, por exigência Legal. Isto terá um benefício – à medida em que todas as empresas utilizarem este meio, será desnecessário digitar as notas de entrada, bastando que os Sistemas ERP leiam os arquivos XML para entrada automatizada. O Rufus Lemure já está preparado para esta função.

Este processo será feito de forma automática pelo Rufus Lemure quando o XML de retorno da autorização é carregado, e será feito por e-mail. Também há a opção de exibir no navegador de internet, imprimir o XML e enviar para o cliente. A legislação não obriga o meio a ser usado para envio.

Isto vale tanto para emissões quanto para cancelamentos, sendo que em emissões o Lemure envia também o DANFE em PDF. O mesmo é feito para Carta de Correção Eletrônica. Uma cópia dos dados também precisa ser enviada para a transportadora, mas também é feito automaticamente pelo Rufus Lemure.

Em algumas situações também é necessário que o destinatário da mercadoria abra o site da NF-e e vá na função “manifestação do destinatário” e registre que sabe da NF-e (pode ser sua empresa, se você for o cliente). Isto é opcional na maioria dos casos, mas em algumas situações, conforme o valor envolvido ou a natureza da empresa, pode ser obrigatório.

Funções adicionais da NF-e

Existe uma tela específica para executar funções especiais da NF-e, chamada “Funções NF-e”. Esta tela permite executar operações adicionais, ou de formas alternativas, quando a tela de NF-e não atende aos requisitos da operação, ou mesmo em caso de falhas. Para abrir esta tela, vá em Faturamento, Funções NF-e. Selecione a operação desejada e clique em executar. Esta tela também suporta atalhos no botão de Ações, para abrir diretamente os sites relacionados à NF-e ou CT-e.

As funções existentes nesta tela são:

“Verificar Servidor do SEFAZ” – quando o serviço de NF-e está fora do ar ou está falhando, é possível verificar a conexão através desta função. Também será perguntado se você deseja verificar o site de resumo de estado dos servidores, ou se será consultado via XML/webservice.

“Simular Chave NF-e” – esta função permite indicar série, número e data de uma NF-e, e o Rufus Lemure irá determinar qual seria a chave desta NF-e se fosse gerada pelo sistema. Isto será útil em situações onde a NF-e for perdida, ou houver falhas de comunicação, e a chave não tenha sido salva. Neste caso se ela chegou a ser gravada no SEFAZ, a única forma de visualizar ou cancelar será pela chave. É um recurso de recuperação de falhas. OBS: esta função só irá prever chave de NF-e emitida pelo Rufus Lemure, em outros sistemas é imprevisível.

OBS: também é possível enviar um e-mail para o e-mail de contato oficial da NF-e na SEFAZ do seu estado, solicitando que seja enviada a chave de acesso de uma NF-e, indicando seu CNPJ, série e número (veja no site de NF-e da sua SEFAZ, ou no Portal Nacional da NF-e – para o RS é: nfe@sefaz.rs.gov.br). IMPORTANTE: este e-mail precisa estar assinado com o seu certificado digital. Veja mais detalhes conforme seu programa de e-mail, mas em geral é preciso configurar o certificado da NF-e no programa de e-mail, depois na tela de enviar e-mail existe um botão “assinar”.

“Inutilizar Numeração” – esta função permite indicar ao SEFAZ que um determinado número de NF-e nunca será usado, como no caso de saltar numeração de NF. Esta função só pode ser usada se a NF não foi gravada no SEFAZ, e deve ser feita até o dia 10 do mês seguinte. Basta indicar série e número da NF-e a ser inutilizada, além do motivo. O motivo geralmente é algo como “numeração saltada”, ou “numeração errada”.

Funções da NF-e

OBS: se por qualquer motivo um intervalo de numeração deverá ser inutilizado, ou tenha sido “pulado”, é preciso indicar isso para SEFAZ. Isso nunca é válido se uma NF-e foi registrada com o Número que se deseja inutilizar – neste caso será preciso Cancelar a NF-e.

“Consultar NF-e não cadastrada ou de terceiros” – permite que seja confirmado se existe ou não e os dados resumidos de uma NF-e qualquer, a partir de sua chave de acesso. Esta é uma função fácil para verificar se uma NF-e de terceiros foi realmente registrada no SEFAZ e seja válida (esta é uma obrigação legal de quem recebe NF-e, ou seja, verificar se a NF-e realmente existe e é válida).

OBS: no caso de NF-e que foi perdida, e se deseja cancelar, para cancelar é preciso ter o protocolo de autorização. Este protocolo pode ser conseguido com a chave de acesso nesta função ou diretamente no site do SEFAZ, na consulta completa ou consulta resumida da NF-e.

