Em resumo:

• O MDF-e deve ser emitido na saída do caminhão, e acompanhar a carga até o destino.
• Quando a carga for encerrada, o MDF-e deve ser Encerrado pela empresa, com o processo de encerramento.
• Caso seja preciso alterar condutor ou alterar condições do transporte, é possível encerrar o MDF-e e criar um novo.
• MDF-e também pode ser Cancelado, caso o transporte não ocorra.
• Haverá controles do sistema da SEFAZ para evitar mais de um MDF-e aberto por placa e CNPJ.

Requisitos:

• O MDF-e é um módulo ativado à parte no Lemure, e requer Licença de Produção, pois compartilha alguns cadastros com esta licença.
• Caso sua empresa não tenha esta licença ativada, mesmo estando habilitado no Servidor de Licenças, basta ir na tela principal, menu “Ajuda”, “Sobre”, então na tela Sobre, clique em Sincronizar a Licença e abra o sistema novamente.

Configurando MDF-e

Existem algumas configurações prévias necessárias para começar a utilizar este módulo, após ativado.

Em Configurações, Configurações Gerais, aba Integração, painel MDF-e:

• Tipo de Emitente, normalmente será “2 – Transportador de Carga Própria” para emissor de NF-e.
• Tipo de RNTRC, caso sua empresa não tenha este registro na ANTT selecione 0 – Nenhum, caso tenha o registro, provavelmente será opção “2 – TAC”.
  RNTRC na ANTT, informe o número deste documento, caso exista.
• Estas sugestões são apenas para facilitar, o correto é você consultar seu contador para obter estas informações.

Em Faturamento, Séries, configure a série para utilização no MDF-e.

No Lemure a NF-e e o MDF-e compartilham o mesmo cadastro de séries, mas não poderão usar a mesma série. Existe uma restrição por parte da SEFAZ, se o emitente do MDF-e for um CNPJ a série não pode estar entre 920-969. Se o cadastro do emitente do MDF-e for um CPF é obrigatório estar entre 920-969.

• Para uso no Lemure, sugerimos usar série 600, por mera convenção.
• Crie uma série para MDF-e, com a numeração desejada.
• Marque como Série Padrão para MDF-e.
• No painel Emissão de DF-e selecione “4 – Manifesto de Cargas Eletrônico MDF-e”.
• Marque “Ativar MDF-e em modo de Produção”.

Veículos

O veículo e cadastrado no Lemure na pasta Produção, cadastro de Máquinas e Veículos.

• Clique em Novo, selecione tipo Veículo, informe uma descrição que facilite localizar na pesquisa rápida.
• Em Dados Adicionais, informe os campos destacados em azul que sejam obrigatórios, ou que você tenha em mãos. Geralmente serão preenchidos “Tara Kg”, “Capacidade Kg”, “Rodado”, “Carroceria”, “Placa”, “UF da Placa”, e talvez o “Renavam”.
• Caso o veículo não seja da empresa, deverão ser preenchidos os dados na aba Proprietário. Caso contrário apenas marque Proprietário como “0 – Empresa”.

Produtos

A carga pode ser Carga Lotação ou Carga Fracionada. Em caso de Lotação, o caminhão leva apenas uma nota fiscal. Em caso de fracionada, podem ser várias. No MDF-e de Carga Lotação se exige que sejam informados alguns detalhes do Produto Predominante na Nota Fiscal. No caso do Lemure, alguns campos no Cadastro de Produto fornecem estes dados, e o sistema irá selecionar o Produto Predominante a partir do item de maior valor total na Nota Fiscal.

Para configurar um item Predominante corretamente, vá no cadastro do Produto, aba Dados do Produto, e marque “Tipo de Carga”. O tipo mais comum é “5 – Carga Geral”. Em caso de dúvidas consulte seu contador.

Importante: pela finalidade comum ao tipo de empresa que atendemos, hoje o MDF-e não suporte detalhes de cargas perigosas pelas classificações da ONU.

Emissão de MDF-e

Encontre o cadastro na pasta Faturamento, ícone Emissão de MDF-e.

O MDF-e no Lemure suporta:

• Anexar NF-e própria ou NF-e de terceiros.
• Em geral serão anexadas NF-e próprias.

O número do MDF-e é um sequencial, informe a data de emissão e a hora será pega automaticamente. Pela natureza do MDF-e ele deve quase sempre usar “hoje” e “agora”, portanto, caso precise deixar digitado, para emitir posteriormente, basta na hora da emissão abrir o MDF-e: Excluir, alterar a data de emissão para hoje, e Gravar novamente, e ele assume a hora.

Aba Notas Fiscais

Na aba Notas Fiscais informe os documentos NF-e vinculados. Será preciso digitar as chaves, ou clicar com botão direto sobre o grid, e então no menu “Adicionar NF-e Emitida” ou em outro menu correspondente à ação desejada. As NF-e devem ser informadas na Ordem de Entrega, pois o sistema irá utilizar esta sequência para extrair os dados de UF Início e UF Fim, bem como as cidades de carregamento e descarregamento.

Via de regra:

• Em uma NF de saída, o carregamento sempre ocorre na própria empresa e o descarregamento no terceiro.
• Em uma NF de entrada, o carregamento sempre ocorre no terceiro da NF e o descarregamento na empresa.
• As NFs devem ser informadas na ordem de carregamento e descarregamento.
• Para mover a ordem das NFs na lista, basta selecionar a linha e clicar com o botão direito do mouse no grid, então usar as opções mover linha acima ou mover linha abaixo.
• Os campos de indicar se a NF está no veículo ou no reboque de 1 a 3, bem como tipo de unidade de carga e a quantidade são opcionais, serão obrigatórios somente quando for implementado contingência ou em alguma situação excepcional.
• Para exibir no DAMDFE a unidade de transporte marque “no veículo” ou “no reboque” de 1 a 3.
• Para exibir no DAMDFE a unidade de carga informe o tipo de unidade de carga e a quantidade, caso contrário aparece como em branco ou “não informado”.

Caso você precise de um situação mais complexa, por exemplo, enviar algo para o terceiro e depois retornar algo do terceiro você pode descarregar no terceiro, encerrar o MDF-e, e fazer outro MDF-e para a volta e enviar ao motorista, ou pode fazer um MDF-e com ambas as NF-e na ordem sequencial correta, encerrando o MDF-e na volta.

