Este manual foca na configuração dos cadastros de bancos, carteiras, e pastas de arquivos. Para detalhes sobre o funcionamento da cobrança, conceitos e fundamentos, veja o Manual de Uso da Integração Bancária, ou um dos guias rápidos relacionados.
Para configurar a integração bancária no Rufus Lemure, é preciso seguir estes passos:
- Homologar a integração junto ao banco, enviando arquivos de teste quanto a remessas e boletos impressos – para todas as carteiras que a empresa deseja utilizar. Esta homologação é feita por empresa cedente, e é encaminhada pelo pessoal técnico do Lemure.
- Obtendo o Ok do banco, configurar o cadastro de bancos, utilizando o mesmo perfil de cadastro utilizado nos testes. Será fornecido cópia das telas necessárias, conforme utilizado pelo pessoal técnico do Rufus Lemure para homologar.
- Conforme o item 2., configurar as carteiras bancárias.
- Configurar as pastas para os arquivos de remessa e retorno, nas telas da pasta integração.
- Obs: a homologação é obrigatória, pois transfere responsabilidades quanto a erros da sua empresa para o banco!
Nota: o sistema utiliza leiaute padrão CNAB 240 FEBRABAN, porém há especificações para cada banco. Verifique junto ao suporte se sua licença/versão do Rufus Lemure suporta o leiaute do seu banco.
Homologação junto ao banco
Embora no Rufus Lemure os cadastros estejam disponíveis (conforme a licença), para iniciar o uso do aplicativo próprio na emissão de boletos, é necessário proceder à homologação junto ao banco. Neste processo o banco valida as configurações e as especificações para o cedente.
O Rufus Lemure já possui diversos bancos homologados, o que nos diz que sua estrutura está correta, porém é obrigatório proceder a homologação por empresa, para termos certeza de suas configurações.
Esta é uma exigência dos bancos, e caso a empresa inicie a utilização da integração bancária sem proceder a homologação, o banco não se responsabiliza por erros e prejuízos.
A homologação da integração bancária é feita entre o pessoal técnico do Rufus Lemure e o seu banco, e apenas em alguns casos é necessária a intervenção da empresa, geralmente para enviar os arquivos de testes ou tirar dúvidas com seu gerente de conta.
Entre em contato conosco para maiores detalhes, custos e prazos.
Para efetuar a homologação é necessário passar ao pessoal técnico do Rufus Lemure, as seguintes informações:
- banco que será usado
- agência e conta corrente
- código do cedente
- números de convênio ou contrato com o banco para cada carteira (se tiver)
- carteiras de cobrança que serão utilizadas;
- a modalidade de cada carteira (simples, descontada, vinculada, etc.)
- quais carteiras serão impressas pela empresa e quais serão impressas pelo banco
- nome, e-mail e fone do seu contato junto ao banco (se tiver)
Em caso de testes, dúvidas ou simplesmente conferência, pode ser solicitada uma nova homologação, mesmo que o sistema já esteja sendo utilizado.
Configurando o Cadastro do Banco
Para cadastrar o banco no Rufus Lemure, vá na tela principal, pasta Financeiro, ícone “Instituições Bancárias”.
Como o caixa e a cobrança nem sempre são gerenciados da mesma forma, o sistema foi planejado de forma que as informações da conta de cobrança sejam lançadas somente uma vez por banco (não haveria sentido em uma mesma empresa emitir cobrança por mais de uma conta no mesmo banco), motivo pelo qual o sistema separa as informações de contas bancárias para fins de fluxo de caixa (Cadastro de Contas Bancárias e Contábeis), do cadastro de contas para cobrança (efetuado no próprio Cadastro da Instituição Financeira). Sendo assim, é no cadastro do banco onde devem ser informados os dados da conta de cobrança.
Sugerimos cadastrar o banco com o próprio código do banco na FEBRABAN, que é o número que aparece nos boletos, o que torna mais fácil de identificar. Se por qualquer motivo for cadastrado o banco de forma duplicada, é sugerido adicionar um sufixo, visto que todos os códigos bancários tem 3 dígitos, o registro duplicado teria 4 dígitos. Exemplo: Itaú o é “341”, um segundo cadastro do Itaú poderia ser “3412”. Caso a empresa prefira, basta usar o sequencial de números começando em 1, sem correspondência com o código bancário.
Cadastro de Bancos
Com base na tela acima, que é o cadastro do banco, você deve clicar em novo, ou digitar o código bancário para limpar a tela e iniciar o cadastramento do novo registro. Devem ser selecionados o formato do arquivo, a conta para crédito dos valores (esta é a conta do fluxo de caixa, onde devem ser registrados os valores recebidos neste banco – pode ser a conta corrente ou uma conta contábil).
