A integração bancária é a capacidade do Rufus Lemure de gerar comandos para os bancos, e processar retornos destes comandos e outros eventos, como pagamentos ou alterações ocorridas nos boletos bancários.
Fundamentos – conhecendo a Cobrança Bancária
Esta integração sempre é feita através de arquivos de texto, ou seja, o sistema gera um arquivo de texto contendo os títulos e os comandos, este arquivo precisa ser enviado para o banco através do gerenciador financeiro ou outro aplicativo online que o banco disponibilize, e no dia seguinte o banco disponibiliza para download um outro arquivo de texto que trará os retornos do que foi processado – o que pode conter avisos de Ok, pagamentos dos boletos, e alterações de situação, como protesto ou baixa, etc.
Quando se deseja enviar um boleto de cobrança bancária para um cliente, é preciso que este boleto seja criado conforme padrões de leiaute estabelecidos nacionalmente pela federação dos bancos (FEBRABAN). Estes leiautes estabelecem tanto padrões de impressão e cálculos de numeração do boleto impresso físico, quanto dados lógicos de arquivo para registro no banco.
Entre os vários leiautes disponíveis, adotamos como leiaute de arquivo no Lemure o CNAB 240, e a impressão de boletos pode ser tanto gráfica (HTML/PDF), quanto em modo texto (usando formulário contínuo fornecido pelo banco). O leiaute de impressão determina regras de como cada campo do boleto deve ser calculado e impresso. O leiaute de arquivo determina regras de montagem dos arquivos de comandos e dos arquivos de retorno que o banco disponibiliza após o processamento dos comandos. Também é usado o CNAB 400, padrão mais antigo mas ainda em uso em alguns bancos.
O Sistema identifica um boleto de cobrança quando as duas informações estão configuradas (arquivo e impressão), sendo que:
- Se está configurado o banco com leiaute de arquivos e não a carteira, pode-se somente imprimir duplicatas ou gerar arquivos de remessa ou ler arquivos de retorno.
- Se está configurado banco sem leiaute de arquivo, não será possível executar operações além de imprimir duplicata
- Se está configurado leiaute de arquivo no banco e leiaute de impressão na carteira, o sistema libera arquivos de remessa/retorno e impressão do boleto. Desta forma, mesmo que sua empresa não tenha feito homologação junto ao banco para gerar arquivos de remessa, ainda assim ela poderá ler arquivos de retorno, se for suportado o leiaute do seu banco (sujeito a ativação de licença e liberação do Rufus Lemure).
A geração do boleto pode ser feita de duas formas: pela empresa, ou pelo banco, e ainda caso seja gerado pela empresa, é possível que o banco só saiba da existência do boleto quando este for pago. As características de cada modalidade de cobrança são agrupadas nas chamadas Carteiras Bancárias, ou seja, uma Carteira de Cobrança é um grupo de boletos que seguem as mesmas regras de cobrança – dentro de determinadas variações possíveis. Devido a isso, quando se gera um boleto para cobrança bancária, é preciso sempre especificar a Carteira de Cobrança a qual ele pertence, e conforme a carteira será possível escolher algumas possibilidades de instruções de cobrança.
As características e os códigos de carteira, a forma dos cálculos das numerações de boletos, linha digitável, etc., e o próprio leiaute de referência CNAB são ajustados por cada banco para suprir seu conjunto de produtos e para se adequar à forma como cada banco trabalha.
Quando o boleto é gerado pela empresa, ele pode ser cadastrado no banco (com registro) ou não (sem registro), sendo que na primeira modalidade é permitido instruir o banco como cobrar, e na segunda vai depender de cada banco, pois há possibilidade cadastrar instruções padrões no sistema bancário, que serão acatadas na hora da cobrança.
Os comandos principais são: envio de boletos ao banco para registro, e envio de boletos ao banco para registro e impressão (quando o banco emite o boleto e envia para o seu cliente). Os retornos principais são: aceite do registro do boleto, mensagens de erro quando é recusado o registro, confirmação de baixa do título, registro de pagamento do título, envio para protesto, retirado do protesto, registro de crédito quando a carteira é descontada.
Conhecendo melhor as Carteira Bancárias
Conforme comentado anteriormente, as Carteiras Bancárias são modalidades ou contratos firmados entre sua empresa e o banco, que permitem utilizar o serviço de cobrança do mesmo, e opcionalmente serviços adicionais, como adiantamento de valores, etc.
As principais carteiras de cobrança bancária são:
“Cobrança simples” – é utilizado apenas o serviço de cobrança do banco, sem nenhum serviço adicional. Em alguns bancos este tipo de cobrança tem subdivisões, ou tipos semelhantes com outros nomes.