Em cada NF-e selecione em qual veículo ela vai, caso exista reboque ou no veículo, ou deixe desmarcado para “não informado”. Você também pode informar o tipo de unidade de carga e a quantidade, por exemplo “10 pallets” ou em caso de caixas “10 outros”. O leiaute parece favorecer apenas a detalhas em caso de cargas maiores, com um container por exemplo, ou cita explicitamente pallets de avião.

Importante: faz parte das obrigações fiscais da Empresa encerrar corretamente todos os MDF-e.

Antes de emitir um MDF-e sempre cadastre a NF-e no sistema Lemure primeiro, mesmo que seja uma de terceiros, importando o Xml corretamente. Também sempre faça as NF-e preenchendo corretamente o peso da mercadoria, pois isso será somado no MDF-e e reduz a burocracia e a digitação na hora da emissão.

Aba Modal Rodoviário

O Lemure somente trabalha hoje com Modal Rodoviário, pois não atendemos o tipo de empresas que utilizam avião, barco ou trem próprio ou de autônomo, devido a nossas restrições regionais naturais. Na aba “Modal Rodoviário” você informa o veículo e até 3 reboques, caso existam.

Também informe o Motorista e um motorista alternativo, se houver, bem como seus CPFs. Clique na Lupa ao lado do nome do Motorista para puxar do cadastro de Funcionários ou de outro MDF-e.

Aba Observações e aba Totais

Você pode informar observações ou detalhes de interesse do fisco. Na aba totais também pode marcar para que o sistema preencha Valor da Carga e Peso da Carga Kg automaticamente somando as notas fiscais, ao gravar, ou deixar em branco para informar manualmente. O Produto Predominante, caso necessário, será preenchido sempre automaticamente.

Emissão, Encerramento, Cancelamento, Impressão

Digitado o MDF-e, apenas grave. A situação altera para Digitado.

Emitir: clique em Ações, Enviar MDF-e. Isto envia apenas o MDF-e aberto na tela. Confirme e digite a senha do certificado digital, quando solicitado. Caso haja falhas em campos, como falta de dados nos cadastros, esta etapa poderá exibir os erros. Para corrigir os erros, apenas altere os cadastros, volte no MDF-e, clique Excluir, clique Gravar. Se for preciso recalcular valor e peso da carga, selecione a oção na aba Totais. A SEFAZ faz controles sobre haver salto de numeração ou outro MDF-e não encerrado para a placa de cnpj, mas estes controles dependem da implementação da SEFAZ e as mensagens retornam como erros na emissão.

Encerrar: quando o MDF-e precisa ser substituído no meio do trajeto, ou quando o transporte for concluído, você precisa encerrar o MDF-e. Vá no cadastro, clique em Ações, Encerrar MDF-e. Será aberta uma tela com detalhes, puxando os valores sugeridos do local de descarga, e caso algo tenha mudado ou seja meio do caminho (para substituir por outro MDF-e, por exemplo), apenas altere e confirme.

Cancelar: um MDF-e pode ser cancelado antes de encerrado, e caso não existam eventos associados a ele no sistema da SEFAZ, nem tenha transcorrido o prazo máximo da data/hora de emissão. Para cancelar, vá no cadastro, clique em Ações, e em Cancelar MDF-e, informe o motivo e confirme.

Inutilizar: não existe inutilização de numeração saltada, pois não há legislação à respeito. Poderá haver controle por parte da SEFAZ reclamando de salto de numeração. Algumas questões parecem exigir a consulta à fiscalização para saber os procedimentos, algumas vezes burocráticos e de escritório, ao invés de via sistema. Por isso sugerimos controlar bem a numeração para evitar erros de sequência. Para flexibilização o Lemure trabalha como nas NF-e: controla mas permite alterações manuais.

Impressão: para imprimir um MDF-e basta ir no cadastro, clicar no botão de imprimir ou visualizar e confirmar o formato. O Lemure utiliza DAMDFE gerado em formato HTML, por se tratar de formato flexível e leve, e não haver muita burocracia na impressão do MDF-e. Via de regra aparece sempre folha 1 de 1 (FL 1/1) no DAMDFE, isso significa que o Lemure não suporta paginação. Porém há espaço para até 30 NF-e vinculadas, o que abrange todas as situações normais de nossos clientes.

Existem algumas questões em transição hoje no Windows, onde a depender da versão, será possível remover totalmente o cabeçalho e rodapé do HTML usando a opção na tela principal, em Opções, “Remover Cabeçalho e Rodapé do Html”, ou alterando no Internet Explorer, para Windows mais antigos. No Windows 11 atualizado, parte desta tecnologia foi removida, para esta finalidade talvez seja necessário visualizar o DAMDFE, então clicar no botão amarelo de Abrir, na parte superior esquerda da tela. Isso permite imprimir o documento a partir do navegador de internet, utilizando as configurações do navegador padrão.

Para facilitar, incluímos em Windows do 10 em diante as duas opções onde o Html original é convertido automaticamente em Pdf já rem cabeçalho e rodapé, usando o engine de conversão do Chrome ou do Edge.

Limitações

Algumas limitações são aplicáveis, pois o MDF-e foi desenvolvido no Lemure pensando no caso prático de nossos clientes, para facilitar o uso diário, reduzindo a burocracia e a digitação. Por isso, algumas partes não relevantes deixamos de fora de momento.

• Apenas Modal Rodoviário.
• DAMDFE em modo html para compatibilidade máxima, suporta apenas uma página com até 30 NF-e vinculadas.
• Pesos e valores são pegos do cadastro da NF-e, mais especificamente do xml, e não são digitáveis.
• Não suporta Vale Pedágio, Seguros e Cobrança do Frete, pois o Lemure não se destina a transportadores autônomos nem transportadoras.
• Não implementamos o evento de Inserir Motorista após a emissão, pois geralmente é contratado, e basta incluir um auxiliar.
• Não implementamos o evento de Inserir NF-e após a emissão, pois geralmente a carga é feita na empresa ou no cliente e é conhecida, no geral apenas transportadoras vão buscar mercadorias sem saber a nota fiscal.
• Não implementamos contingência, visto que em muitos anos de sistema, nossos clientes de NF-e nunca optaram por utilizar contingência, e raramente ocorrem falhas na SEFAZ ou na Internet em nossa região.

