O Lote de material de carga é identificado normalmente por marca, lote e batelada. Em alguns casos apenas lote, caso a empresa use sempre a mesma marca, para fins de facilitar o cadastramento. Como o controle de lotes do sistema possui apenas um número serial, foi avaliada a melhor forma de integrar este controle com os identificadores dos lotes de cargas de extintores, já que estes são compostos por várias informações. Concluímos que não é possível usar número de lote de vários campos, pois este controle é usado também para peças, sendo usado para informar o número de série, além de outras amarrações na licença de Produção.

Portanto o número de lote é único e deve ser criado composto com MARCA-L[LOTE]-B[BATELADA] ou MARCA-L[LOTE], desta forma ficando algo como “RESIL-L50493-B393923” ou “RESIL-L50493” se não houver batelada. Não pode haver repetição de ID de lote, como não pode haver repetição de lote/batelada em uma mesma marca.

Para simplificar o controle de uso de lotes, foram adicionadas três colunas no cadastro de Lotes de Entrada que devem ser preenchidas somente quando for lote de carga de extintor: Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada. Estes campos, quando informados, são usados para validar a gravação do ID do lote. No cadastro de lotes, no botão direito do grid foi adicionada uma opção para sugerir o ID de lote a partir do Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada, assim fica mais fácil de atribuir os IDs exclusivos em cada linha.

MARCA em branco também é válida na inspeção, desde que o lote tenha sido gravado sem marca, é sugerido manter um padrão sempre com marca em todos os locais, para evitar colisão de número de lote/batelada entre fornecedores, mas o uso mais conveniente irá depender das políticas internas de controle da empresa. Ao gravar também será rodado o recálculo de saldo.

No cadastro de Lotes foi inserido também um campo para Baixa Manual de lotes, desta forma lotes sem saldo ou com baixa manual não poderão mais ser usados nas inspeções, exceto em Carga Reaproveitada.

No cadastro de Inspeção de Extintores foi adicionado o campo MARCA DA CARGA, logo abaixo de Lote/Batelada, para que o operador informe a marca do lote que foi escolhido. O campo MARCA será usado em conjunto com lote e batelada para validar junto ao lote de entrada, cruzando os campos de material da carga do tipo de extintor com Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada. No botão de Ações foi adicionado o menu Selecionar Marca/Lote/Batelada para funcionar como pesquisa rápida, assim o operador pode verificar os lotes em aberto e os seus saldos, ou apenas digitar manualmente nos campos e validar na gravação.

Fica sugerido que exista na empresa uma lista de apelidos de marcas a ser usadas, fixada no computador da oficina e no computador que faz o lançamento de lotes de entrada, assim ambos usam o mesmo sufixo sem precisar cadastros adicionais. Usar um termo de até 10 dígitos sem espaços e tudo maiúsculas, e se necessário adicionar à mão na etiqueta da bombona ou saco de material, quando chega, antes de disponibilizar na oficina.

Portanto, o lote fica identificado por: ext marca, ext lote, ext batelada e produto, e isto é cruzado na inspeção do extintor por marca, lote, batelada e código do material de carga informado no cadastro do tipo de extintor. Estes dados são cruzados para calcular o uso do lote.

Desta forma os demais usos do controle de lote, como em caso de seriais de peças substituídas, que também pode ser informado na inspeção, não será alterado, e isto fica em separado do controle de estoques.

Configurações: estas configurações ativam validação na gravação da inspeção, somente nos casos de: carga nova, inspeção nova ou alteração de lote da inspeção já gravada, que não seja somente registro. É preciso ir em configurações gerais, cadastros, e marcar:

• Para bloquear a digitação de lote já baixado manualmente marcar “Bloquear digitação de Lote de Carga já Baixado em Inspeção Nova”.
• Para ativar um alerta para o usuário ter certeza quando o saldo do lote da carga estiver abaixo de 10%, quando for gravar uma nova inspeção marcar “Alertar digitação de Lote de Carga abaixo de 10% em Inspeção Nova”
• Para bloquear a digitação de lote não cadastrado em lotes de entrada marcar “Bloquear digitação de Lote de Carga não Cadastrado em Inspeção Nova”

Observações: o sistema considera “inspeção nova” nestes casos quando a inspeção é gravada alterando o lote. Isto deixa em aberto gravar inspeção sem lote/batelada para ser digitado depois.

Na Consulta de Lotes e na Pesquisa Rápida de Lotes foram adicionadas as colunas para exibir os saldos dos lotes. Para que isto seja rápido, este campo é previamente calculado e preenchido sempre que um lote ou inspeção forem gravados, ou mediante um processo geral de correção. Em algumas situações será mais lento, usando uma visão do banco de dados que calcula em tempo real.

Não é permitido repetir o Cadastro de Lotes de Entrada por Ext Marca, Ext Lote, Ext Batelada para evitar colisões ou erros de cadastro. Desde que o número de ID de lote esteja bem formado usando o padrão MARCA-L[LOTE]-B[BATELADA] ou MARCA-L[LOTE] ele também não será permitido repetir.

Limitações

Quando for usada carga reaproveitada, foi convencionado que será dada entrada no material em NF emitida de compra para haver estoque, caso contrário poderá haver quebra no controle contábil do estoque.

Neste caso será obrigatório marcar carga reaproveitada na inspeção, o resultado é que este item não contabiliza na contagem de uso do lote original, mas mesmo assim o estoque do material da carga será baixado normalmente (mesmo reaproveitada), pois foi feita entrada da carga reaproveitada para uso no mesmo código de material.