“Cobrança caucionada” – caução significa o uso de contas a receber como garantia para um empréstimo de uma empresa financeira ou banco. Com esta forma de financiamento de contas a receber, a empresa pode contratar uma linha de crédito com o banco, e oferecer como garantia os títulos emitidos, ficando estes títulos em uma conta de caução, que não poderá ser movimentada livremente, servindo apenas como garantia do empréstimo ou financiamento.
“Cobrança descontada” – esta modalidade permite que sua empresa entregue seus títulos (boletos) ao banco, e receba o adiantamento dos valores (tirando um pequeno desconto) . Caso não haja pagamento dos mesmos, o banco irá cobrar-lhe os valores, acrescendo mora.
“Cobrança escritural e não escritural” – cobrança escritural é toda cobrança onde não haja a emissão do título físico, havendo apenas o seu registro em meio eletrônico. Cobrança não escritural é toda cobrança onde haja a emissão do título físico, e não somente o seu registro em meio eletrônico. O padrão para uso no sistema Lemure é Tradicional (ou não escritural).
“Cobrança com registro e sem registro” – na cobrança com registro, sua Empresa envia a lista de boletos gerados ao banco, e o mesmo tem ciência de todo o processo de cobrança realizado. Na cobrança sem Registro, o banco fica sabendo da existência dos boletos somente quando estes são pagos. O Sistema gera remessa somente para carteiras Com Registro, sendo as Sem Registro apenas lidos os arquivos de retorno. É preciso que o Nosso Número esteja informado nos títulos, bem como Código do Banco e Carteira corretamente – salvo se esteja configurado para que o banco gere os números automaticamente – neste caso este número é retornado nos arquivos de retorno que confirmam o aceite do título por parte do banco.
Glossário
“Arquivo de remessa” – é o arquivo de texto gerado pela empresa para enviar comandos ou títulos para o banco.
“Arquivo de retorno” – é o arquivo retornado diariamente pelo banco para a empresa, contendo o resultado dos processamentos do dia anterior.
“Baixa” – é a retirada ou descadastramento de um título do banco, ou em outras palavras, é o estorno do boleto. Pode ocorrer tanto por comando avulso da empresa, quanto por cadastramento automático de “máximo de dias para cobrança”, ou seja, se o boleto não foi pago até “n” dias”, simplesmente é cancelada a cobrança e é retornado aviso de baixa.
“Cedente” – é a empresa, quem está cedendo o título ao banco para cobrança.
“Código do cedente” – código da empresa no banco. Em alguns bancos é o próprio número da conta corrente, em outros agência/conta, e em outros uma numeração à parte.
“Gerenciador financeiro” – programa do banco geralmente online (site), integrado à conta corrente da empresa, e que permite enviar e receber arquivos, gerenciar os boletos em carteira no banco, comandar baixas, entre outras funções. Varia bastante de banco para banco.
“Mora e multa” – mora refere-se aos juros cobrados por tempo de atraso. Multa refere-se a um valor fixo a ser cobrado 1 vez em caso de atraso a partir de “n” dias.
“Nosso número” – é o número do boleto no banco. Dependendo do banco e da carteira, pode conter um ou dois dígitos verificadores no final, que são calculados com base nos outros dígitos. Também poderá conter além do sequencial do título a referência à agência, conta corrente ou código do cedente da empresa. Dentro de um mesmo banco este número pode ter variações, mas nunca pode repetir para um mesmo cedente.
“Programa de cobrança” – é o aplicativo que gera os boletos, gera os arquivos de remessa, e processa as mensagens de retorno. Os bancos geralmente possuem um aplicativo bastante simplificado com este objetivo, e variam realmente bastante as características de um programa de banco para o outro. Também pode ser o aplicativo que a empresa desenvolve para fazer estas tarefas. No nosso caso, o Rufus Lemure é o aplicativo de cobrança. Exemplos de aplicativos dos bancos são o “BB Cobrança” do Banco do Brasil, e o “Cob Caixa” da Caixa Econômica Federal. O uso de um sistema próprio (não o do banco), facilita o gerenciamento dos boletos, evitando retrabalho manual, e criando processos mais simples para a empresa.
“Protesto” – é o envio do título para cobrança em cartório, após o não pagamento.
“Quitação” – é o pagamento de um boleto no banco.
“Título” – é um outro nome para o boleto de cobrança. Via de regra chamamos “título” os documentos de dívidas em geral, como os recibos, promissórias, boletos, duplicatas, etc. No Rufus Lemure o título pode ou não virar um boleto de cobrança, como também pode ser gerado como recibo, aviso de vcto, etc.