Estas limitações são por conveniência, em caso de necessidade, converse com nosso suporte e verificaremos a viabilidade ou custo.

Cadastros básicos

Na primeira etapa são preparados os cadastros básicos, ou seja, são configuradas as informações necessárias ao processo produtivo rotineiro. É preciso configurar os seguintes itens:

• Turnos/Horários de trabalho da empresa;
• Funcionários do setor produtivo e operadores de máquinas;
• Vincular nos funcionários os números cartões de ponto;
• Operações de produção que são executadas pela empresa dentro do seu processo produtivo (exemplo: cortar, frezar, lixar);
• Cadastro de máquinas, caso seja empregadas máquinas na produção de algumas operações;
• Vincular quais operadores podem operar quais máquinas e quais operadores e máquinas podem fazer determinada operação;
• Cadastro de Produtos prontos (os itens que são produzidos);
• Roteiros de produção, ou seja, indicar para cada produto qual a sequência de operações devem ser realizadas.

Configurações adicionais

Esta etapa engloba configurações adicionais, somente se a Empresa deseja usar controle de estoque e registro de materiais consumidos na produção.

• Cadastro de Materiais (componentes e matéria-prima);
• Estruturas de Produtos, para indicar quais os materiais são empregados na produção de cada Produto Pronto.

Início do processo produtivo

Estando tudo configurado, o Rufus Lemure está apto a ser usado para a seguinte cadeia produtiva.

Operacional

• Registro de pedidos de venda de clientes;
• Geração de ordens de produção à partir dos pedidos de venda;
• Liberação das ordens para produção;
• Registro de horas trabalhadas em interface simplificada própria para compatibilidade com os cartões de ponto com código de barras;
• Fechamento das ordens, registro dos materiais empregados (se for o caso)
• Liberação das ordens para faturamento;
• Faturamento dos pedidos vinculados às ordens liberadas.

Gerencial

• Consultar as ordens pendentes e sua situação atual, conforme o registro de horas;
• Planejar as compras conforme as ordens abertas (se for feito controle de recursos/estoques);
• Consultar carga trabalhada por máquina, operação, funcionário ou produto pronto;
• Avaliar o comprometimento % da capacidade produtiva em comparação como que está sendo realmente feito.

Isto implica em duas configurações possíveis do cenário.

• Cada produto possui um roteiro de produção estabelecido, com a sequência correta das operações.
• Não há roteiro de produção definido, mas há uma ou várias operações, e a escolha da operação necessária é feita manualmente baseada em projeto impresso.

Cada produto possui um roteiro de produção estabelecido, com a sequência correta das operações

Neste cenário o controle é mais completo, pois o Sistema tem como saber qual operação conclui a tarefa. Neste caso as diárias de operação que forem fim de roteiro*** ou que estiverem marcadas como fim do item** contabilizam o estoque do produto principal, e a situação é controlada da seguinte forma: se não houver mais saldo a produzir ou se houver um item marcado como fim do item** está concluído. Se não houver fim do item** contabiliza somente o saldo dos itens de fim de roteiro***.

Características: permite controle de saldos de produção e o encerramento da produção com quantidade produzida menor que a necessária.

Para ativar: vá em Configurações, Cadastros, e desmarque a opção “Desconsiderar o Roteiro de Produção”.

Indicado para: controle de produção mais afinado, em empresas que possuam roteiro de produção dos seus produtos já definidos. Ex: empresas em geral de produção de itens em série.

Não há roteiro de produção definido, mas há uma ou várias operações, e a escolha da operação necessária é feita manualmente baseada em projeto impresso

Neste cenário o controle é mais simples e passível de erros humanos, pois o Sistema não tem como saber qual operação conclui a tarefa. Qualquer operação pode concluir a tarefa e nem todas precisam ser executadas. Neste caso as diárias de operação nunca são fim de roteiro*** e as que estiverem marcadas como fim do item** contabilizam o estoque do produto principal, e a situação é controlada da seguinte forma: quando o saldo é menor ou igual a zero, está concluído. Se não houver nenhuma marcação de fim do item** nas diárias, o total produzido sempre é zero. Para baixar itens que ainda tem saldo, e o saldo será cancelado, devem ser usados os comandos na própria ordem.

Características: permite controle de saldos de produção e o encerramento da produção com quantidade produzida menor que a necessária, permitindo controlar saldos parciais. Permite (através da ordem diretamente) baixar itens parciais em definitivo (saldo cancelado).

Para ativar: vá em Configurações, Cadastros, e desmarque a opção “Desconsiderar o Roteiro de Produção”.

Indicado: para controle de produção simples, somente com registro de horas, em empresas que estejam iniciando o processo de controle da produção ou que tenham processos muito heterogêneos e produtos que não se repitam em suas características. Ex: matrizarias.

Conforme o objetivo e o nível de controle desejado pela empresa, é usado um dos dois cenários. O primeiro normalmente é usado em empresas com processo mais coeso e o segundo em empresas com processo mais heterogêneo ou em empresas que estejam iniciando o controle de produção nas etapas iniciais.

Notas:

* todas as diárias, sejam quais forem as operações, contabilizam estoque dos materiais.

** opção da diária de produção “esta operação termina a produção do item” marcada

*** fim do roteiro – é a última operação do roteiro de produção

Observações

Para não corromper a compatibilidade do Rufus Lemure em uma situação de troca de configuração, levando-se em conta que provavelmente qualquer empresa que comece com o controle simples, em algum momento desejará passar ao controle mais completo, as ordens de produção não podem levar em conta somente a configuração atual.

Desta forma, quando a Ordem é gerada, o sistema avalia qual a configuração atual, e então esta é gravada na Ordem, sob o campo “Fim Roteiro” nas operações da Ordem. Da mesma forma o roteiro é gravado nesta hora e não pode ser mais alterado, deixando de ser vinculado ao roteiro atual do produto, mesmo que este seja modificado.

