O sistema de registro individualizado de selos do INMETRO é atualizado quando se faz o registro do Lote comprado. O sistema passa a fazer controle de cada selo: se foi utilizado, se foi cancelado, se não foi utilizado, e se não foi utilizado e está vencido na data de hoje.

A partir disso o sistema monta o relatório de estoque de selos e permite ativar a configuração de alerta de estoque abaixo do mínimo.

• Em Cadastro de Usuários, notificações, marque “Notificar quando os Selos do INMETRO estiverem com Estoque abaixo do Mínimo”, que ativa o alerta na tela principal para o usuário.
• Em Configurações Gerais na aba “Extintores” utilize a opção “Estoque mínimo de Selos do INMETRO”, isto indica quando alertar para recompra.
• Em Consulta Selos do INMETRO o relatório 5 – Estoque de Selos indica a utilização dos estoques de selos.

Um selo só entra no cálculo do estoque de selos se foi primeiramente registrado um lote de selos comprado compreendendo o intervalo.

Os principais cadastros relacionados a isso são, na pasta Extintores:

• Cadastro de Selos do INMETRO: informe o primeiro e último selo do lote e a data e compra e validade.
• Cadastro de Inspeção de Extintores: a cada inspeção realizada, informe o selo do INMETRO para baixa de estoque.
• Cadastro de Selos Cancelados: se um selo foi danificado ou perdido, informe o número, a data e o motivo.
• Consulta Selos do INMETRO: relatórios que permitem consultar onde cada selo foi usado ou perdido, ou se o lote venceu com selos ainda por usar.

Em Consulta Selos do INMETRO, os relatórios mais importantes são:

• 0 – Consulta Padrão: relatório que mostra os lotes, sua situação geral, total de selos, quantos foram cancelados e usados e o saldo final.
• 1 – Listagem de Serviços Prestados: relatório que mostra onde cada um dos selos do lote foram usados, e quais não foram encontrados, para conferir se faltou baixar algum.
• 5 – Relatório de Estoque de Selos: esta consulta mostra um ficha com o total de selos agrupando todos os lotes.

Dessa forma, caso haja divergência de estoques, é recomendado:

1. Verificar no relatório 5 se há divergência de saldo.
2. Se houver divergência, verificar na consulta padrão qual dos lotes de selos está divergente, e se é para menos ou para mais.
3. Depois faça acerto do estoque dando baixa se necessário no lote ou nos selos cancelados.

Observação: uma forma simples de dar baixa no lote inteiro é colocando a data de validade do lote = a data de acerto do estoque -1 dia. Isso fará o sistema desconsiderar dali pra frente o saldo como estoque indisponível, sem afetar os selos já usados.

Em Cadastro de Produtos e Serviços, quando estiver ativada licença de Extintores, na aba Dados Adicionais haverá um campo TIPO para ser informado o tipo de extintor a que o serviço se refira, caso seja um serviço de recarga, reteste ou inspeção de Extintores. Ignorar para mangueiras, GNV e outros.

Observações: existe uma configuração global em Configurações Gerais, aba Extintores, “Tipo de Controle de Extintores”. Esta deve ser ignorada pois não se aplica ao caso, e se refere a se o serviço que cobra a inspeção deve ser um produto ou serviço, pois algumas empresas usam como se fosse um serviço de industrialização, que tecnicamente é um serviço da NF estadual de produtos.

Existe uma configuração global em Configurações Gerais, Extintores, “Tipo de Carga de Extintores”. Quando esta configuração está selecionada para Produto ou Serviço ela fica fixa. Quando está em <Todos> permite qualquer forma sem controle.

Em Cadastro de Terceiros, aba Financeiro/Faturamento, bem na direita embaixo, foi adicionado o campo Carga de Extintores com as opções de Auto, Produto, Serviço.

• Em Auto o sistema aceita a forma global do campo mencionado acima.
• Em Produto o sistema fará os controles em Orçamentos, Pedidos e Inspeções de Extintores para que a carga seja faturada como produto.
• Em Serviço o sistema fará os controles em Orçamentos, Pedidos e Inspeções de Extintores para que a carga seja faturada como serviço.
• Se todas as opções estiverem em Auto, o sistema deixará o operador proceder como achar melhor, apenas com controles mínimos.

Regra geral de amarrações para conseguir puxar o material total da carga em orçamento, pedido, rascunho:

• O material da carga não pode mais ser lançado na lista de materiais usados na Inspeção de Extintores.
• Se embutido no serviço: obriga a baixa de estoques no cadastro da Inspeção de Extintores e bloqueia o lançamento do material da carga em orçamentos e pedidos.
• Se como produto separado: impede a baixa de estoques no cadastro da Inspeção de Extintores e obriga o lançamento do material da carga em orçamentos e pedidos.

Estas regras independem se a carga é nova ou reaproveitada, devido à convenção de que carga reaproveitada deve ser entrada no estoque em NF própria de remessa de material, ou deve ser feita entrada manual de estoque do material da carga reaproveitada.

Preços: para que os preços funcionem corretamente em modo de faturamento misto, sugerimos que sejam usados dois preços em cada item. Para produtos e materiais os preços serão iguais. Para serviços de recarga e reteste um preço refere-se ao preço cheio mão-de-obra + material da carga e outro preço refere-se somente a mão-de-obra. Desta forma, se o cliente usa carga como produto seleciona-se uma lista de preços no orçamento e pedido, caso contrário a outra.

Orçamentos de Venda

No menu de Ações será exibida a informação do tipo de faturamento da carga de extintores, ao lado do título do menu quando aberto.

Se o tipo de faturamento for “Como Produto” vai exibir logo abaixo um menu “Puxar Material da Carga Total dos Extintores”. Quando rodar a função deste menu, o sistema irá validar os cadastros dos itens referentes a inspeções, para ver se têm tipo de extintor vinculado e se têm capacidade e material de carga.