Gerando o boleto (título) no Rufus Lemure
A configuração dos detalhes da cobrança no Rufus Lemure se dá por meio de Carteiras de Cobrança, ou seja, é possível criar carteiras para cada finalidade de cobrança, com % de juros, multas, e instruções personalizados para cada caso. Uma mesma Carteira Bancária pode ter uma ou várias Carteiras de Cobrança no Rufus Lemure, cada qual com detalhes personalizados. Sendo assim não é permitido alterar as instruções diretamente em um título, e sim atribuir-lhe a carteira mais adequada.
A geração de um boleto passa por várias etapas: cadastro, indicação de banco/carteira, remessa para o banco, impressão, podendo ser algumas ou todas, conforme cada banco e carteira.
“Cadastro do título” – cadastra-se a Nota Fiscal e ela gera os títulos conforme os vencimentos, ou então cadastra-se o título manualmente no cadastro de “Títulos Emitidos”, na pasta “Financeiro”.
“Informação do banco e carteira” – uma vez cadastrado, é necessário indicar a que banco ele pertence. É possível preencher isso manualmente indo no Cadastro de Títulos Emitidos, selecionado o título em questão, indo na guia “Cobrança”, e informando ali o código do banco de cobrança e o código da carteira.
Esta informação também pode vir automaticamente, pelas informações de banco/carteira padrão para a empresa, ou padrão de cada terceiro – no Cadastro de Terceiros, guia Financeiro/Faturamento.
Cadastro de Títulos Emitidos, guia Cobrança
Caso o boleto seja “com registro”, estas informações também podem ser deixadas em branco, e serão preenchidas quando for gerado o arquivo de remessa. O campo “nosso número” poderá ser preenchido manualmente ou gerado automaticamente pelo sistema ou pelo banco, mas isso deve ser configurado na Carteira de Cobrança, e observado durante os cadastros. O campo fica em aberto para situações em que mesmo sendo automático, por conta de falhas seja preciso informar manualmente.
Caso o boleto seja “sem registro”, não será gerado arquivo de remessa, neste caso deve estar informado no cadastro para que o boleto possa ser impresso. Também o “nosso número” pode ser preenchido manualmente no cadastro do título, ou clicando no botão “=” ao lado do “nosso número”, para sugerir automaticamente. A tela de remessa também pode preencher estas informações em boletos sem registro, facilitando o gerenciamento unificado de títulos com e sem registro.
Remessa para o banco
Esta etapa só existe se o boleto é com registro, e para executar, basta ir no Rufus Lemure, pasta Integração, ícone “Remessa Bancos”, então seleciona-se na lista a carteira que deve ser enviada, os demais parâmetros de filtragem dos títulos, e clica-se em pesquisar. Basta então selecionar os títulos a enviar e clicar em Gerar Remessa.
Se a numeração do “nosso número” for automática do sistema, será preenchida neste momento usando número sequencial. Caso contrário ela será gerada pelo banco e virá no arquivo de retorno.
É possível nos critérios filtrar os títulos “sem banco ou carteira”, ou seja, aqueles que não foram preenchidos diretamente no cadastro do título.
Remessa Bancos, permite gerar Arquivo de Remessa ou numerar títulos sem registro e ainda imprimir
Após gerado o arquivo de texto na pasta indicada, basta ir no programa Gerenciador Financeiro do seu banco e enviar o arquivo gerado. É recomendado guardar este arquivo em uma pasta com o nome do banco e a data, para permitir verificações futuras ou diagnósticos quando necessário.
Esta tela, quando selecionada carteira sem registro, permite efetuar a numeração e impressão do boleto, através do botão “gerar nosso número” e depois no botão Ações e no menu Imprimir Títulos.
Imprimir
Se o título tem informado banco/carteira/nosso número basta imprimir o boleto. Para isso, vá no cadastro de Títulos Emitidos, selecione o título desejado, e clique no botão da impressora direto no cadastro. Então seleciona-se o padrão “Leiaute conforme a carteira”. Será exibido o boleto em modo gráfico ou texto, ou então uma mensagem de erro, caso algo precise ser cadastrado.
A partir do Cadastro de Notas Fiscais Emitidas também é possível imprimir os títulos, listando todos os títulos de uma determinada Nota Fiscal, usando o botão Ações, Imprimir Títulos. Esta função também está disponível na tela de Remessa para Bancos.
Se o título for impresso pelo banco o nosso número é gerado pelo banco e só virá no retorno, neste caso não há leiaute de impressão. Em algumas situações os bancos permitem que seja enviado título com registro para o banco sem “nosso número”, mesmo sendo o cliente a imprimir o título, porém neste caso a empresa só poderá imprimir o boleto após receber o arquivo de retorno com o “nosso número” preenchido pelo banco.