Selecione “Gerar Remessa conforme o Formato, exportando diretamente para o Banco” – para outras formas de integração, verifique manual específico. O sistema já terá preenchido o código do banco na FEBRABAN no campo logo abaixo. Preencha então o código da agência e da conta corrente à partir da qual é gerada a cobrança. Devem ser informados os códigos com dígito e de preferência preservando os zeros à esquerda.
A sequência do arquivo de remessa pode começar em 1 e não deverá ser repetida (caso já tenha sido usado, iniciar no próximo número livre). A sequência do “nosso número” inicial indica o próprio número livre (ainda não utilizado em outro sistema). Ambos os sequenciais serão incrementados em 1 a cada boleto ou remessa enviados ao banco. Modo de teste apenas ativa configurações genéricas de teste, como inserir observações no arquivo de remessa, indicando que trata-se de um teste para homologação.
O código do cedente é o código do cliente no banco – em alguns bancos é um número à parte, em outros é uma montagem com agência e conta. Conforme cada caso poderá ou não ser preenchido, mas basta seguir as orientações do pessoal técnico, copiando os mesmos dados que tiverem sido usados na homologação.
Importante: conforme aviso na própria tela, os números de agência, conta e cedente devem ser informados sempre “somente números”, “com o dígito verificador”, e preservando zeros à esquerda. Normalmente os campos são formatados desta forma, com zeros à esquerda:
- Agência: 4 dígitos + 1 dígito verificador, como em 0999-9.
- Conta corrente: 5 dígitos + 1 dígito verificador, como em 00999-9.
- Código do cedente: na maioria dos bancos é o mesmo número da conta corrente, mas alguns bancos usam uma concatenação de valores.
Configurando o Cadastro das Carteiras de Cobrança
Para configurar as carteiras, basta ir na tela principal do Sistema Rufus Lemure, pasta Financeiro, ícone Carteiras de Cobrança. Para maiores detalhes sobre os tipos de carteiras, veja o manual de uso da integração bancária.
O Cadastro de Carteiras Bancárias permite que sejam criadas diversas carteiras de cobrança para um mesmo banco, com diversas instruções específicas para cada caso, como juros, mora, protesto, descontos, etc. O Campo Código é usado apenas para controle interno. Para arquivos e controle, é utilizado o campo “Código da carteira no banco”, conforme imagem abaixo. A descrição também pode ser usada para identificar a carteira nas pesquisas rápidas.
Se houver variação de carteira, como no caso do Banco do Brasil, deve ser informada também no campo “Código da carteira no banco”, como exemplo “17/019”.
Conforme comentado, o campo código também pode ser usado como sequencial, não necessariamente correspondendo ao código da carteira no banco, fica a critério da sua conveniência.
Cadastro de Carteiras
Resumo dos campos de cadastro:
- Leiaute de Impressão – permite que seja informado o padrão de impressão pelo sistema: modo somente texto para impressora matricial, ou modo Gráfico HTML para impressoras laser ou jato de tinta – conforme os leiautes de bancos suportados. De acordo com o leiaute os campos adicionais de cobrança serão ativados ou desativados. Todos os títulos permitem impressão em leiautes genéricos, como duplicatas e aviso de vencimento, porém o formato de boleto de cobrança bancária fica limitado a bancos com carteiras e leiaute de arquivo de cobrança bancária configurado.
- Carteira Padrão – indica a carteira padrão a ser puxada nos cadastros financeiros, quando nenhuma for informada.
- Código da carteira no Banco – código real da carteira no banco, conforme deve ser impresso nos boletos, com a variação se existir. Pode ser informado somente números ou com separador. O código no sistema e o código da carteira no banco podem ser diferentes, inclusive em algumas integrações o sistema usa partes do código da carteira no banco ou remove a formatação para gerar arquivos.
- Convênio com o Banco – número do convênio ou contrato firmado com o banco, para cada carteira. Conforme o banco poderá não ser usado, então basta deixar em branco.
- Custo de Cobrança – este é o valor que o banco cobra a cada boleto emitido ou pago (conforme a carteira). Normalmente estes valores mudam conforme a carteira e o banco, sendo inclusive negociáveis, conforme seu volume de cobrança mensal. Ainda: em carteiras registradas a cada emissão são debitados os custos, enquanto em carteiras sem registro, apenas quando o boleto for quitado será debitado o custo. Para algumas situações este campo serve apenas para fins de controle, visto que o próprio banco comanda quitação do boleto integral e depois registra na conta de cobrança o débito referente à cobrança.