Ao gravar o sistema valida:

• Se o modo do terceiro é carga como produto e tiver algum item de inspeção no orçamento obriga a informar um material de carga.
• Se o modo do terceiro é carga no serviço nunca poderá adicionar material de carga.
• Estes bloqueios funcionam também para o usuário Mestre.

Pedidos de Venda

Não foi feita nenhuma alteração no cadastro de Rascunho de Pedidos de Venda, se vier do orçamento o material da carga, este será listado e levado ao pedido, caso contrário não.

O funcionamento dos controles é semelhante ao orçamento, mas levando em conta que pode ser lançado à mão ou puxado de orçamentos com dados mais completos.

No caso dos Pedidos existem dois menus no botão de Ações:

• Puxar CARGA dos extintores – semelhante ao de orçamentos, deve ser lançado desde cedo o total de carga dos extintores, caso contrário não permite faturar. Se forem alterados a quantidade ou os tipos dos extintores do pedido, é preciso repetir o Ações, Puxar CARGA dos extintores. Esta função remove as cargas, se já existem, e depois adiciona no final do pedido.
• Puxar Materiais dos extintores – esta função já existia e continua normal, puxa somente as peças trocadas que tenham sido listadas no grid de materiais usados na inspeção. Este deveria ser puxado somente no final, antes de faturar.

Recomendação: para evitar erros nos controles é recomendado não faturar pedidos parcialmente, se o pedido é grande, o ideal é já separar em dois ou mais pedidos menores. Sugerido determinar qual o tamanho ideal de um pedido, para haver um padrão, e passar aos operadores.

Impressão: na tela de opções de impressão do Pedido de Venda e Rascunho de Pedido de Venda aparece a opção “Exibir Fat Carga Extintor”, ao ser marcada a informação aparecerá logo abaixo do terceiro do pedido.

Importante: em Orçamentos, Pedidos e NFs o sistema usa como chave o número do documento e a posição do item, isto é necessário pois podem haver itens repetidos com detalhes diferentes, como preços personalizados, descontos com variação, etc. Por isso, ao executar PUXAR CARGA o sistema vai remover a carga já lançada e depois adicionar de novo no final. Desta forma usamos a técnica de puxar sempre na mesma ordem e sempre adicionar itens no final, para garantir que venha sempre na mesma posição, se você inserir um item no meio por exemplo, o sistema irá saltar uma posição. O resultado desta interferência seria que o sistema teria a NF vinculada ao item 5, por exemplo, e este item 5 teria sido movido uma posição para baixo, ficando inconsistente.

Portanto: NUNCA adicione ou remova itens do pedido ou do orçamento após este documento ter sido confirmado ou parcialmente faturado. OU se o fizer, garanta que os itens permaneçam na mesma posição/linha.

Inspeção de Extintores

O material da carga NUNCA deve ser listado na tabela de materiais usados na inspeção do extintor. Anteriormente funcionava de outra maneira, agora foi normalizado para que a baixa de estoque ocorra por baixo do cadastro, sem que o usuário precise listar explicitamente o item.

Logo acima da lista de materiais usados tem um botão para marcar: “Baixar estoque da carga”, se marcado o estoque da carga é baixado ao gravar a inspeção, considerando a partir do tipo de exintor.

• Deve ser marcado se o modo de faturamento da carga do terceiro for SERVIÇOS, neste caso será obrigatório e o sistema irá acusar, pois neste caso nunca será puxado para a nota fiscal.
• Deve ser desmarcado se o modo de faturamento da carga do terceiro for PRODUTOS, neste caso será obrigatório desmarcar e o sistema irá acusar, pois neste caso o estoque será baixado na nota fiscal.

Em outras situações é opcional, lembrando que desmarcando e não listando na NF não haverá baixa de estoque do material da carga (opções em que os controles do modo de faturamento está desligado e fica a critério do usuário). Estas amarrações foram projetadas pensando em burocratizar o cadastramento o mínimo possível.

Famílias de Produtos e Capacidade

É preciso lembrar sempre que os grupos de produtos da família 80 devem ser usados SOMENTE em produtos e serviços que representam RECARGA OU RETESTE DE EXTINTORES.

Em alguns clientes foram notados alguns items usando os grupos da família 80 mas que são apenas peças relacionadas a extintores, vale fazer uma conferência de cadastro, por exemplo PEÇA VÁLVULA ABC, deveria constar como material ou produto, e não como família 80, pois é um material e não um serviço de inspeção.

Se deixar uma peça ou um serviço genérico, por exemplo, como grupo da família 80, o efeito será que quando lançar no pedido de venda o sistema considera um serviço de manutenção de extintores e vai tentar obrigar a vincular uma inspeção de extintores. O mesmo vale paras as famílias reservadas para mangueiras e GNV.

Desta forma fica a obs: se puxar no pedido algo que não é manutenção tentando forçar inspeção, basta trocar o grupo do item.

O cadastro de tipos de extintores deve ter a unidade de Capacidade compatível com a unidade do material de carga, por exemplo se o extintor suporta 4KG o material da carga respectivo deve ser cadastrado com unidade de medida KG, mas isso não será validado, precisa ser cadastrado correto, e o sistema subentende que vem correto.

O Lote de material de carga é identificado normalmente por marca, lote e batelada. Em alguns casos apenas lote, caso a empresa use sempre a mesma marca, para fins de facilitar o cadastramento. Como o controle de lotes do sistema possui apenas um número serial, foi avaliada a melhor forma de integrar este controle com os identificadores dos lotes de cargas de extintores, já que estes são compostos por várias informações. Concluímos que não é possível usar número de lote de vários campos, pois este controle é usado também para peças, sendo usado para informar o número de série, além de outras amarrações na licença de Produção.

