O estoque é registrado manualmente no cadastro de Movimento de Estoque, ou automaticamente a partir de certos documentos, como faturamento por notas fiscais e baixa manual de pedidos e ordens de compra, entre outros.

Mas existe uma particularidade importante quanto ao produto ou material que representa a carga do extintor de incêndio, em serviços de recarga do extintor. Para controlar o estoque deste produto, ele deve entrar x sair do estoque de alguma forma, mas a complexidade surge quando há três formas de fazer a cobrança deste serviço ou produto: produto, serviço ou ambos. Isto tem impactos tributários e pode não ser válido conforme a legislação da sua cidade ou estado, portanto verifique sempre com seu contador.

A entrada de estoque sempre é feita pelas NFs de terceiros ou pelo registro manual de estoque.

Em Configurações, Configurações Gerais, guia Extintores, selecione o modo de controle das Inspeções, conforme abaixo. Isto irá limitar os controles feitos na hora de gravar o Pedido de Venda e Inspeção de Extintores.

• <Todos> – serão aceitos produtos e serviços.
• 1 – Produto – a inspeção é cobrada sempre como produto.
• 2 – Serviço – a inspeção é cobrada como serviço.

IMPORTANTE: isto só vale para Extintores – Mangueiras e GNV = sempre serviço.

Opção 0 (serviço + produto, todos)

Neste caso a carga é cadastrada como um material, e o serviço de recarga é cadastrado como serviço. O preço do serviço e do produto são cobrados em separado em NFs separadas.

• Informe o tipo de material da carga em tipos de extintores.
• Nunca deverá marcar “baixar estoque da carga” na Inspeção. O material da carga nunca vai estar na lista de materiais usados na Inspeção.
• Na hora de faturar você deve ir no Pedido de Venda, clicar em Ações, e em “Puxar Materiais utilizados nas Inspeções de Extintores”, isto vai inserir no final do pedido o total de materiais de carga empregados nas inspeções constantes neste pedido.
• Assim ao faturar será preciso gerar uma NF de serviço para cobrar o serviço de recarga, e uma segunda NF (de produto) para cobrar as recargas e peças.
• O custo da carga (produto) e da recarga (serviço) são calculados e cobrados em separado.

Pelo ponto de vista fiscal esta seria a forma mais correta.

Opção 1 (produto)

Neste caso a recarga é cadastrada como um produto, e o preço do serviço é embutido no preço do material da carga.

• Se você informar o tipo de material da carga em tipos de extintores será somente para controle de cadastro, e nunca deverá marcar “baixar estoque da carga” na Inspeção. O material da carga nunca vai estar na lista de materiais usados na Inspeção.
• O estoque é dado pelo faturamento na emissão da nota fiscal, onde vai constar o produto da carga.
• Virtualmente o serviço não existe ou é dado em cortesia de certa forma, pois vai estar embutido no preço e será no máximo um markup na composição do custo do produto.
• No Pedido de Venda consta um produto vinculado ao cilindro extintor.

Neste caso o faturamento é somente de produto, e o controle de estoque é feito diretamente vinculado a este, não existindo controle de valor do serviço. Isto é semelhante a comprar um pneu e ganhar instalação e balanceamento de brinde.

Opção 2 (serviço)

Neste caso a recarga é cadastrada como um serviço, e o preço do material da carga é embutido no serviço.

• Informe o tipo de material da carga em tipos de extintores.
• O estoque é dado pela baixa de estoque da carga quando você marca “baixar estoque da carga” na aba de materiais, em Inspeções de Extintores, sem vincular isso ao faturamento.
• O custo da carga pode ser inserido como markup manual no custo do serviço ou manualmente se você não utiliza os custos calculados.
• No Pedido de Venda consta um serviço vinculado ao cilindro extintor.

Neste caso o faturamento é somente de serviço, e o controle de estoque é desvinculado do faturamento.

Faturamento e estoque dos materiais empregados na Inspeção

Os materiais, como peças trocadas e outros, que precisam ser cobrados do cliente em separado, devem ser adicionados na lista de materiais do cadastro de Inspeção de Extintores.

A forma de faturar isto é ir no Pedido, clicar em Ações, e em “Puxar Materiais utilizados nas Inspeções de Extintores”, isto irá puxar a carga, se for o caso (conforme comentado acima), mais os materiais empregados. Desta forma ao faturar será preciso utilizar uma série de faturamento de produtos para estes itens.

