Primeiro é necessário entender que se por algum motivo o fisco exige uma NF com 1 item, não tem como fugir disso, isso impõe algumas burocracias, por exemplo, onde haveria 1 NF com vários itens e respectivos descritivos de fatura e boletos de cobrança, haverá várias NFs com 1 item cada uma, e cada uma delas terá seu próprio vencimento, cálculo de comissão, impostos, etc.

Isso cria um cenário diferenciado:

• Pense na emissão da NF como uma Operação de Emissão, onde o sistema vai permitir fazer uma operação e dividir em várias, mantendo um número de Grupo de Emissão, para fins de facilitar a gestão. O número do grupo de emissão será o da primeira NF (a original).
• Se uma NF com vários itens ficasse dentro do limite de retenção de impostos federais, por exemplo, onde geralmente só retêm se o imposto fechar 10 reais, agora possivelmente será quebrada em várias NFs menores, muitas vezes abaixo do nível de retenção.
• Alguns títulos de cobrança serão multiplicados várias vezes (1 por item x número de vctos da NF), portanto o melhor caminho é mantê-los para fins de rastreamento e descrição na NF (o seu cliente vai exigir os mesmos detalhes que sempre teve), mas agrupar em um único documento de cobrança. Por isso a ideia será faturar cada NF em separado normalmente, e depois agrupar os títulos por vencimento, pois num cenário de replicação, a mesma condição se aplica a todas as NFs.

Para resolver isso de forma flexível, criamos estas opções a partir do Cadastro da Série:

1. Faturamento Normal (auto): a série funciona sem limite de itens e o procedimento é o convencional.
2. Faturamento 1 Item: isso faz a série limitar a 1 item por nota fiscal, sem aplicar facilitadores.
3. Faturamento Quebrar 1 Item: isso faz com que ao gravar uma série com mais de 1 item, o sistema quebre a mesma em várias outras.

Fora do cadastro da Série, é possível ir em qualquer NF cadastrada e usar em Ações a opção “Nova NF copiando esta”. Isso faz algo semelhante ao que se faria usando o botão de bloquear, ou seja, o sistema inicia uma nova NF, mas mantém todos os dados, limpa a lista de itens e marca o calcular automaticamente. Fazendo isso você pode faturar várias NFs manualmente, sem precisar relançar os dados.

Configuração

Abra a série desejada, por exemplo série S, dentro do quadro Emissão de NFs, há uma lista “Limite de Itens da NF”. Selecione o tipo de limite desejado.

• 0 – Auto: funcionamento normal sem limitar.
• 1 – Limite de 1 Item por NF: não permite gravar uma NF com mais de 1 item.
• 2 – Quebrar NF em várias de 1 item: ao gravar divide a NF em várias, colocando 1 item em cada uma.

Serie configurada em Auto

Nesse caso segue o faturamento normal, sem limitar os itens.

Série configurada para Limitar 1 Item por NF

Nesse caso a gravação de mais de 1 item é impedida, isso força o usuário a saber manualmente como proceder.

É possível fazer uma nova NF copiando os dados de outra a partir de “Nova NF copiando esta”. Isso facilita em configurar a NF seguinte do mesmo terceiro, mantendo inclusive a mesma condição de pagamento.

A dificuldade é faturar a partir do Pedido de Venda, pois terá que ser feito um processo para cada item. Ou você faz o faturamento do pedido a partir do Cadastro da NF Emitida, ao invés de a partir do Cadastro de Pedidos de Venda.

Esse cenário é ideal se a empresa já costuma usar 1 item por NF nesta série, e raramente usa mais de 1.

Série configurada para Quebrar NFs em várias de 1 item

Esse é o cenário onde se deseja continuar trabalhando quase da mesma forma de sempre, mas ainda assim limitado a 1 item por NF.

Ao gravar a NF com mais de 1 item, o sistema vai exigir que esteja marcado Calcular Automaticamente, isso porque será preciso rodar o recálculo durante o procedimento automático, pois os impostos, comissões, etc. serão divididos junto com os itens. Será preciso aceitar ou fazer a NF normalmente com 1 item apenas.

Ao confirmar a pergunta, o sistema parte do número da NF atual, mas quebra em várias. Se começou na NF 10550 e preencheu com 5 itens, ele irá gerar 10550, 10551, 10552, 10553, 10554, cada uma com um dos itens (uma linha) do grid de Produtos e Serviços. Quando o processo for concluído as NFs estão gravadas e o sistema exibe a primeira NF da sequência, neste exemplo a 10550.