Portanto o número de lote é único e deve ser criado composto com MARCA-L[LOTE]-B[BATELADA] ou MARCA-L[LOTE], desta forma ficando algo como “RESIL-L50493-B393923” ou “RESIL-L50493” se não houver batelada. Não pode haver repetição de ID de lote, como não pode haver repetição de lote/batelada em uma mesma marca.

Para simplificar o controle de uso de lotes, foram adicionadas três colunas no cadastro de Lotes de Entrada que devem ser preenchidas somente quando for lote de carga de extintor: Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada. Estes campos, quando informados, são usados para validar a gravação do ID do lote. No cadastro de lotes, no botão direito do grid foi adicionada uma opção para sugerir o ID de lote a partir do Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada, assim fica mais fácil de atribuir os IDs exclusivos em cada linha.

MARCA em branco também é válida na inspeção, desde que o lote tenha sido gravado sem marca, é sugerido manter um padrão sempre com marca em todos os locais, para evitar colisão de número de lote/batelada entre fornecedores, mas o uso mais conveniente irá depender das políticas internas de controle da empresa. Ao gravar também será rodado o recálculo de saldo.

No cadastro de Lotes foi inserido também um campo para Baixa Manual de lotes, desta forma lotes sem saldo ou com baixa manual não poderão mais ser usados nas inspeções, exceto em Carga Reaproveitada.

No cadastro de Inspeção de Extintores foi adicionado o campo MARCA DA CARGA, logo abaixo de Lote/Batelada, para que o operador informe a marca do lote que foi escolhido. O campo MARCA será usado em conjunto com lote e batelada para validar junto ao lote de entrada, cruzando os campos de material da carga do tipo de extintor com Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada. No botão de Ações foi adicionado o menu Selecionar Marca/Lote/Batelada para funcionar como pesquisa rápida, assim o operador pode verificar os lotes em aberto e os seus saldos, ou apenas digitar manualmente nos campos e validar na gravação.

Fica sugerido que exista na empresa uma lista de apelidos de marcas a ser usadas, fixada no computador da oficina e no computador que faz o lançamento de lotes de entrada, assim ambos usam o mesmo sufixo sem precisar cadastros adicionais. Usar um termo de até 10 dígitos sem espaços e tudo maiúsculas, e se necessário adicionar à mão na etiqueta da bombona ou saco de material, quando chega, antes de disponibilizar na oficina.

Portanto, o lote fica identificado por: ext marca, ext lote, ext batelada e produto, e isto é cruzado na inspeção do extintor por marca, lote, batelada e código do material de carga informado no cadastro do tipo de extintor. Estes dados são cruzados para calcular o uso do lote.

Desta forma os demais usos do controle de lote, como em caso de seriais de peças substituídas, que também pode ser informado na inspeção, não será alterado, e isto fica em separado do controle de estoques.

Configurações: estas configurações ativam validação na gravação da inspeção, somente nos casos de: carga nova, inspeção nova ou alteração de lote da inspeção já gravada, que não seja somente registro. É preciso ir em configurações gerais, cadastros, e marcar:

• Para bloquear a digitação de lote já baixado manualmente marcar “Bloquear digitação de Lote de Carga já Baixado em Inspeção Nova”.
• Para ativar um alerta para o usuário ter certeza quando o saldo do lote da carga estiver abaixo de 10%, quando for gravar uma nova inspeção marcar “Alertar digitação de Lote de Carga abaixo de 10% em Inspeção Nova”
• Para bloquear a digitação de lote não cadastrado em lotes de entrada marcar “Bloquear digitação de Lote de Carga não Cadastrado em Inspeção Nova”

Observações: o sistema considera “inspeção nova” nestes casos quando a inspeção é gravada alterando o lote. Isto deixa em aberto gravar inspeção sem lote/batelada para ser digitado depois.

Na Consulta de Lotes e na Pesquisa Rápida de Lotes foram adicionadas as colunas para exibir os saldos dos lotes. Para que isto seja rápido, este campo é previamente calculado e preenchido sempre que um lote ou inspeção forem gravados, ou mediante um processo geral de correção. Em algumas situações será mais lento, usando uma visão do banco de dados que calcula em tempo real.

Não é permitido repetir o Cadastro de Lotes de Entrada por Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada para evitar colisões ou erros de cadastro. Desde que o número de ID de lote esteja bem formado usando o padrão MARCA-L[LOTE]-B[BATELADA] ou MARCA-L[LOTE] ele também não será permitido repetir.

Limitações

Quando for usada carga reaproveitada, foi convencionado que será dada entrada no material em NF emitida de compra para haver estoque, caso contrário poderá haver quebra no controle contábil do estoque.

Neste caso será obrigatório marcar carga reaproveitada na inspeção, o resultado é que este item não contabiliza na contagem de uso do lote original, mas mesmo assim o estoque do material da carga será baixado normalmente (mesmo reaproveitada), pois foi feita entrada da carga reaproveitada para uso no mesmo código de material.

Exemplo: PÓ QUÍMICO ABC será o mesmo código para novo ou reaproveitado, o estoque é o mesmo, mas novo tem lote e reaproveitado não tem ou repete um já lançado ou não cadastrado.

Para tornar o processo mais rápido:

• Em algumas situações o sistema vai calcular o saldo do lote baseado no primeiro uso de cada lote (considera a primeira inspeção de cada selo que usa cada lote como sendo a que baixa saldo do lote e saída do estoque – se for o caso, exceto quando o material da carga é faturado como produto separado).
• Em outras situações será usado um saldo pré-calculado, como em Pesquisa Rápida de Lotes, existe um processo especial para recalcular todos em caso de necessidade, como em correções de fórmula.
• O saldo armazenado é recalculado sempre que uma inspeção é gravada.