Cadastro de Carteiras, detalhes da cobrança
Dados para emissão dos boletos (configurações da cobrança):
Estes campos permitem configurar diversos valores de juros, descontos, mora, multa em caso de atraso, datas a partir das quais podem ser aplicados estes descontos ou juros, etc.
Também é possível indicar se o boleto é emitido pelo cliente ou pelo banco, se o título deve ser registrado no banco via arquivo de remessa, se deve ser baixado (cancelado) no banco automaticamente após NN dias do vencimento (mesmo que não seja pago), e ainda se deve ser protestado e as condições do protesto.
O campo “Instruções ao Banco” é utilizado para impressão dos boletos, e não para os arquivos de cobrança. Permite que sejam indicadas instruções em geral, mensagens livres, e ainda variáveis, que serão substituídas por valores calculados pelo Sistema, conforme os parâmetros. Por exemplo, o valor calculado dos juros de mora, ou a multa.
O campo “Mensagem” permite enviar mensagens livres de 40 a 80 caracteres (depende do banco), tanto para o arquivo quanto para o boleto impresso.
Graças à combinação destes critérios com o código da carteira, é possível cadastrar-se, por exemplo, diversas carteiras de cobrança, com diversas configurações de juros, descontos, multa, instruções, etc., para N situações, mas todas apontando para uma mesma carteira/contrato no banco.
O campo de Observações é de uso livre para controle interno da empresa, e não influencia em nada geração de arquivos ou impressão.
Importante: no campo de Convênio com o Banco informe com zeros à esquerda, geralmente terá seis ou sete dígitos, e em alguns bancos deverá ser usado o mesmo número do código do cedente informado no cadastro de bancos. Sempre que fazemos homologação para nossos clientes, guardamos um print da tela para sabermos os parâmetros exatos que foram usados, incluindo zeros à esquerda; isso facilita devido à grande quantidade de bancos com regras próprias. Algumas vezes este campo conterá uma concatenação de vários dados.
Preenchimento e particularidades
Regra geral:
- Informar todos os códigos com zeros à esquerda até fechar o número de caracteres.
- Sempre informar os códigos com os dígitos verificadores, quanto houver.
- Agência, apesar de nem sempre os bancos informarem, SEMPRE tem dígito verificador.
- Nos leiautes padronizamos 0 = zero, N = número de zero a nove, D = dígito de verificador de zero a nove.
Banco Sicredi
- Agência: cinco dígitos no formato NNNN-D, como em 0123-5.
- Conta corrente: cinco dígitos no formato NNNNN-D, como em 30999-1
- Posto: não existe na maioria dos outros bancos, compõe o código do cedente/beneficiário, que é a empresa que emite o boleto, dois dígitos no formato NN, como em 99.
- Código do Cedente ou beneficiário: neste caso é composto por AAAAPPCCCCC, onde A = agência, P = posto, C = conta, como em 01239930999.
- No cadastro de Carteiras, informe o Código do Cedente no campo Contrato/Convênio.
Configurando as pastas de remessa e retorno de arquivos
Tendo em mente que uma mesma empresa pode trabalhar com mais de um banco, e que os Gerenciadores Financeiros dos bancos (que enviam e retornam os arquivos), geralmente possuem configuração para qual pasta retornar arquivos e de qual pasta enviar arquivos, o sistema trabalha com configurações individuais destas pastas, separadas por banco.
- A pasta de remessas é necessária somente para carteiras com registro, caso contrário o campo é oculto
Também é interessante manter uma cópia dos arquivos de remessa e de retorno para posterior validação ou verificação de erros. Assim, a remessa ou retorno é gerada, então é processada, e basta o usuário mover o arquivo para a pasta “Enviados” ou “Antigos” dentro desta, mantendo facilmente um registro dos arquivos trocados.
- Lembrar de fazer sempre backup desta pasta também, eventualmente os arquivos antigos podem ser necessários para diagnósticos
Fica sugerida esta estrutura de pastas:
/Cobrança Bancária
/
/Remessa (no nível raiz ficam as remessas ainda não processadas)
/Enviados (mover depois de processar)
/Retorno (no nível raiz ficam os retornos não processados)
/Antigos (mover depois de processar)
No sistema, basta configurar a pasta diretamente na tela de remessa/retorno, e esta pasta fica gravada para o código do banco indicado na tela – utilize o botão “Definir Pasta”. Não são exibidas mensagens ou confirmações sobre esta configuração. Para fazer o teste, apenas feche a tela e abra novamente.
Remessa de Arquivos ao Banco, em carteiras sem registro esta tela é usada somente para numerar a imprimir vários títulos de forma mais simples
Leitura de Arquivos de Retorno de Cobrança Bancária