Assim, uma Ordem gerada pela configuração do modo 1) será sempre do modo 1), ainda que seja ativado o modo 2). As Ordens geradas podem “conviver” tranquilamente no banco de dados, seja qual for a configuração “atual”.

Nota: para saber a forma sob a qual a Ordem está, basta avaliar se o campo “Fim Roteiro” no grid demonstrativo de operações está indicando “Fim Roteiro”, “Sim” na linha das operações. Neste caso está no modo 1) completo. Se estiver em branco, está no modo 2) mais simples, sem roteiro. A informação de “Zerar saldo” continua da mesma forma, funcionando conforme descrito mais acima.

Estrutura é composta pela seguinte lógica de trabalho:

1. As Ordens de Compra e de Produção podem ser firmes (caso padrão) ou somente previsão (conforme campo na tela de cadastro);
2. As Ordens que forem do tipo “previsão” poderão ser excluídas pelo próprio planejador de recursos, quando da hora de um replanejamento;
3. Ordens de Compra firmadas mas que tenham data de entrega na mesma semana de uma necessidade, poderão receber “sugestão de otimização”, para antecipar.

O sistema então tenta otimizar as compras obedecendo aos critérios:

• redução de estoques;
• redução de compras;
• o MRP possa ser rodado diariamente.

Obedecendo a estas requisições listadas acima, o programa deverá ser capaz de permitir organizar e reorganizar o planejamento das compras, de forma complementar (as previsões são mantidas e apenas complementadas) ou em modo de replanejamento (todas as previsões são desconsideradas e apagadas, antes de planejar).

Nota: isto incluir mais uma medida operacional aos usuários, por padrão somente as OC/OP geradas automaticamente no planejamento de recursos são marcadas como previsão, então quando uma OC previsão é enviada ao fornecedor, e portanto firmada, ela somente poderá ser alterada manualmente, e portanto é preciso que o campo “Previsão” no cadastro da OC seja desmarcado. O mesmo vale para as OP enviadas para a produção.

Cadastro de OC e OP previsão

No Cadastro de Ordem de Compra e no cadastro de Ordem de Produção, há um campo para marcar que indica “Esta Ordem é uma Previsão” – isto indica ao sistema se a OC/OP é previsão ou firmada. Esta informação controla se o replanejamento de MRP pode excluir a ordem ou não.

Ferramenta de planejamento de recursos

Esta ferramenta permite que o Sistema analise automaticamente as demandas existentes, cruze as datas de entrega desejadas, e planeje as compras e a produção em conformidade com estes parâmetros. Embora o funcionamento seja complexo, a tela é bastante simples, e conta com 3 campos alteráveis:

• Planejar até: informe aqui a data até onde deseja fazer o planejamento. Como o planejamento é cumulativo, o Sistema leva em considerações todos os pedidos, OC, OP, estoque registrados desde o começo do uso do Rufus Lemure até a data indicada neste campo;
• Refazer o Planejamento, apagando as Previsões anteriores: se marcado, diz ao sistema para remover todas previsões e fazer tudo de novo. Se desmarcado, o sistema entra em modo “complementar”, ou seja, nada será apagado e as previsões serão tratadas como se fossem firmadas. OBS: enquanto não for clicado o botão “Confirmar” para executar o planejamento descrito, todas as operações ficam apenas em memória e não são registradas.
• Não gerar Ordens de Produção: embora as OP sejam consideradas nos cálculos, não serão geradas, devendo ser feito o cadastramento das OP manualmente.

O painel “Planejamento das Necessidades” tem por objetivo demonstrar o que foi analisado pelo Sistema para chegar aos totais calculados. Ele detalha quais estoques já foram considerados e quais estoques são insuficientes e devem ser complementados por Compra.

Planejamento de Recursos (MRP) – os dados são fictícios

No segundo painel “Distribuição das Compas e Produção”, o Sistema exibe o resultado final dos cálculos, exibindo o que teoricamente precisa ser comprado ou produzido, para qual data de entrega e de quem deve ser comprado. Foi inclusa uma coluna no final, chamada “Sugestões de otimização”.

As sugestões serão dadas levando em conta se há OC FIRMADAS na mesma semana porém em data posterior à demanda. O sistema então irá sempre sugerir para adiantar a compra para o primeiro dia da semana, assim permitindo que a mesma entre no replanejamento, podendo ser eventualmente utilizada para outra necessidade.

Resumo

Ao fazer o planejamento, é preciso levar em conta o seguinte:

• O Planejamento MRP não é uma coisa estática, e sim dinâmica. Então, alterando a data de entrega de um Pedido de Venda, OC/OP firmados ou o estoque dos itens, haverá mudança de planejamento. Se for marcada a opção “Refazer o Planejamento” a mudança é ainda mais acentuada (isto é recomendado, assim evita que restos de planejamentos anteriores gerem estoques excedentes).
• Quando alterar uma OC/OP que seja previsão, e não se deseje perder as informações em caso de replanejamento, é necessário tirar as mesmas do modo “Previsão”, colocando no modo “Firme”.
• OC/OP em modo Previsão serão bloqueadas para operações como faturamento, baixa e produção. Na impressão será exibida a faixa “** Previsão **”.
• Na sugestão de otimização serão consideradas somente as OC firmadas, caso esteja marcada a opção “Refazer o Planejamento” ou todas, em caso de estar desmarcado.
• A antecipação das OC é apenas sugerida, e deve ser feita manualmente.

Nota: o objetivo do MRP é fazer coincidirem as compras com as necessidades produtivas, ficando apenas o estoque mínimo. Então quando os parâmetros (como a data de entrega) são alterados, é preciso refazer o planejamento.

A tendência é que aos poucos trabalhe-se sempre com o seguinte cenário: OC/OP firmados para a semana atual ou parte da próxima, e somente Previsão para os períodos seguintes, permitindo flexibilidade maior quando entram novos pedidos, ou datas de entrega são alteradas.

Continuam valendo as restrições de máquinas, ou seja, uma mesma máquina não pode executar mais de uma operação por vez.

Assim, quando uma operação for por máquina, a cada comando de início de operação é sugerida uma máquina diferente, possibilitando inclusive que uma mesma Ordem de Produção/Serviços possa ser executada ao mesmo tempo em várias máquinas e controladas pelo mesmo operador.