Estes detalhes são necessários para suportar grandes quantidades de registros sem tornar o sistema lento.

Importante

O sistema de controle de saldo anterior é incompatível com o novo, pois usava somente o lote como controle. Portanto para começar a usar em um banco de dados em andamento, será preciso proceder:

1. Desativar todos os lotes cadastrados com baixa manual.
2. Listar quais lotes estão realmente na empresa em saldo.
3. Ajustar o cadastro do lote de entrada informando Ext Marca e Ext Lote e Ext Batelada conforme existam.

Este ajuste não impacta na rastreabilidade, já que as inspeções são separadas dos lotes e todas têm os respectivos registros de lote/batelada.

Isto pode impactar no controle de saldo de lotes já em andamento, nos lotes novos deverá haver controle completo.

É importante todo final de mês avaliar os lotes que realmente estão fisicamente na oficina e marcar para baixar manualmente os saldos dos demais lotes no sistema, isto mantém a lista de controle pequena, e serve como contagem de estoque.

O estoque é registrado manualmente no cadastro de Movimento de Estoque, ou automaticamente a partir de certos documentos, como faturamento por notas fiscais e baixa manual de pedidos e ordens de compra, entre outros.

Mas existe uma particularidade importante quanto ao produto ou material que representa a carga do extintor de incêndio, em serviços de recarga do extintor. Para controlar o estoque deste produto, ele deve entrar x sair do estoque de alguma forma, mas a complexidade surge quando há três formas de fazer a cobrança deste serviço ou produto: produto, serviço ou ambos. Isto tem impactos tributários e pode não ser válido conforme a legislação da sua cidade ou estado, portanto verifique sempre com seu contador.

A entrada de estoque sempre é feita pelas NFs de terceiros ou pelo registro manual de estoque.

Em Configurações, Configurações Gerais, guia Extintores, selecione o modo de controle das Inspeções, conforme abaixo. Isto irá limitar os controles feitos na hora de gravar o Pedido de Venda e Inspeção de Extintores.

• <Todos> – serão aceitos produtos e serviços.
• 1 – Produto – a inspeção é cobrada sempre como produto.
• 2 – Serviço – a inspeção é cobrada como serviço.

IMPORTANTE: isto só vale para Extintores – Mangueiras e GNV = sempre serviço.

Opção 0 (serviço + produto, todos)

Neste caso a carga é cadastrada como um material, e o serviço de recarga é cadastrado como serviço. O preço do serviço e do produto são cobrados em separado em NFs separadas.

• Informe o tipo de material da carga em tipos de extintores.
• Nunca deverá marcar “baixar estoque da carga” na Inspeção. O material da carga nunca vai estar na lista de materiais usados na Inspeção.
• Na hora de faturar você deve ir no Pedido de Venda, clicar em Ações, e em “Puxar Materiais utilizados nas Inspeções de Extintores”, isto vai inserir no final do pedido o total de materiais de carga empregados nas inspeções constantes neste pedido.
• Assim ao faturar será preciso gerar uma NF de serviço para cobrar o serviço de recarga, e uma segunda NF (de produto) para cobrar as recargas e peças.
• O custo da carga (produto) e da recarga (serviço) são calculados e cobrados em separado.

Pelo ponto de vista fiscal esta seria a forma mais correta.

Opção 1 (produto)

Neste caso a recarga é cadastrada como um produto, e o preço do serviço é embutido no preço do material da carga.

• Se você informar o tipo de material da carga em tipos de extintores será somente para controle de cadastro, e nunca deverá marcar “baixar estoque da carga” na Inspeção. O material da carga nunca vai estar na lista de materiais usados na Inspeção.
• O estoque é dado pelo faturamento na emissão da nota fiscal, onde vai constar o produto da carga.
• Virtualmente o serviço não existe ou é dado em cortesia de certa forma, pois vai estar embutido no preço e será no máximo um markup na composição do custo do produto.
• No Pedido de Venda consta um produto vinculado ao cilindro extintor.

Neste caso o faturamento é somente de produto, e o controle de estoque é feito diretamente vinculado a este, não existindo controle de valor do serviço. Isto é semelhante a comprar um pneu e ganhar instalação e balanceamento de brinde.

Opção 2 (serviço)

Neste caso a recarga é cadastrada como um serviço, e o preço do material da carga é embutido no serviço.

• Informe o tipo de material da carga em tipos de extintores.
• O estoque é dado pela baixa de estoque da carga quando você marca “baixar estoque da carga” na aba de materiais, em Inspeções de Extintores, sem vincular isso ao faturamento.
• O custo da carga pode ser inserido como markup manual no custo do serviço ou manualmente se você não utiliza os custos calculados.
• No Pedido de Venda consta um serviço vinculado ao cilindro extintor.

Neste caso o faturamento é somente de serviço, e o controle de estoque é desvinculado do faturamento.

Faturamento e estoque dos materiais empregados na Inspeção

Os materiais, como peças trocadas e outros, que precisam ser cobrados do cliente em separado, devem ser adicionados na lista de materiais do cadastro de Inspeção de Extintores.

A forma de faturar isto é ir no Pedido, clicar em Ações, e em “Puxar Materiais utilizados nas Inspeções de Extintores”, isto irá puxar a carga, se for o caso (conforme comentado acima), mais os materiais empregados. Desta forma ao faturar será preciso utilizar uma série de faturamento de produtos para estes itens.

Se algum material foi puxado e não deva ser cobrado – apenas esteja na lista para controle, basta remover do pedido ou alterar a quantidade.

O rascunho contempla situações onde seja preciso gerar um pré-pedido, negociar, inspecionar ou recolher peças no cliente, para só então dar entrada no Pedido de Venda real.

Para efetivar o rascunho basta ir em Ações, menu Gerar Pedido e selecionar os itens a gerar – será aberta a tela de Pedidos de Venda preenchida com as informações trazidas do rascunho, basta complementar e gravar.