“Cancelar uma NF-e não cadastrada” – através desta função será possível cancelar uma NF-e mesmo que ela não esteja cadastrada no Rufus Lemure. Isto é também uma função de solução de problemas. Combinando-se a função de calcular a chave, em seguida verificando a situação da NF-e para pegar o protocolo de autorização, então será possível cancelar a NF-e aqui. Lembre-se apenas que para NF-e gerada fora do Lemure a chave é imprevisível, então a função de cálculo de chave não irá funcionar.

Carta de Correção Eletrônica

Por padrão não existe previsão de carta de correção para NF de serviços eletrônica (NFS-e) – para estes casos é necessário cancelar a NF e emitir outra.

A CC-e, ou Carta de Correção Eletrônica, entrou em atividade em 2011, e substitui a Carta de Correção convencional. O uso da CC-e é tão simples quanto a carta de correção normal.

Após a NF-e gravada e autorizada, vá no cadastro dela no Sistema Rufus Lemure, clique em Ações, então o sistema vai exibir o menu “(CC-e) Criar Carta de Correção Eletrônica”.

Ao clicar neste menu, será aberta uma tela para você digitar o que deve ser alterado pela carta de correção. Observe que conforme descrito na tela, existem limites bem claros sobre o que pode ou não ser corrigido. Veja que como é um texto corrido, o sistema ou servidor não conseguem validar o que for escrito, então tenha sempre certeza do que será descrito e de que isto será válido conforme as regras do CC-e. Este texto é descritivo normal, não tendo nenhuma amarração direta com os campos da NF-e.

Informe o que precisa ser corrigido na NF-e, e clique em Ok para confirmar. A CC-e somente será confirmada se for processada Ok no SEFAZ. Se houver erro, será indicado o erro. Se a CC-e não foi processada, será preciso repetir a operação. Se ela foi processada, mas não o CC-e não está aparecendo no menu de Ações, será preciso clicar em Ações, “Consultar Situação da NF-e na SEFAZ”, que irá restaurar o XML + os eventos de CC-e da NF-e, conforme constem no SEFAZ.

Podem ser enviadas várias CC-e, porém somente a última CC-e será válida. Se for preciso acertar mais alguma coisa, o CC-e enviado depois deverá obrigatoriamente conter o texto completo de tudo que precise ser corrigido na NF-e. Todas as CC-e são identificadas por Chave da NF-e + Sequencial, em ordem do evento.

O CC-e na verdade gera um tipo de registro que é chamado de Eventos da NF-e. Os eventos podem ser acertos por CC-e, acertos por parte de terceiros, acertos por parte de alguma das SEFAZ envolvidas, outros eventos genéricos, inclusive estando previsto mais adiante de haver um tipo de confirmação de recebimento por parte do terceiro. Seja qual for o evento registrado, todos estarão disponíveis no SEFAZ de origem da NF-e, indo no portal de NF-e, e usando a consulta completa ou a consulta resumida da NF-e. Estas informações também ficam no XML de autorização da NF-e no Rufus Lemure, desde que tenha sido gerado um CC-e sem erros pelo sistema, ou se vá na NF-e clique em Ações, Consultar Situação no SEFAZ.

Se houver um CC-e vinculada na NF-e, basta abrir o cadastro da Nota Fiscal, clicar em Ações, e o sistema irá exibir o texto “(CC-e) Esta NF-e possui uma Carta de Correção Eletrônica Vinculada com Sequencial N”. Clique neste menu e será exibido o resumo da CC-e.

Quando a CC-e é processada Ok, o sistema agrega o XML do CC-e no XML de autorização, e reenvia este XML com o DANFE para terceiro e para a transportadora. O DANFE gerado após o CC-e ser registrado sempre conterá uma observação de rodapé de que a NF-e possui CC-e de sequencial “xxx”, gerado no dia “yyy”, e corrigindo “texto da correção”. Esta informação também é gerada no e-mail que é enviado, sendo que isso facilita o controle dos documentos, e não existe nada no manual da NF-e que proíba esta prática. Na NFS-e isto depende de cada leiaute de cada integração municipal.

Não existe leiaute previsto para imprimir o CC-e, sendo apenas um XML de controle para o SEFAZ.

Detalhes para NF-e

Lembre-se de verificar a Classificação Fiscal ou NCM dos seus itens quando utilizar NF-e, pois ela é obrigatória na maioria dos casos.

Todos os endereços também precisam ter o Código do IBGE equivalente. O cadastro de endereços do Rufus Lemure possui um botão para “buscar CEP” com funções que facilitam esta tarefa.

Detalhes para NFS-e

A NFS-e geralmente possui algumas obrigações adicionais para os cadastros dos serviços.

