Esta função é muito utilizada em situações onde o cliente deseja apenas um boleto para duas ou mais notas fiscais emitidas – agrupando diversos títulos em um. Também é usada em necessidades de refaturar títulos já emitidos anteriormente, sob nova condição de pagamento, ou apenas prorrogar um título conforme as condições estabelecidas na carteira de cobrança.
Agrupamento
Primeiro é necessário criar uma série para agrupamento, caso a série ainda não exista. Para isto vá na tela principal do sistema, na pasta Faturamento, abra o ícone Séries, então crie uma nova série, por exemplo “AGT”, e marque a opção “Série Padrão para Agrupamento de Títulos” e clique em gravar. Qualquer código de série pode ser usado para padrão de agrupamento, apenas evite série S e séries numeradas de 1 a 999, pois são usados para DF-e.
Uma vez que você tenha a série cadastrada, o agrupamento é simples: para agrupar é só ir em um dos títulos que deseja agrupar, clicar em Ações, usar um dos tipos de agrupamento, então vai listar os títulos que podem ser agrupados com este: observe que o sistema irá incluir o título usado para iniciar o processo de agrupamento e trazer o mesmo marcado na lista, mas ele pode ser desmarcado. A ideia é que a tela exiba os títulos compatíveis com o tipo de agrupamento selecionado para este Terceiro.
Marque os títulos que deseja agrupar e clique em Ok para confirmar. Você pode agrupar simplesmente, gerando um título único, ou selecionando a condição de pagamento e gerando diversos outros títulos, ou mesmo reescalonando com várias opções adicionais e juros.
Tipos de agrupamento
- Agrupamento simples (sem juros) – é gerado apenas um título novo com o valor somado.
- Agrupamento com condição de pagamento (sem juros) – são gerados um ou mais títulos, conforme as configurações da condição de pagamento indicada.
- Reescalonamento de dívidas – é semelhante ao agrupamento com condição de pagamento, mas será possível informar manualmente os juros ou aplicar os juros e multa configurados na carteira de cobrança do título.
Via de regra não podem ser agrupados títulos já enviados ao banco, ou com comissão quitada parcial ou totalmente, ou mesmo com pagamentos parciais ou totais. O título para ser agrupado precisa estar: sem banco e carteira, totalmente pendente, com comissão totalmente pendente ou sem comissão, ser do mesmo representante ou nenhum representante, e ser do mesmo terceiro.
O agrupamento foi projetado para antes do envio da cobrança, para facilitar a rotina de faturamento da empresa.
O reescalonamento de dívidas, foi projetado para simplificar a cobrança de dívidas em atraso e renegociações, por isto é um pouco mais permissivo.
Todos os tipos de agrupamento sempre partem de um título existente e deve-se selecionar outros títulos compatíveis para agrupar, ou seja, você deve abrir o cadastro de um dos títulos, para depois selecionar os demais.
Comissões de Representantes
Seja qual for o tipo de refaturamento ou agrupamento aplicado, o sistema sempre soma e depois rateia as comissões dos representantes vinculadas aos títulos. Por isso títulos com pagamentos parciais, enviados ao banco ou comissões parcialmente pagas, ou representantes diferentes entre si, não podem ser agrupados.
Detalhes de funcionamento e como desfazer o agrupamento
Quando o título é agrupado, o sistema marca a opção “cancelado ou devolvido” em todos os títulos agrupados ou refaturados, e cria um vínculo indicando que este título foi agrupado em outros, e quais são estes.
O título agrupador tem um registro semelhante, e também pode ser reagrupado adiante. Imagine situação onde foi feito um reescalonamento de dívidas, um cliente pagou alguns dos títulos e atrasou outros, você pode faze reescalonamento com estes títulos que já eram resultado de um agrupamento, fazendo um novo. O sistema registra toda a sequência.
Em Cadastro de Títulos Emitidos, na aba “NFs e Origem”, ficam tabelas indicando que o título foi agrupado em outro, e listando os demais. Vários títulos podem dar origem a vários outros títulos, e cada um destes pode ser reagrupado em vários outros também. Também exibe as NFs de origem e os títulos seguintes que agruparam o atual, se for o caso.
Como resultado deste processo, podem haver vários títulos referenciando as mesmas NFs de origem, como podem haver vários títulos agrupados em vários títulos agrupadores, ou ainda pode haver vários títulos agrupadores compartilhando títulos agrupados. Tudo depende do objetivo que havia na hora, que determinou a sequência das ações.
No caso trivial, serão comuns dois tipos:
- Vários títulos com um mesmo vencimento são agrupados em um só, como quando você emite para um mesmo cliente uma NF de serviços da Prefeitura e uma de produtos estadual e quer um boleto só para ambas.
- Um título em atraso é reescalonado em vários outros como um plano de pagamento.
- Vários títulos em atraso são reescalonados em um ou mais títulos de acerto.
Para executar o agrupamento é necessário abrir o Cadastro de Títulos Emitidos, localizar o título inicial, clicar em Ações e selecionar uma das formas de agrupamento disponíveis. Não será possível alterar ou excluir títulos agrupados.
Para Desagrupar é preciso ir em um dos títulos agrupados (da série padrão de agrupamento), e usar o botão de Ações, Desagrupar. Não será possível excluir títulos agrupadores diretamente, ao desagrupar estes títulos são excluídos.
Para agrupar ou desagrupar um título, se ele estiver no banco, é preciso primeiro marcar a opção “retirado banco” e gravar.
Quando você agrupa e refatura os títulos, os mesmos continuam vinculados à NF de origem. Para saber quais títulos estão vinculados de forma indireta a uma NF, é necessário abrir o cadastro de notas fiscais emitidas, então abrir a NF em questão, clicar em Ações, e em “Exibir Todos os Títulos”. Isto abrirá uma tela com a listagem de todos os títulos vinculados a esta nota fiscal.
A ferramenta de Rastreamento de Documentos também permite exibir todos os títulos agrupados à partir da consulta a uma nota fiscal, mas com visualização em forma de árvore.