Dentro do rascunho, o botão de Ações permite ver quais pedidos estão vinculados a este rascunho – como trata-se justamente de rascunho, é permitido gerar diversos pedidos de um rascunho só, mas serão validadas as informações de terceiro e representante, tal qual é feito no Cadastro de Pedidos de Venda. Este recurso também tem consulta simplificada, pesquisa rápida e leiaute de impressão em modo gráfico.

Possui integração com algumas situações, como no módulo de controle de Extintores de Incêndio, onde permite puxar os itens vencidos para um cliente ser inspecionado antes do recolhimento das peças.

• A lógica da tela para fins de extintores permite incluir o tipo de extintor e os locais que foram trazidos para inspeção. Assim na “ida” o rascunho é gerado com a sugestão de locais vencidos, e na volta o vendedor deve atualizar o rascunho conforme os extintores efetivamente trazidos (provavelmente virá rascunhado à caneta no impresso).
• O botão de Ações da tela de rascunho permite puxar os extintores vencidos do terceiro, ou digitar manualmente.

No Cadastro do Rascunho de Pedido de Venda também é possível informar o preço negociado, justamente por conta disso este cadastro não deve ser visível para o operador de oficina: é de competência do vendedor e do faturista/financeiro.

• Esta lógica também é válida para outras situações em qualquer tipo de empresa.
• Algumas funções facilitadoras para telemarketing também existem na tela de Perfil de Vendas, sendo possível gerar pedido diretamente desta tela também.
• No Cadastro de Pedidos de Venda, aba Dados Adicionais existe o campo “Rascunho”. Este campo é preenchido somente se o pedido foi gerado a partir de rascunho, e se for necessário zerar o campo é só usar o botão de Ações do Pedido.

Na Edição do Rufus Lemure para Manutenção de Extintores de Incêndio, a lógica desta tela é:

1. Vendedor faz o rascunho do pedido, a partir da informação de cliente com extintores vencidos, e entrega impresso para o motorista. Este rascunho lista os extintores a serem inspecionados e recolhidos no cliente.
2. De posse do rascunho Motorista verifica a lista e recolhe os extintores necessários, fazendo anotações à mão sobre o leiaute, por exemplo, algo que deveria estar vencido e não esteja, ou que não estava na lista e foi trazido.
3. O motorista então entrega o rascunho com anotações de volta para o vendedor, e o vendedor faz os ajustes no cadastro, para ficar exatamente com as informações reais dos extintores trazidos.
4. O vendedor ou o responsável pela geração de pedidos gera o pedido a partir da tela de rascunho de pedido. Isto gera um pedido vinculado ao rascunho e preservando as mesmas informações, evitando a necessidade de digitações.
5. O restante do processo é normal, pedido vai pra oficina pra inspeção, inspeção retorna pra faturamento, o faturista puxa os materiais utilizados na inspeção para o pedido de venda, e então gera as notas fiscais.

Vínculo com Orçamentos de Venda

Então o fluxo de rascunho pode ser um destes:

Conforme os resultados dos ensaios, o laudo é gerado automaticamente. A partir dos Laudos de Inspeção gerados, são ativados os alarmes de controle para os extintores com recarga, teste hidrostático ou pó vencidos.

Desta forma, a empresa pode utilizar a mesma estrutura já conhecida de manutenção dos extintores, para controlar também as mangueiras. Também facilita no sentido de que mudanças neste cadastro vão ser refletidas nos relatórios enviados aos clientes, e nos controles de representantes e vendedores – gerando uma forma de trabalho unificada.

O cadastro é acessado pela tela principal do sistema, pasta Extintores, ícone “Inspeção de Mangueiras”.

Cadastro de Tipos de Extintores

Aqui são cadastrados os tipos de equipamentos extintores, e dentro há um campo “tipo de equipamento”, que determina se é um cilindro extintor ou uma mangueira de incêndio.

Cadastro de Tipos de Equipamentos Extintores

Quando for seleciondo o tipo Mangueira, o campo capacidade indica a pressão de ensaio em Kpa, e a classe é o tipo da mangueira. Assim, se for manutenida mangueira tipo 1 e 2, cadastra-se dois tipos aqui, por exemplo MANG1 e MANG2, com suas respectivas classes.

Inspeção de Extintores

É o Cadastro dos Extintores e das Mangueiras. As inspeções em si são geradas nesta tela, e o tipo de equipamento é determinado pelo vínculo do Cadastro de Tipos de Extintores. Quando estiver sendo digitada uma inspeção de mangueira, basta informar o tipo correto e a tela de Inspeção muda para o modo “mangueira”, exibindo outros campos e um ícone adequado.

Note que o ícone ao lado do tipo facilita entender quando a tela está no modo Mangueira ou Extintor. Os campos em geral são adaptados para a realidade das mangueiras, e exibem a mesma nomenclatura do Laudo modelo.

Inspeção de Mangueiras

Destaque especial para a tabelinha dos resultados das inspeções. Na primeira coluna deve-se selecionar (enter ou duplo clique) uma das opções de resultado: S (sim), N (não), A (aprovado), R (reprovado), ou “-” para indicar não se aplica.

O campo Laudo Mangueiras é um atalho para o laudo das mangueiras, e pode ser vinculado diretamente aqui ou depois de cadastrar o laudo na própria tela de Laudos de Mangueiras, através do assistente.

Nota: o que determina modo Mangueira ou modo Extintor nesta tela é o campo “TIPO” do extintor.

Inspeção de Mangueiras (Laudos de Mangueiras)

A tela de laudos permite juntar as várias inspeções das mangueiras sob um número de laudo, emitindo um certificado conjunto.