No Cadastro de Produtos e Serviços é necessário indicar o item como “serviço”, então na aba Impostos indicar o código LC 116 equivalente (é um código especial de serviços listado nesta lei), e o código municipal (código do serviço autorizado no sistema da prefeitura).

Cadastro de Produtos e Serviços, aba Impostos do Serviço

Contingência

Contingência é quando se deseja emitir uma NF-e num momento em que qualquer dos meios técnicos necessários para emissão esteja “fora do ar”. Estes meios podem ser o servidor do SEFAZ, o próprio computador, a sua conexão com a Internet, etc.

Existem vários tipos de contingência previstos para a NF-e, alguns mais caros, outros mais burocráticos.

A forma tradicional de tratamento de contingência dos nossos clientes/usuários do sistema tem sido simplesmente esperar o serviço de NF-e voltar a funcionar para só então emitir a NF-e e despachar a mercadoria. É a forma mais simples e barata.

Isto tem sido possível porque é extremamente raro a NF-e estar fora do ar, ou com servidor de contingência ativado. A Internet local também tem melhorado bastante, e aliado ao perfil de nossos clientes, a urgência de envio é bastante relativa para falhas ocasionais muito raras.

Caso não seja possível esperar, é possível usar uma das formas de contingência previstas na legislação. Consulte o manual de contingência neste site.

Obs: não existe previsão de contingência para a CC-e.

Notas Fiscais Eletrônicas pendentes de retorno

Quando alguma falha ocorrer, pode acontecer de as NF-e terem sido transmitidas, mas o contribuinte não ter obtido o devido retorno. A SEFAZ-Origem não se responsabiliza pelas NF-e pendentes de retorno, cabe ao contribuinte efetuar todo e qualquer tratamento mediante as falhas. Por isso é necessário que o sistema emissor de NF-e saiba quais são as NF-e envidas e que ainda não tiveram retorno.

Após ocorrida a falha e restabelecida a conexão com a SEFAZ de Origem, o usuário precisa verificar se alguma NF-e não obteve retorno e decidir se a mesma deve ser excluída, transmitida normalmente ou em alguns casos cancelada. As formas de contingência estão cada vez melhores, mas sempre é possível ter havido alguma falha de sincronização entre o sistema e o servidor.

Isto poderá gerar inconsistências no estado de NF-e emitidas pelo Rufus Lemure, sendo os mais comuns:

1. A NF-e não consta como “normal”, mas o SEFAZ não permite transmitir novamente por duplicidade – esta NF-e foi transmitida, mas o retorno não foi recebido do SEFAZ. Basta ir no cadastro da NF-e e clicar em Ações, consultar situação no SEFAZ, e clicar em SIM na confirmação. O sistema irá atualizar o estado da NF-e no cadastro e processar as tarefas normais de emissão (arquivamento e envio do XML, etc).
2. A NF-e não consta como enviada no SEFAZ – neste caso retransmita, após executar o passo 1 para ter certeza de que a NF-e não existe.
3. A NF-e foi cancelada após uma falha no servidor do SEFAZ – neste caso proceda a solução do item 1, então a NF-e vai aparecer como cancelada no sistema Rufus Lemure, e será preciso gerar uma nova NF-e.

Se por algum motivo a informação contida no cadastro do sistema for diferente do que consta no SEFAZ – você pode consultar isto pelo site da NF-e, consultando pela chave da nota – o melhor caminho é cancelar a NF e gerar uma nova. Isto pode acontecer quando há falha parcial de comunicação e o usuário acaba excluindo a NF digitada e criando uma nota, tentando transmitir depois novamente. Nestes casos o sistema tem uma informação e a SEFAZ tem outra informação. Então lembre-se: via de regra se algo não está funcionando bem na comunicação, não altere notas, crie novas, você vai poupar muita dor de cabeça.

Registro de NF-e/CT-e de Terceiros

A NF-e de Terceiros é simplesmente uma Nota Fiscal Eletrônica emitida por outra empresa, para sua empresa, como um fornecedor, ou cliente devolvendo mercadoria. O CT-e ou Conhecimento de Transporte Eletrônico é a NF-e da Transportadora. Sua empresa recebe conhecimentos de transporte sempre que for cobrada pelos serviços da transportadora, ou em situações de recebe mercadoria por estas, mesmo que não cobradas.

Para saber se sua empresa necessita ou não cadastrar estas informações no ERP, consulte seu contador, pois embora os conhecimentos precisem ser arquivados, vai depender no nível gerencial da empresa registrar ou não no sistema, ou ainda das exigências do fisco para cada enquadramento fiscal. Algumas empresas apenas registram os boletos da transportadora, ignorando as demais transações, por exemplo. Estas observações também valem para a NF-e de Terceiros.