Ativando a opção

Para ativar a opção, vá na tela principal do sistema, na pasta Configurações, ícone Opções Gerais, aba Cadastros, e então marque a opção “Permite Várias Operações em andamento para o mesmo Funcionário”.

Também é necessário ir no cadastro do setor onde as operações poderão ser iniciadas em paralelo pelo mesmo funcionário, e marcar a permissão também para o setor.

Iniciando várias Operações

A partir daí, a tela de registro de operações vai mostrar a opção “Iniciar outra Operação”. Por padrão esta opção vem oculta, e só é exibida e ativada após uma operação ser iniciada.

Registro de Operações, permitindo iniciar várias operações em paralelo para o mesmo funcionário

Inicie uma operação normalmente, então a tela de Registro de Operações será exibida no estado de “operação em andamento” e vai exibir uma lista suspensa para permitir selecionar as operações que já estão em andamento para este funcionário. Quando você marca o campo “Iniciar outra Operação” a tela se alterna para o modo de “iniciar operação”. Assim é possível alternar entre iniciar ou finalizar operações mesmo que já existam operações em andamento para o funcionário e ainda será possível alternar entre as operações em andamento para indicar qual deseja finalizar.

Então,

A – Quando houverem várias operações iniciadas, o Sistema exibe a lista ao lado da frase “Você está Executando esta Operação:”, onde aparecem as diárias de produção (número à esquerda da lista, que identifica a sequência produtiva), a Ordem e a Operação que estão sendo executadas, como no exemplo: Ordem 1 – Operação 9 e Ordem 1 – Operação 2.

Basta selecionar a operação desejada e finalizar normalmente.

Quando houver apenas uma operação em andamento a tela oculta a lista e trabalha normalmente.

B – O sistema exibe também a opção “Esta Operação será continuada”, tornando mais fácil ao operador indicar quando vai continuar a operação outro dia, ou quando outra pessoa vai continuar esta operação. Se esta opção estiver desmarcada, e a quantidade for diferente de zero, o Sistema interpretará que a operação foi concluída, e será retirada da lista de operações em aberto – neste caso será preciso alterar a Diária manualmente para Retrabalho para reabrir a operação. OBS: esta quantidade refere-se ao Item da Ordem Produzido, e não a materiais semi-acabados que fazem parte do roteiro.

C – A opção “Esta Operação Termina o Item”, quando marcada, indica ao Sistema que o produto XXX que consta na Ordem está pronto. Neste caso será dado entrada de estoque do produto, caso a empresa tenha controle de estoques.

Observações

O controle de operações, ainda que permitindo iniciar operações paralelas por funcionário (um funcionário controlando duas máquinas), e permitindo que operações já iniciadas por um funcionário possam ser iniciadas por outro ao mesmo tempo (caso onde há duas máquinas e dois operações executando ao mesmo tempo a mesma Ordem de Produção e operação), limita-se à quantidade de máquinas disponíveis, ou seja, se a operação X só tem uma máquina registrada como apta a realizar esta operação, não serão visualizadas para outros operações mesmo com as opções marcadas, até que a máquina esteja disponível.

1. Gera-se o Pedido de Venda para o cliente, contendo os produtos e serviços vendidos.
2. Na tela do Pedido de Venda, gera-se a Ordem de Produção.
3. Esta ordem, quando liberada para Produção, começa a aparecer na fila dos operadores, para registro de horas.
4. Ao finalizar a Ordem, a mesma aparece como notificação para o encarregado, para faturamento.
5. Basta ir no pedido de venda e gerar nota fiscal.

Funções das Telas

Estas são as telas envolvidas nas principais funcionalidades descritas aqui:

• Pedido de Venda – registra o pedido para faturamento, faz a ponte entre o orçamento, se existir, a ordem de produção e a nota fiscal.
• Ordem de Produção – serve para registrar as operações na fila, bem como visualizar de forma rápida o resumo de operações vinculadas que foram realizadas.
• Diárias de Produção – são o registro de horas em si, guardando os materiais empregados, faz baixa e entrada de estoque quando necessário, contém o total de horas de cada operação, quem fez e como fez. Sempre que os operadores registram horas, eles está internamente gerando diárias de produção. Quando for preciso operações manuais, como baixa manual por esquecimento do operador, ou liberação para retrabalho, é preciso localizar a diária e fazer as alterações alí.
• Operações em Andamento – permite uma visão rápida de toda a fábrica, indicando quais operações estão sendo produzidas no momento.

Ciclo de vida de uma Ordem de Produção

Este é o roteiro simplificado de trabalho sobre uma ordem:

1. Abra o cadastro de Pedidos de Venda, configure as informações e lance os itens solicitados pelo cliente.
2. Vá na guia Ordens de Produção, clique o botão direito, e em seguida no menu “Gerar Odem de Produção e Serviços…”.
3. Marque os itens que deseja jogar na Ordem e clique OK.
4. Complemente as informações na Ordem, e clique em Gravar. Pronto, a Ordem está disponível para a produção. Na listagem de produtos, coluna OBS, o que for digitado estará disponível para os operadores no registro de operações. Isto pode ser por exemplo, detalhes de projeto ou comentários relevantes.
5. Quando a Ordem for Concluída, deve-se voltar na tela do Cadastro de Ordens de Produção, e clicar no menu Ações -> Liberar para Faturamento.
6. Então basta voltar no Pedido de Venda, ir na guia Totais, e clicar em Gerar NF. O resto do procedimento é faturamento padrão.

Obs: embora sejam vários passos e detalhes, como estes eventos são aos poucos, conforme a evolução da ordem, acabam sendo naturais e sequenciais.

Ordem de Produção

Casos especiais

Para fechar uma diária manualmente – vá na ordem de produção, clique na guia “Operações”, e marque a opção “Exibir Diárias de Produção”. Localize a diária pendente à qual o operador se refere. Dê clique duplo sobre o item. Irá abrir a tela Cadastro de diárias de produção. Indique a situação como “Concluído”, indique a quantidade parcial que foi produzida, e grave. Se esta operação finaliza o item da Ordem, marque a opção “Finalizar o Item da Ordem”. Indique a data e hora finais e clique em Gravar. Pronto, a operação estará concluída.Para indicar Retrabalho – vá na ordem de produção, clique na guia “Operações”, e marque a opção “Exibir Diárias de Produção”. Localize a diária pendente à qual o operador se refere. Dê clique duplo sobre o item. Irá abrir a tela Cadastro de diárias de produção. Indique a situação como “Retrabalho” e clique em Gravar. Pronto, a operação estará concluída.