Com este modo de trabalho, pode-se fazer o procedimento de duas formas:

a) O pessoal da manutenção já registra durante o serviço os resultados, como fazem com os extintores, e depois o pessoal administrativo apenas centraliza as manutenções em um mesmo laudo e emite.

ou

b) Simplesmente o pessoal do administrativo lança diretamente no cadastro de inspeções de extintores o que foi feito com cada mangueira e depois emite o laudo da mesma forma.

Enfim, o projeto da ferramenta levou em conta que se possa separar as funções em responsabilidades afins aos setores, quando isso for conveniente.

Este cadastro é muito simples: número do laudo, gerado automaticamente ou podendo ser digitado para controle manual, código do cliente, funcionário responsável pelo laudo (pelo laudo, não pelas inspeções – as inspeções tem seu campo próprio). Data de geração do laudo e observações adicionais (não são impressas, apenas para controle).

Cadastro de Mangueiras, laudo de mangueiras

Esta tela possui um menu “Ações” muito útil, que permite entre outras coisas, abrir a tela dos extintores para registrar uma inspeção vinculada “do zero”, selecionar e vincular via pesquisa rápida uma inspeção específica com o laudo, selecionar várias inspeções deste terceiro, que ainda não tenham laudo, ou listar todas as inspeções já vinculadas com o laudo, permitindo abrir para ver detalhes.

A parte de impressão gera o laudo em si, unificando as informações das inspeções, como detalhes e resultados, e os materiais substituídos. Mais uma vantagem da unificação: os estoque também são baixados nas mangueiras durante o lançamento da inspeção, independente do laudo.

Existem ainda relatórios relacionados somente com os laudos, que podem ser visualizados na tela de “consulta laudos de mangueiras”, acessível pelo mesmo ícone do cadastro dos laudos das mangueiras, mas na opção de consultar.

Resumo da Operação

Veja abaixo um resumo da forma de operação, indicando passo-a-passo como funciona:

1. Em tipos de extintores, cadastra-se as mangueiras, como MANG1 e MANG2, indicando os detalhes, como classe/tipo, capacidade Kpa, e tipo de equipamento = “1 – mangueira”.
2. Em Inspeção de Extintores, registra-se a inspeção de cada uma das mangueiras – gera-se uma inspeção por mangueira, informando o tipo “MANG1” ou “MANG2”, e os dados gerais da inspeção, resultados e valores.
3. Vai-se em Cadastro de Laudos de mangueiras e cadastra-se o laudo. Exemplo “Laudo 514”.
4. Após cadastrado o laudo – e gravado, clica-se em “Ações”, e utiliza-se uma das opções para vincular as inspeções. Por exemplo, “vincular várias inspeções existentes de uma só vez”. Marque os itens que são referentes a este laudo e clique Ok para confirmar. Pronto! Basta imprimir o laudo em PDF à partir desta tela dos laudos de mangueiras.

Recapitulando:

Os registros de mangueiras serão juntados aos relatórios dos extintores para os representantes e clientes, permitindo controle de vendas e de reinspeções ou localizações unificado.

Nos próximos laudos, pode-se utilizar a inspeção anterior de cada mangueira como base, apenas alterando os dados que mudaram.

Embora à primeira vista possa parecer um modo estranho de funcionamento, a estrutura de manutenção de mangueiras foi feita para ser mais que uma simples geração de laudo. Ela permite controlar as mangueiras inspecionadas ou manutenidas, gerar relatórios unificados aos clientes, facilitar para o vendedor que também terá visualização e alertas unificados, e leva o cadastro de inspeção de extintores de incêndio a um novo patamar, onde futuramente conforme as necessidades pode-se agregar a manutenção de outros tipos de equipamentos, além das mangueiras e dos extintores.

Desta forma, o laudo impresso torna-se apenas a etapa final do processo.

Digitação e envio de Orçamentos de Venda

Para lançar orçamentos de venda, basta ir na tela principal, em Faturamento, Orçamentos de Venda. Clique duplo abre a tela de Cadastro (clique simples e consulta, abre a tela de relatórios). O cadastro é bastante simples e intuitivo, porém valem alguns detalhes:

• Para digitar novo orçamento, clique em “Novo”. A tela será limpa e será sugerido o próximo número de orçamento livre.
• Existem duas opções: digitar ou pesquisar (lupa de pesquisa rápida ao lado do campo terceiro), o cliente cadastrado, ou para clientes eventuais, digitar diretamente o nome, deixando o código em branco. Desta forma pode-se gerar orçamentos a clientes avulsos, sem cadastro. Por padrão, o Sistema abre a tela de orçamentos com o campo “nome do cliente” aberto para digitação. Quando um código for informado, este campo será bloqueado, pois a tela estará em modo de cliente cadastrado. Dados adicionais, como contato, fones, etc. devem ser indicados no próprio nome do cliente, ou no campo Observações. Isto é necessário para não criar complexidade desnecessária. Se forem necessários mais dados, será conveniente cadastrar o cliente.
• Importante: para lançar os itens, mantendo o cálculo correto das comissões, informar o preço sempre no campo Preço com Desconto, na tabela de produtos e serviços do orçamento. O Campo Valor Unitário ficará bloqueado e será auto-preenchido com o valor de tabela do item. Conforme o valor com desconto seja digitado, um desconto será calculado e aplicado.
• Após digitar as informações, gravar usando o botão “Gravar”.
• Para visualizar o orçamento para impressão, basta clicar no botão ao lado do ícone da impressora (botão visualizar).

Será apresentada uma tela para seleção do formato: modo texto (para impressoras somente texto), modo HTML normal e modo HTML Simplificado (o mais usado para clientes avulsos, por conter menos informações).