Se algum material foi puxado e não deva ser cobrado – apenas esteja na lista para controle, basta remover do pedido ou alterar a quantidade.

É possível controlar o custo baseado no preço de compra – apenas tirando os impostos, ou usar isto somando markups de rateio de custo e o frete, ou ainda informando manualmente, ou derivando um % à partir de outro preço. As opções são flexíveis, pois a matéria de custos é extensa e depende bastante de opções de cada empresa.

Telas importantes para o módulo de custos:

• Markups: marcadores variáveis de elementos que compõe o custo, vinculados a cada produto (em cadastros gerais).
• Custos: ficha de custo que cada item possui, podendo variar em sua composição e valores (em cadastros gerais).
• NFs de terceiros: onde se registra o custo de frete a ser rateado para os custos (em faturamento).
• Produtos e Serviços: onde se cadastram os itens e se mantem os preços calculados (em cadastros gerais).
• Estruturas de Produtos: onde se cadastram as estruturas dos produtos compostos (em cadastros gerais).
• Alteração de preços: tela onde se pode passar os preços de um para outro com ou se variações (em faturamento).

Os modelos de custos suportados podem funcionar de forma mista e simultânea entre os diversos produtos, serviços e materiais:

1. Manual: o custo é informado manualmente (no cadastro de produtos e serviços, por produto ou serviço).
2. Automático: baseado no preço da última entrada, é possível atualizar peço de compra e preço de custo, baseado em markup simples de lucro (configurações gerais, válido para todos os itens).
3. Markups: baseado no cálculo de marcadores que compõe a ficha de custo (no cadastro de custos, por produto ou serviço).

Como os modelos de custo são simultâneos, custo manual e automático não podem funcionar juntos, mas automático e markups podem funcionar juntos, tanto quanto manual e markups, então:

• Você pode manter os custos manuais globalmente e ativar markups em alguns deles.
• Você pode manter os custos automáticos globalmente e ativar markups em alguns deles.

Vai depender forma como sua empresa decide administrar estas questões.

Markups de custo

Os Markups são os marcadores utilizados pelo sistema de custos para identificar as variáveis que compõe o custo do Produto ou Serviço.

O tipo indica se ele deve ser informado manualmente ou se usa um cálculo pré-definido baseado em valores do sistema:

• tipo Outros = markup manual, que apenas pega o valor digitado pelo usuário.
• tipo Frete = calcula o rateio de frete das NFs de compra dos últimos x dias.
• tipo Embalagem = soma o valor da embalagem padrão do produto, se tiver.

Se um item tem estrutura, é pego apenas o preço de custo do item para compôr o custo do item pai, sendo o cálculo do item filho feito de forma individual em momento anterior.

Para garantir a precedência de cálculo – item filho em estruturas deve ser calculado primeiro, o sistema considera primeiro embalagens, depois itens sem estrutura, depois os itens com estrutura, considerando primeiro aqueles que estão mais fundos na árvore de estruturas geral.

Modelos de custos suportados

Estes modelos estão disponíveis na ficha de custos:

0 – Manual: informado no produto e atualizado pela NF de compra.
1 – Markup: calculado pelo rateio de frete na compra + markups.

A Ficha de Custos é o Cadastro de Custos, onde é possível configurar custos por produto ou serviço. Cada item pode ter ou não uma ficha.

Sem ficha de custos será sempre considerado manual. Tendo a ficha de custos, isto apenas ativa ou não markups – o que define manual ou automático pela NF de compra é o conjunto de configurações gerais, guia cadastros:

• “Atualizar o Preço de Compra Padrão no Registro de Notas Fiscais de Terceiros (CFOP Faturamento)” – a compra atualiza o preço de compra padrão.
• “Atualizar o Preço de Compra Padrão e o Preço de Venda Padrão no Registro de Notas Fiscais de Terceiros (CFOP Faturamento) com base no % de Lucro Cadastrado” – a compra atualiza os preços de compra e venda padrões (venda aplicando % de lucro desejado sobre a compra).

Desta forma é possível que um item tenha a ficha cadastrada e não esteja configurado para efetivamente aplicar esta ficha, pela configuração de modelo acima. O mesmo vale para os markups, que podem ser desligados globalmente no cadastro de markups, ou localmente na ficha marcando “inativo”. Assim os custos podem ser modificados de forma evolutiva ou experimental, sem precisar recomeçar todos os cadastros.