Diárias de Produção

Este registro permite que a empresa saiba o tempo todo o que está sendo produzido, quando começou e quem está fazendo, o que levará a um controle mais completo do processo produtivo, cálculo de custo-hora mais correto, e organização mais aprimorada do roteiro de trabalho a médio prazo (informação mais exata do tempo necessário a cada operação/produto). Todas estas informações levam à criação de estatísticas e consultas avançadas, como o BI (inteligência artificial para negócios), e incremento da capacidade estratégica da empresa.

Como acessar?

• No Sistema está configurado o usuário produção sem senha. Basta clicar no usuário e clicar ok;
• Este usuário será usado para acessar nos computadores da produção, por qualquer operador;
• Este usuário dá acesso aos ícones “Registro de Operações” e “Operações em Andamento”;
• “Registro de Operações” é a ferramenta que permite o apontamento de horas;
• “Operações em Andamento” permite uma visão rápida de toda a fábrica, indicando quais operações estão sendo produzidas no momento;

O que aparece no Registro de Operações?

Esta tela foi projetada para ser simples e fácil de utilizar em ambiente de “chão de fábrica”. É composta pelos campos listados abaixo.

Campos sempre visíveis:

• Campo onde é digitado ou inserido o cartão, e ao lado o campo onde aparece o nome do funcionário selecionado;
• Botão “Pesquisar”, permite atualizar os dados, buscando novamente no banco de dados;
• Botão “Fechar”, fecha a tela;
• Botão “Voltar”, limpa a tela e volta ao estado original de digitar o cartão.

Quando nenhuma operação está em andamento para o funcionário, aparece o seguinte:

• Botão Iniciar, em verde. Serve para iniciar a operação selecionada na lista logo abaixo (tecla de acesso = F5);
• Opção “incluir operações já iniciadas”, quando marcado exibe as operações que já estão em andamento por outras pessoas, caso desmarcado exibe apenas as ainda não iniciadas;
• Lista de Operações a Iniciar, exibe todas as operações ainda não terminadas e detalhes de suas ordens, filtradas por funcionário e máquina;

Quando uma operação está em andamento para o funcionário, aparece o seguinte:

• Botão Finalizar, em vermelho. Serve para encerrar a operação em andamento (tecla de acesso = F9);
• Detalhes da operação, logo abaixo da frase “Você está executando esta operação”;
• Botão Obs, em amarelo. Serve para exibir observações especiais da ordem de produção (tecla de acesso = F12);

Como usar o Registro de Operações?

Para usar, basta seguir a esta sequência:

1) Informe ou passe o seu cartão no campo “Número do Cartão”. Quando nenhuma operação está em andamento, aparece uma lista de operações não finalizadas. Marcando a opção “incluir operações já iniciadas”, será exibido também o que outros operadores estão fazendo no momento, permitindo iniciar a mesma operação em duas máquinas ao mesmo tempo. Clique na operação desejada (vai marcar em azul) e clique no botão verde Iniciar ou tecle F5.

Registro de Operações, operações disponíveis para iniciar

2) A tela será alterada para a visão abaixo. Ela exibe detalhes da operação em andamento. Quando uma operação está em andamento, sempre que você passar seu cartão, será exibida a tela abaixo. Para ver as observações, basta clicar no botão amarelo, ou teclar F12. Para finalizar a operação, basta clicar no botão vermelho Finalizar ou teclar F9.

ATENÇÃO: existe o campo “esta operação termina o item”, que quando está marcado indica que a produção do item relacionado como “produto” está concluída, e nenhuma outra operação é necessária. Isto encerra a ordem e não permite mais lançamentos de horas. Marque esta opção SOMENTE QUANDO A PRODUÇÃO DO ITEM ESTÁ CONCLUÍDA.

ATENÇÃO 2: quando indicar quantidade produzida = 0, ou inferior ao saldo da ordem, ou marcar a opção “esta operação será continuada”, a operação permanece pendente para ser reiniciada normalmente. Caso contrário ela é fechada e só volta à lista quando informado Retrabalho. Isto deve ser usado normalmente quando você chegou ao final do expediente e continuará no dia seguinte, ou quando há troca de turno e a operação será continuada por outro operador. SEMPRE quando há troca de turno, fim de turno ou parada de uma ordem para produzir outra sem concluir, deve ser marcado para continuar a operação, e informada a quantidade parcial produzida.

Registro de Operações, operação em andamento

3) Ao clicar iniciar, ou finalizar, será pedida confirmação do cartão, para evitar confusão entre funcionários, e que um registre operações no cartão do outro sem querer (quando a tela permanece aberta). Digite ou passe o cartão e clique ok ou tecle Enter.

Esta tela solicita a confirmação do fim da operação. Passe seu cartão ou digite seu código de crachá.

E pronto! O registro de horas no Rufus Lemure resume-se a iniciar e finalizar as operações conforme elas forem sendo executadas. Simples e rápido, porém necessita de alguns cuidados:

• Sempre inicie e finalize as operações dentro do seu turno. Antes de ir embora nunca esqueça de finalizar as operações em aberto, e reiniciá-las no dia seguinte. Isto garante o cálculo de horas correto;
• Para eliminar a necessidade de informar horas e início e fim, o Sistema pega as informações do relógio do computador, ou seja, sempre inicie e finalize nas horas corretas, e nunca “antes” ou “depois”, pois isso acarreta em horas incorretas.

Casos especiais

Existem algumas situações especiais, que devem ser repassadas ao encarregado da produção para acerto, quando necessário.