No cadastro do título no Rufus Lemure é possível verificar o histórico de indas e vindas de cobrança deste título, como quando foi enviado ao banco, quando foi confirmado pelo banco, quando foi enviado em protesto, quando saiu do protesto, quando foi dada baixa, etc. Estas informações são alimentadas automaticamente, a partir dos eventos do sistema ou do arquivo de retorno do banco, e constam nas observações do título.
Carregando o arquivo de retorno
Os arquivos de retorno pode ser baixados no Gerenciador Financeiro do banco, geralmente em opções como “retorno de arquivos”, ou “recepção de arquivos”. Pode haver mais de um arquivo, e eles são baixados em uma pasta padrão, para serem processados pelo sistema. O Rufus Lemure irá processar todos eles na sequência e apresentar em tela os resultados.
Uma vez baixado o arquivo de retorno, basta ir no Rufus Lemure, pasta Integração, ícone “Retorno Bancos”, então indicar o banco e a pasta a ser lida, e clicar em “Ler Arquivos”. Após processar, o Sistema irá listar todas as mensagens localizadas, quais se referem a títulos cadastrados, e quais são de erros ou vinculadas a títulos inexistentes. Marque todas as opções válidas de retorno e clique em “Atualizar” para atualizar as situações dos boletos. Isso inclui além de pagamentos as confirmações, baixas, protestos e outros eventos, conforme já mencionado anteriormente.
Leitura dos arquivos de Retorno do Banco
Falhas comuns são “nosso número repetido”, onde o “nosso número” já havia sido utilizado e o boleto precisa ser enviado novamente com um novo “nosso número”, ou configurações fora da faixa permitida, mas em geral os erros são autoexplicativos.
Situações especiais
Existem algumas situações especiais a destacar quanto aos boletos no Rufus Lemure.
“Carteira descontada” – quando é usada uma carteira descontada, o sistema gera mais três eventos de pagamento dos títulos:
- gera uma entrada de caixa quando o boleto é confirmado no banco, pois nesta carteira os valores são adiantados para a empresa antes de o cliente pagar.
- quando o título é pago pelo cliente, o banco emite o aviso de quitação, então o Rufus Lemure irá registrar como pago pelo cliente, mas este movimento não entra no caixa, pois o valor já foi pago na data do desconto.
- caso o cliente não pague no vencimento, o boleto é devolvido (retirado de carteira), então o Sistema registra um estorno de pagamento, referente ao valor do desconto, e o boleto volta a ser pendente. Será necessário alterar banco e carteira e então enviar novamente para cobrança, ou proceder da forma que a empresa achar melhor para cobrar a dívida.
“Baixas” – como a operação de baixa é rara (geralmente se envia a protesto), e muitas vezes a empresa usa baixa automática após “n” dias, e ainda, no caso de baixa manual o próprio Gerenciador Financeiro do banco já permite executar isso diretamente por menus, e depois dá o Ok pelo arquivo de retorno, a operação de baixa não será comandada pelo Rufus Lemure. Informe-se junto ao seu banco como proceder para baixa de títulos pelo Gerenciador Financeiro, caso deseje utilizar esta função.
“Alterar o banco ou a carteira de um título” – no Rufus Lemure, Cadastro de Títulos Emitidos, o campo “nosso número” fica desativado quando um boleto é gravado com banco/carteira/nosso número preenchidos, então para poder alterar, será necessário excluir o título, alterar e gravar de novo. Esta é uma função comum do sistema: quando um registro é excluído, ele permanece em tela para ser alterado e regravado.
Homologação junto o banco
Embora no Rufus Lemure os cadastros estejam disponíveis (conforme a licença), para iniciar o uso do aplicativo próprio na emissão de boletos, é necessário proceder à homologação junto ao banco. Neste processo o banco valida as configurações e as especificações para o cedente.
O Lemure já possui diversos bancos homologados, o que nos diz que sua estrutura está correta, porém é obrigatório proceder a homologação por empresa, para termos certeza de suas configurações.
Esta é uma exigência dos bancos, e também uma segurança para sua empresa, pois caso a empresa inicie a utilização da integração bancária sem proceder a homologação, o banco não se responsabiliza por erros e prejuízos.
A homologação da integração bancária é feita entre o pessoal técnico do Rufus Lemure e o seu banco, e apenas em alguns casos é necessária a intervenção da empresa, geralmente para enviar os arquivos de testes ou tirar dúvidas com seu gerente de conta.
Entre em contato conosco para maiores detalhes, custos e prazos. Outros detalhes no manual de configuração da integração bancária.