Ainda na tela de seleção de formato, há algumas opções no rodapé. Dentre estas, vale destacar a opção “Usar Desconto Embutido no Preço”. Esta opção, quando marcada, irá visualizar o orçamento sem a coluna de descontos, e com o desconto embutido no preço unitário (preço com desconto). Caso desativada a opção, será exibida a coluna de desconto e será usado o preço de tabela. Os totais não mudam. Desta forma, é possível flexibilidade, conforme o objetivo e o cliente.

Selecione o formato desejado e clique Ok para confirmar. Será exibida uma tela contendo orçamento gráfico. Nesta tela aparecem botões para impressão, enviar por e-mail, salvar como e abrir em outros programas, inclusive o excel. Caso seja necessário enviar como PDF (formato gráfico mais conveniente para enviar por e-mail), poderá ser instalada uma impressora virtual para esta finalidade, como o PDFCreator ou outro.

Na tela de visualização, caso seja clicada a opção “enviar por e-mail”, será exibido um menu com as opções de modo de envio. Virtualmente cada opção faz a mesma coisa que as demais, porém utilizando outros meios de tecnologia. Desta forma, caso uma opção dê erro (problemas de configuração do computador, ou softwares instalados), tente uma das outras opções.

Dica: para saber o que significa um botão, basta colocar o mouse sobre ele e esperar alguns segundos sem mover ou clicar. Será exibido um rótulo de dica.

No cadastro de representantes existe um campo com a “assinatura” do representante. Desta forma, é preciso no orçamento preencher o campo funcionário com o funcionário que digitou o orçamento, e o campo “representante” com o responsável pela informação e pelo contato com o cliente. A assinatura configurada para o representante será impressa no orçamento. Caso o nome do funcionário e do representante sejam iguais, será impresso somente o representante.

Consultas de extintores

Para acessar a tela de consulta de extintores, basta ir na tela principal, e na pasta extintores. Então clique uma vez no ícone “Inspeção de Extintores”. O ícone ficara marcado em azul. Então clique no botão à esquerda, em cima, chamado “Consultar”. Será aberta a tela “Consulta Inspeção de Extintores”.

Os critérios são simples, e como qualquer tela de consulta, esta é composta pelos campos:

• Consulta: lista com os tipos de relatórios. Basta selecionar o relatório desejado.
• Ordenar Por: exibe a lista de campos disponíveis para ordenação. A lógica é de cima para baixo, e apenas os marcados.
• Critérios: abaixo do “ordenar por” sempre estão os critérios da telas. Estes critérios são cumulativos. Por exemplo, se você preencher Terceiro e Representante, as duas informações serão cruzadas na pesquisa;
• Botão consultar: executa uma consulta direto no grid (tabela), permitindo que se tenha atalhos rápidos para os cadastros. Este botão não está disponível em todos os relatórios.
• Botão visualizar: executa uma consulta em modo de relatório. Vai abrir uma tela para seleção de formato, e será exibido um relatório gráfico ou texto.
• Observação: o critério “Vcto até” quando marcado, ativa o campo de data no formato mês/ano, para simulações em datas futuras. Quanto o quadrinho está desmarcado o Sistema considera a data atual, até o final do mês.

Entendendo esta tela de consulta, automaticamente está compreendido o funcionamento de qualquer tela de consulta do Rufus Lemure, o que mudará serão os critérios e consultas disponíveis.

Relatórios de Extintores: qual usar em cada caso?

0 – Relatório de Revisão de extintores de incêndio: este relatório é o padrão do programa. É o relatório básico que deve ser enviado para o cliente. Após diversas avaliações e correções, o formato foi padronizado, em princípio a contento de todos. Este relatório obriga a informação de um Cliente.

Extintores que tenham sido registrados como “somente registro” não possuem situação neste relatório, ou seja, ao invés de “bom”, “reteste”, etc., o campo aparece em branco.

1 – Histórico dos extintores: relatório especial para visualização das alterações sofridas em cada local ou extintor. Este relatório exibe todo o histórico de alterações sofridas. Sua utilidade é basicamente permitir quais alterações levaram a determinada situação “atual”, ou mesmo rastrear os diversos locais de um cilindro.

2 – Resumo de clientes com extintores vencidos: relatório do tipo “agenda” ou “telemarketing”. Permite listar todos os clientes de um representante, listando os extintores vencidos ou a vencer, com alguns detalhes. Desta forma, é possível organizar e agendar os contatos com os Clientes. O campo “Observações” deste relatório refere-se ao cadastro do cliente, campo Observações, aba “de extintores”. Para alterar, basta alterar no cadastro do cliente.

Para este relatório especificamente foi determinado que serão ignorados os extintores com vencimento maior do que dois anos atrás.

3 – Relatório de extintores vencidos por Cliente: é o relatório detalhe de cada cliente. Permite resumir de forma rápida os extintores vencidos para recarga, reteste ou danificados, agrupando por modelo de extintor.

4 – Relatório de extintores vencidos: é basicamente a mesma coisa do relatório 3, porém para vários clientes. O conceito é listar por representante, porém devido à complexidade das informações, torna-se um relatório bastante pesado, se usado sem critérios restritos.

Nas consultas em modo de grid ou tabela, clicando duas vezes sobre o registro, abre o cadastro relacionado, para detalhes.

Os relatórios são de uso simples, e conforme ficarem da forma desejada, a próxima etapa será melhorar sua performance.

Observação: quando aparecer um item diferente no relatório, por exemplo MANG e este não estiver com o tipo correto, por exemplo o item MANG aparece como Extintor 6KG, significa que no Cadastro da Inspeção o tipo foi informado errado. Deve neste exemplo ser indicado MANGUEIRA, porém pode ter sido informado como extintor. Basta solicitar ao responsável pelo cadastro que corrija o tipo que o relatório estará ok.

Os relatórios em modo Texto (primeira opção na visualização dos relatórios), serão autopaginados conforme o tipo de impressora. Impressora gráfica vai dar maior aproveitamento de espaço, enquanto impressoras em modo texto serão limitadas a 58 linhas por página.