• O funcionário esqueceu de finalizar a operação no dia anterior – embora o sistema faça um cálculo baseado nos turnos, para garantir a exatidão das informações, é preferível avisar ao encarregado, para que este finalize a operação manualmente com a hora exata.
• Retrabalho – nos casos em que uma operação foi executada, porém acabou-se descobrindo erros e a mesma terá que ser refeita, é necessário informar ao encarregado, para que seja registrado no Sistema que a operação está em RETRABALHO. Desta forma, a mesma vai aparecer novamente na sua fila, para ser reiniciada. Assim o tempo gasto no retrabalho também será contabilizado no total de horas. Nestes casos, a tela “Operações em Andamento” exibe o item indicando situação “Retrabalho”.

Observações

O controle de operações, ainda que permitindo iniciar operações paralelas por funcionário (um funcionário controlando duas máquinas), e permitindo que operações já iniciadas por um funcionário possam ser iniciadas por outro ao mesmo tempo (caso onde há duas máquinas e dois operações executando ao mesmo tempo a mesma Ordem de Produção e operação), limita-se à quantidade de máquinas disponíveis, ou seja, se a operação X só tem uma máquina registrada como apta a realizar esta operação, não serão visualizadas para outros operações mesmo com as opções marcadas, até que a máquina esteja disponível.

Justamente para permitir a simplicidade no uso, este módulo se fundamenta no uso de estruturas-fantasma, ou seja, apenas o Produto Principal e os Materiais e Componentes utilizados são movimentados no estoque. Os subconjuntos são ignorados e servem apenas para fins de organização estrutural e determinação da quantidade final de cada material.

O objetivo desta tela é fornecer um primeiro contato da empresa com o controle produtivo já na versão Profissional, de forma que seja iniciado o uso das estruturas e o efetivo controle do estoque.

Obs: devido a esta forma de trabalho, os subprodutos que compõe a estrutura, caso existam em estoque físico, no sistema são considerados matérias-primas, ou seja, são contabilizados como se estivessem desmontados em seus componentes.

Funcionamento

Você precisa ter a versão do Rufus Lemure edição Profissional, então ir em Configurações, Cadastros Gerais, aba cadastros, e então ativar a opção “Ativar o Registro de Produção”.

A ferramenta de Registro de Produção é acessada na pasta Cadastros Gerais, da mesma forma que se acessa o Movimento de Estoque. O ícone é chamado “Registro de Produção”.

Uma vez aberta a tela, o funcionamento é muito fácil: basta informar o código do Produto principal e sua quantidade, indicar se é uma informação de Registro de Produção ou de Estorno de Registro, e clicar em Gravar para executar o registro de estoque.

O conceito é que em operações de Registro de Produção, ao clicar gravar, o Sistema irá executar entrada do Produto Principal no estoque, e saída dos materiais. Os subprodutos são ignorados e servem neste caso apenas para contabilizar as quantidades corretas dos materiais. Para os materiais é feita a saída de estoque conforme as quantidades descritas na lista de materiais à direita da tela.

Em caso de estorno, é registrada ação inversa: sai o Produto Principal, e entram as matérias-primas. Para entender isso melhor, basta executar um Registro e verificar a consulta de movimento de estoque para a data de hoje.

OBS IMPORTANTE: para fins de registro e controle, não é permitido apagar movimentos gerados por esta tela, e os estornos geram sempre novos movimentos, portanto é necessário cuidado na hora de baixar, caso contrário será preciso fazer correções de estoque.

ITENS ALTERNATIVOS: para itens alternativos, como no caso de materiais reciclados, basta remover da lista de materiais os itens originais que não seja usados, ou corrigir sua quantidade, e inserir os itens alternativos, como se faz em qualquer parte do Sistema, referente ao uso de “grids” ou tabelas.

Registro de Produção Simplificado

A tela é composta de barra de comandos, área de filtragem com com código do produto e quantidade, painel à esquerda contendo a lista completa da estrutura de forma hierárquica, e lista de materiais filtrados à direita, para determinar quais materiais devem ser baixados.

Obs: os produtos configurados no cadastro para “não movimentar estoque” eliminam os seus materiais respectivos da baixa de estoque (“grid” da direita). Os materiais que também não movimentam estoque são ignorados. Os materiais repetidos ao longo da estrutura são agrupados.

A lógica de trabalho desta tela irá gerar o seguinte fluxo de informações:

1. Notas de entrada de fornecedores somam ao estoque de matérias-primas;
2. Registro de produção faz baixa das matérias-primas, e entra o estoque do produto acabado;
3. Notas de venda para clientes diminuem o estoque do produto pronto;

Assim, de forma bastante simples o Sistema permite controlar estoque das matérias-primas e estoque dos produtos prontos, sem levar em conta os subprodutos e sem criar burocracia desnecessária no uso do Sistema.

Por fim, o momento de executar o Registro de Produção, é quando os pedidos são confirmados na Produção, e são liberados para Faturamento.

Se você consultar o movimento de estoque, no ícone Movimento de Estoque na pasta Cadastros Gerais, verá os movimentos detalhados como “Registro de Produção (Materiais)”, “Registro de Produção (Produto)”, lançados na mesma ordem da lógica de estrutura. Os registros “(Materiais)” reportam saída, os registro “(Produto)” reportam entrada no estoque.

Para ativar os serviços de terceiro na produção

Os serviços de terceiro poderão ser inclusos de duas formas: como operações realizadas fora (quando houver uma operação interna equivalente e será decidido na hora se será externo ou interno), ou como serviços de terceiros realmente, quando um beneficiamento sempre é realizado fora, sem operação interna equivalente.

Para ativar os serviços de terceiro sobre a produção, é preciso:

• Atualizar as tabelas padrões do programa, entrando em configurações -> manutenção do banco de dados -> criar tabelas padrões.
• Criar o grupo “operações terceirizadas” na família 11 (operações terceirizadas).
• Configurar os serviços de terceiro para estarem neste grupo.
• Se for uma situação onde uma operação pode ser interna ou ser substituída por um serviço de terceiro durante a produção, no cadastro da operação é preciso configurar “serviço de terceiro equivalente”.
• Ao gravar uma ordem de produção, conforme o roteiro dos itens, ou a configuração de “desconsiderar roteiro”, o programa irá criar a listagem de operações para cada produto, levando em conta se há serviços de terceiro seguindo as regras acima. Se houver serão listados no mesmo nível das operações porém identificados como “serviço terc”. Se a operação for do tipo “dentro ou fora” da empresa, aparece como operação normal.