Ao abrir o Cadastro de NFs Emitidas em qualquer uma destas NFs, no botão de Ações será exibido na parte superior “Grupo de NFs #[NUMERO NF]” ou no exemplo “Grupo de NFs #10550”, indicando o número da primeira NF gerada neste grupo. Isso chamamos de Grupo de Emissão.

O grupo de emissão serve para dizer que as NFs foram criadas na mesma operação, e a intenção é que todas tenham os mesmos dados: terceiro, condição de pagamento, obs, etc.

Mas a partir do momento em que foram geradas, cada uma é independente, se desejar poderá ir em uma NF específica, alterar, excluir, gravar.

O facilitador do grupo de emissão é principalmente para o seguinte:

• Permitir excluir todas as NFs de uma vez. Imagine que você gerou 5 NFs e antes de transmitir lembrou que faltava uma observação ou a condição de pagamento estava errada. Basta ir no menu “Grupo de NFs #” e clicar em Excluir Todo o Grupo de NFs. O sistema apaga todas e volta a numeração da série (se não houver uma NF emitida depois fora do grupo).
• Permitir Agrupar todos os títulos destas NFs por vencimento. Por exemplo, se foi aplicado 10/30/60 dias de faturamento em todas as NFs, cada uma gerou seu próprio título com o mesmo representante, terceiro, mas com valores de título e de comissão diferentes. Indo em “Grupo de NFs #” – APOS TODAS ESTAREM TRANSMITIDAS – o sistema exibe Agrupar Títulos pelo Vcto. Isso permite rodar o processo de agrupamento de títulos, mas agrupa pela data de vencimento.
• Permitir Desagrupar todos os títulos destas NFs. Não importa como foi feito o agrupamento, se auto ou manual, se houver um agrupamento é exibida dentro deste menu a opção Desagrupar Todos os Títulos, o que força a desagrupar todos de uma vez, caso seja possível mediante os critérios.

Dessa forma, vemos essa sequência de trabalho facilitador:

1. Vai no Pedido de Venda, emite NF normalmente.
2. No Cadastro de NFs Emitidas faz a NF normalmente com vários itens e grava.
3. Ao gravar e confirmar, o sistema desdobra ela em várias NFs, uma por item, cada NF com 1 item apenas, replicando os demais dados.
4. Transmite todas elas.
5. Vai em “Grupo de NFs #” e agrupa os títulos, resulta em 1 título ativo somado para cada data de vencimento.

Se algo deu errado antes de transmitir, com 1 única NF, basta excluir e corrigir e regravar a NF única que precise ser corrigida, e depois segue o procedimento normal.

Se algo deu errado após transmitir, para poder cancelar uma NF é preciso desagrupar os títulos primeiro.

Por isso o sistema obriga que as NFs estejam todas transmitidas para depois poder agrupar os títulos.

Dica: use o grupo de emissão somente quando tiver certeza dos parâmetros, impostos, ou o cliente for bem conhecido, e você saiba que há baixa probabilidade de precisar alterar ou cancelar a NF depois de emitida. Para clientes novos, ou com exceções tributárias, é melhor evitar a dor de cabeça e fazer uma NF simples para cada item.

Em qualquer caso, com ou sem grupo de emissão, uma NF vinculada a títulos agrupados ou parcialmente pagos não pode ser alterada, é preciso primeiro remover manualmente os registros que impedem, pra depois poder executar o cancelamento ou exclusão. Isso foi pensado para evitar o surgimento de inconsistências de dados.

Caso você tenha excluído o grupo ou uma NF do grupo, lembre-se sempre de conferir se não ficou um número vago na sequência, neste caso terá que usar para fazer outra NF e fechar a numeração, ou usar a funçào de registrar a Inutilização desse número. Há coisas que o sistema não consegue fazer sozinho, para o usuário não perder a flexibilidade.

Um exemplo disso é: dividiu uma NF em 5, mas desistiu da terceira e excluiu, ficou um falha, mas o sistema não tem como resolver, porque já estão cadastradas a 4 e a 5. O usuário terá então reaproveitar o espaço ou inutilizar o número da terceira.

Portanto, este facilitador é útil, mas requer cuidado por parte do usuário.