Agenda de tarefas

Para simplificar a gestão de compromissos, o Rufus Lemure conta com uma agenda de uso simples. Para acessar, basta ir na tela principal, pasta “Agenda e CRM”. Existem diversos ícones para várias aplicações:

“Agenda telefônica”: tela simples para envio de e-mail ou ligação. Permite inclusive discagem automática, caso o computador esteja ligado a uma linha telefônica diretamente por um modem. A grosso modo é um catálogo telefônico simples, baseado no cadastro de Terceiros e Contatos.

“Enviar e-mail”: permite selecionar vários destinatários a partir do cadastro de Terceiros e Contatos, para enviar e-mail.

“Eventos e atendimentos”: agenda simples para eventos e compromissos. É possível cadastrar um compromisso com ou sem alarme, que será visualizado no calendário do Plano de Tarefas. Esta agenda é separada por usuário/funcionário, e oportunamente serão criados usuários para todos os representantes. Este cadastro também permite separar os compromissos por tipos, terceiros e modo de contato.

“Feriados”: cadastro de feriados do Sistema. Este cadastro é compartilhado com o financeiro, faturamento e agenda.

“Plano de tarefas”: central de visualização e consulta da agenda. Basicamente é um calendário separado por funcionário, que permite agrupar em um único local os compromissos agendados, anotações e alertas. Pelo formato de calendário, fica bastante fácil de gerenciar os compromissos da semana por exemplo. Suporta formato de impressão.

Conclusão

Em geral é criado um usuário para cada representante, com restrições de acesso e senha própria, conforme a política de segurança de dados da Empresa. Este manual foi uma tentativa de resumir as opções diretamente interessantes para estes profissionais, e servir como ponto de partida para o uso do Rufus Lemure.

Quando for feita uma alteração de registro dos extintores, no sentido de mover entre clientes (caso de registro errado) ou mover de posição dentro de um mesmo cliente, deve ser observada a lógica de manter sempre o registro/histórico das alterações, para facilitar uma possível auditoria ou rastreamento.

Desta forma, faz-se um dos seguintes processos:

• Trocando o extintor dentro de um mesmo cliente (troca de posição)
• Movendo o extintor de um cliente para o outro (erro de registro)
• Alterando dados dos extintores (erros, ou mudanças)

Trocando o extintor dentro de um mesmo cliente (troca de posição)

Pode-se usar a ferramenta de transferência “Mover Extintores”, ou ir no “Cadastro de Inspeção de Extintores de Incêndio”.

• Indo no cadastro dos extintores, basta encontrar a última inspeção do extintor
• Clicar o botão bloquear ( – a tela vai ficar toda vermelha)
• Então clicar em NOVO. O sistema irá sugerir uma nova inspeção, com os dados da anterior
• Clique novamente no botão bloquear, a tela volta a ficar com a cor normal, porém o ícone marcador de estado está cinza, e o número da inspeção é um número novo
• Clique gravar

Após isso você terá dois registros para o extintor: o original, na posição anterior, e o novo, na posição nova. Se for preciso fazer a troca, por exemplo o extintor 1 vira o 2 e o 2 vira o 1, é preciso alterar a inspeção anterior de cada um para movido, após fazer o processo descrito em ambos os extintores. Desta forma, o histórico vai ficar: extintor 1 movido, extintor 1 na nova posição 2 – extintor 2 movido – extintor 2 na nova posição 1.

Cadastro de Inspeção de Extintores

Obs: como é uma operação mais complexa, é fortemente aconselhável usar a ferramenta “Mover Extintores”, que faz todo o processo por você, apenas indicando “de onde para onde” – esta ferramenta pode ser acessada pela pasta Extintores, ícone “Mover Extintores”.

Ferramenta para Mover Extintores

Movendo o extintor de um cliente para o outro (erro de registro)

Neste caso será movido o extintor 1 do cliente X para o extintor 1 do cliente Y. Serão mantidos ambos os registros, para garantir rastreabilidade, afinal, nada impede que tenha sido cometido outro engano ao mover novamente, então é importante manter a sequência dos fatos.

Para alterar o registro original:

• Vá no “Cadastro de Inspeção de Extintores de Incêndio”. Basta encontrar a última inspeção do extintor
• Alterar a situação para “98 – MOVIDO”, e gravar

Para criar o novo registro:

• Então clicar o botão bloquear ( – a tela vai ficar toda vermelha)
• Então clicar em NOVO. O sistema irá sugerir uma nova inspeção, com os dados da anterior
• Clique novamente no botão bloquear, a tela volta a ficar com a cor normal, porém o ícone marcador de estado está cinza, e o número da inspeção é um número novo
• Altere a situação para “1 – Aprovado”, o cliente para o código correto, e clique gravar

Após isso você terá dois registros para o extintor: o original, na mesma posição anterior, e no cliente anterior, e o novo na posição idêntica, e no cliente novo. No histórico vai ficar: extintor 1 do cliente X movido, e extintor 1 do cliente Y aprovado. Maiores detalhes necessários, como descrição dos motivos, basta adicionar nas observações.

Alterando dados dos extintores (erros, ou mudanças)

Via de regra, altera-se inspeções SOMENTE quando forem informações complementares ou erradas, como observações, ou marca/tipo do extintor registrado errado. Caso contrário SEMPRE deve ser feita uma nova inspeção, ainda que repita alguns dados da inspeção anterior.

O Rufus Lemure trabalha por padrão com banco de dados Access por ser mais rápido, pequeno e fácil de gerenciar, porém para volumes de dados maiores comporta bancos SQL Server ou MySQL, que são projetados para volumes consideráveis de dados, portanto, não há razão para não manter todos os dados do histórico sempre à mão.