Configurações Adicionais

• Será preciso configurar quais os funcionários que possuem acesso/permissão para enviar ou retornar remessas a terceiros. Para isso, basta ir no “Cadastro de funcionários”, localizar o funcionário em questão, e marcar a opção “Este Funcionário pode enviar ou retornar Serviços de Terceiros para beneficiamento”, e então gravar. Desta forma, quando este funcionário passar o cartão no registro de operações, ele será filtrado quanto ao tipo de ação que pode desempenhar: operações, remessa de serviços ou retorno de serviços.

Cadastro de Funcionários, veja a opção logo acima das observações

Registrando nas Diárias

Na geração das diárias, agora há um campo “Tipo” que identifica se é operação interna, um serviço de terceiros externo ou uma operação com serviço equivalente também externo.

• Operação Interna: operação normal executada dentro da empresa, serão ativados os campos operador/máquina e o processo é padrão;
• Serviço de Terceiros: será ativada a opção para selecionar o serviço de terceiro, funcionário responsável pelo envio e terceiro para o qual será enviado. Se a situação da diária for concluída, será ativada a opção para indicar o funcionário responsável pelo retorno.
• Operação com serviço de terceiro equivalente: se a operação pode ser executada dentro ou fora da empresa, quando for executada fora deve ser selecionada esta opção. Se a operação for interna, será selecionada a opção padrão “0 – operação”. Desta forma, tem-se operações normais, serviços externos e operações que podem ser substituídas “na hora” por serviço extenro. Isso permite inclusive que parte da produção da operação seja interna e parte externa, apenas criando duas diárias.

Desta forma, com esta estrutura, pode-se controlar quando os materiais foram ou voltaram, e para qual terceiro foram enviados. Futuramente o sistema será ampliado para integrar NFs de remessa e retorno.

Cadastro de Diárias de Produção, veja o campo Tipo de Operação

Registro de Operações

Utilizando a interface do Registro de Operação para indentificar Remessas, torna-se mais simples agrupar várias OP para remeter a beneficiamento. Também simplifica o processo de retorno dos materiais.

Para acionar, é simples: basta abrir o registro de operações, passar o cartão e então será ativada a lista “tipo de ação”. Em funcionário sem esta permissão, a lista é desativada e selecionada a opção padrão “0 – Operações”.

a) Para enviar remessa, vá com o “mouse” na lista de tipos de ações, e selecione “1 – Enviar Serviço Terceiro”. Serão listadas todas as operações do tipo serviço de terceiros ou operação com serviço de terceiro equivalente (aquelas que podem ser executadas tanto dentro quanto fora da empresa). A lista também será alterada no sentido de exibir um “checkbox”, ou seja um quadrinho para marcar/desmarcar cada linha, situado à esquerda. Marque tudo que deseja enviar, e clique Iniciar. Será exibida a pesquisa para que o usuário indique qual o Terceiro para o qual será enviada a remessa. Selecione o Terceiro e clique “Ok”. “Cancelar” cancela toda a operação. CUIDADO: ESTA OPERAÇÃO SÓ PODE SER DESFEITA MANUALMENTE, DIRETO NAS DIÁRIAS DE PRODUÇÃO, PORTANTO, MUITA CAUTELA NA HORA DE CONFIRMAR!

• • Nas situações de serviços de terceiro, o campo de incluir operações já iniciadas continua valendo na mesma lógica, porém passa a valer para remessas já enviadas que ainda tenham saldo, ou operações internas parcialmente executadas, que tenha sobrado saldo a ser remetido a terceiros. Assim permite-se ações mistas – por exemplo: em 2 peças, 1 pode ser executada dentro da empresa e outra remetida a beneficiamento fora.
  • Uma operação só pode ser remetida uma vez, ou seja, não está previsto várias remessas de materiais, avaliando o saldo, para uma mesma operação/produto dentro da mesma ordem de produção. Caso a situação da diária de registro seja alterada para “2 – Retrabalho”, o sistema volta a considerar como pendente

e permitir novas remessas, conforme funciona com as operações.

• Será remetida sempre a quantidade de saldo da operação.

b) Para retornar a remessa, vá com o “mouse” na lista de tipos de ações, e selecione “2 – Retornar Serviço Terceiro”. Serão listadas todas as operações do tipo serviço de terceiros ou operação com serviço de terceiro equivalente, que já tenham sido remetidas a terceiro, e com situação “0 – Pendente”, ou seja, ainda não retornadas. As colunas da lista mudam, listando o número da diária correspondente ao envio e os dados do terceiro fornecedor para o qual foi enviada a remessa.

Basta marcar as remessas que devem ser retornadas e clicar em “F9 = Retornar”. Pronto, as remessas estão retornadas, com a data/hora de hoje e na quantidade remetida.

• Será retornada sempre a quantidade de saldo da operação.

Registro de Operações, veja o campo de tipo de ação, na parte superior direta da tela

Consultando Remessas e Retornos

Para consultar as remessas e retorno, valem as mesmas consultas de diárias de produção, ou seja, na tela de “Consultas Diárias de Produção”, qualquer dos relatórios será sensível aos critérios de “Situação da Diária” e “Tipo de Operação”.

Para filtrar operações normais, basta selecionar “0 – Operação” em “Tipo de Operação”. Funciona como sempre foi.

Para filtrar remessas enviadas a terceiros, basta selecionar “1 – Serviços de Terceiro” em “Tipo de Operação”. Desta forma serão filtradas as diárias de remessa, sendo que a situação funciona da mesma forma: “0 – Pendente” = “Enviada” – “1 – Concluída” = “Retornada”. Retrabalho indicará que a remessa foi e voltou, mas que foi rejeitada e terá que ser feita novamente. Neste caso a operação/serviço de terceiro volta para a fila para ser remetida novamente.

Limitações

As limitações atuais deste processo são:

• A quantidade de remessa/retorno será considerada o saldo da operação durante o envio/retorno, ficando registrada na volta da remessa.
• Não é possível indicar a nota fiscal de remessa/retorno que foi utilizada, isto será implementado posteriormente.