Tipos de markups em Cadastro de Markups:

• Markup de Frete: será calculado com base no rateio de valor de frete nas NFs de Frete.
• Markup de Embalagem: soma o custo pré-calculado das embalagens padrões dos itens, se tiver.
• Outros: valores informados manualmente, que podem vir de outros locais, como planilhas de controle ou programas externos de custos.

Markup de Frete

O markup de frete faz o cálculo automático do rateio de frete das NFs de compra (NFs de terceiros), rateando entre os produtos e materiais que constam na NF.

• Valor do frete informado na NF – será rateado proporcionalmente entre os produtos da NF.
• Valor do frete informado no CT (conhecimento de transporte) – se você lançar um CT no cadastro de NFs de terceiros, vincule as NFs transportadas na guia de dados adicionais, e ao gravar o custo de frete do conhecimento será rateado entre as NFs vinculadas e depois entre os itens destas NFs.
• Se uma NF tiver Valor de Frete informado em seu cadastro e também for vinculada a um conhecimento, o sistema entenderá para somar ambos os valores (valor frete da NF + rateio frete do CT).

Na Ficha de Custos, NFs para Frete indica para considerar o frete de NFs de compra de até x dias atrás, se não tiver NFs no período não tem rateio de frete a somar.

Importante: o valor do frete só será considerado nas NFs dentro dos dias máximos a considerar, e se o tipo de frete estiver como responsabilidade do destinatário (caso contrário o frete seria cobrado de outra empresa e não estaria no cálculo de custo).

Markup de Embalagem

O markup de embalagens permite levar em conta o custo de embalagem do item. Se o item possui embalagem padrão configurada, o custo desta embalagem também será somado ao custo do item, da seguinte forma:

• Se o item não possui estrutura de produto, ou se a embalagem não faz parte da estrutura, é somado caso haja o markup de embalagem na ficha de custos.
• Se o item possui estrutura, e a embalagem padrão foi adicionada como um item de estrutura, para fins de baixa de estoque e previsão de necessidades, caso exista o markup de embalagem na ficha de custos, será somado somente o markup – sendo ignorado no custo de estrutura, se não houver o markup será somado no valor da estrutura como custo de estrutura.

Estrutura de Produto

Utilizando Ficha de Custos com Custo Calculado, caso o item possua estrutura de produto, o Preço de Custo dos itens do primeiro nível desta estrutura serão somados ao preço de custo do item. Isto garante a inclusão tanto de custos de materiais utilizados na composição do item, quanto do custo de subprodutos, adicionados com seus custos calculados próprios. Para garantir esta retro-compatibilidade, o sistema faz sempre o cálculo de custo a partir dos itens nas pontas das estruturas, subindo até o item pai.

Caso você utilize um item com cálculo de custo manual, com ou sem ficha de custos, na tela de Estrutura de Produto você poderá conferir os somatórios da estrutura em primeiro nível, ou todos os níveis, e valorizado pela ordem de preços configurada, ou pelo Preço de Custo.

Cálculos e Recálculos

O sistema atualiza os cálculos de custos automaticamente em algumas situações e manualmente em outras.

• Na gravação de NF de terceiros – atualiza o rateio de fretes e recalcula o custo dos itens envolvidos direta ou indiretamente – inclusive itens pai de estruturas que tenham este item em algum nível, recursivamente.
• Pelo cadastro de Custos – pelo botão de Ações é possível recalcular o item aberto ou todos (somente usuário mestre).
• Em nível de suporte – há uma opção oculta que permite recalcular o rateio de frete de todos os itens.

Isto garante a praticidade de atualizar markups comuns com base em variações, como quando registra entrada com frete diferente.

IMPORTANTE

• Itens com estrutura: a fórmula do preço de custo considera como preço base o somatório do preço de custo dos itens do primeiro nível, ou seja, ao calcular o sistema leva em consideração que deve calcular primeiro o custo dos itens filhos e depois os itens pais.
• Itens sem estrutura: a fórmula do preço de custo considera como preço base o preço de compra sem impostos. O imposto a considerar será o da última NF de compra para este item, ou se não tiver pegará o ICMS ou ISSQN padrão do produto ou serviço para sua cidade ou estado – conforme cadastrados no seu banco de dados.

Desta forma a fórmula do custo é: Custo = Preço Base + Markups + Embalagem padrão + Rateio Frete, onde:

• Preço base (sem estrutura) = preço de compra padrão – ICMS – ISSQN.
• Preço base (com estrutura) = somatório dos preços de custo dos itens do primeiro nível, calculados previamente.