Exemplo: PÓ QUÍMICO ABC será o mesmo código para novo ou reaproveitado, o estoque é o mesmo, mas novo tem lote e reaproveitado não tem ou repete um já lançado ou não cadastrado.

Para tornar o processo mais rápido:

• Em algumas situações o sistema vai calcular o saldo do lote baseado no primeiro uso de cada lote (considera a primeira inspeção de cada selo que usa cada lote como sendo a que baixa saldo do lote e saída do estoque – se for o caso, exceto quando o material da carga é faturado como produto separado).
• Em outras situações será usado um saldo pré-calculado, como em Pesquisa Rápida de Lotes, existe um processo especial para recalcular todos em caso de necessidade, como em correções de fórmula.
• O saldo armazenado é recalculado sempre que uma inspeção é gravada.

Estes detalhes são necessários para suportar grandes quantidades de registros sem tornar o sistema lento.

Importante

O sistema de controle de saldo anterior é incompatível com o novo, pois usava somente o lote como controle. Portanto para começar a usar em um banco de dados em andamento, será preciso proceder:

1. Desativar todos os lotes cadastrados com baixa manual.
2. Listar quais lotes estão realmente na empresa em saldo.
3. Ajustar o cadastro do lote de entrada informando Ext Marca e Ext Lote e Ext Batelada conforme existam.

Este ajuste não impacta na rastreabilidade, já que as inspeções são separadas dos lotes e todas têm os respectivos registros de lote/batelada.

Isto pode impactar no controle de saldo de lotes já em andamento, nos lotes novos deverá haver controle completo.

É importante todo final de mês avaliar os lotes que realmente estão fisicamente na oficina e marcar para baixar manualmente os saldos dos demais lotes no sistema, isto mantém a lista de controle pequena, e serve como contagem de estoque.

Observações padrões

Em Cadastros Gerais, Cadastro de Observações agora tem uma opção para indicar “Padrão para Cabeçalhos de Relatórios de Extintores”. Em quase todos os relatórios da tela Consulta Inspeção de Extintores isto será puxado, sendo ignorado apenas nos relatórios que tenham cabeçalhos com informações reduzidas. Não se aplica para mangueiras e GNV, pois são regidos por regulamentos próprios. Em formulários de orçamentos continuam havendo a observação “padrão para Orçamentos” baseadas no mesmo cadastro de Obsevações.

Consulta de Pedidos de Venda

Na tela Consulta Pedidos de Venda, foi adicionado um filtro separado nas opções “3 – Pendentes” e “4 – Parciais” tanto em Situação do Item quanto no filtro de Situação Geral. Anteriormente havia apenas um filtro de “Pendentes e Parciais”, mas isto dificultava em analisar se algum pedido foi faturado parcialmente apenas por esquecimento. Somente pendentes exibe somente os totalmente pendentes, parciais vai incluir tanto itens com saldo parcial quanto pedidos com alguns itens em situação pendente ou parcial.

Também foi adicionado um relatório novo para exibir uma listagem simplificada dos pedidos, desta forma facilita ver a situação dos pedidos em conjunto com o filtro novo. Já havia um relatório simplificado (22) na Consulta Pedidos de Venda, mas incluía dados de representante e cidade. O novo relatório (24) exibe uma consulta mais simples, apenas com os dados básicos: número do pedido, cliente, datas, valor e situação geral. Isto poderá ser usado para verificar no final do dia se ficou algum pedido parcialmente atendido, para saber se era realmente parcial ou se foi esquecido de faturar parte dos itens.

Faixa de Desconto Permitida

No Cadastro de Produtos, em Preços e Custos, já existia um campo para indicar a faixa de desconto para o item. A faixa permitia indicar um desconto mínimo obrigatório até um desconto máximo. Agora foi criada uma configuração, em Configurações Gerais, aba Geral, para indicar o Percentual de Desconto Máximo para qualquer item. Se o desconto máximo estiver em branco não tem limite geral definido.

Desta forma, a sequência será: se tiver faixa de desconto no produto, usa esta, caso contrário usa o limitador de desconto global.

Limitações:

• A faixa de desconto ou o desconto máximo são bloqueadores, ou seja, não permitem gravar orçamento, pedido de venda ou nf emitida.
• Para permitir que usuário Mestre grave fora da faixa é preciso ir em Configurações, Configurações Gerais, aba Cadastros e ativar a opção “Permitir que usuário do tipo Mestre grave vendas fora da Faixa de Desconto e Embalagem”.
• Desta forma se um orçamento precisa ser gravado fora da faixa basta abrir como usuário do tipo Mestre e gravar normalmente.
• Para permitir que o usuário Mestre autorize a gravação de um pedido fora da faixa, é preciso marcar a opção na mesma tela “Na digitação de Orçamentos e Pedidos de Venda, grifar Preços abaixo da Tabela e Exigir Liberação de Usuário Mestre”.
• Esta segunda opção, em combinação com a primeira, permite que um usuário comum peça autorização para um usuário Mestre sem precisar sair da tela.

Se estiver fora da faixa ou preço mínimo ao gravar:

• Em Orçamentos e Pedidos: o sistema pode bloquear ou pedir permissão, de acordo com as opções acima.
• Em NFs Emitidas: se houver pedido vinculado vai obedecer o preço do pedido sem travar, caso contrário sempre irá travar sem pedir permissão, será preciso gravar a NF como usuário Mestre para fazer NF fora da faixa de desconto ou preço mínimo e sem pedido.
• Assim, pressupõe que orçamento e pedido precisam de autorização, e que a NF deve ser apenas o desfecho, se tiver vínculo com pedidos e obedece às autorizações prévidas. Se a NF for sem pedido pressupõe exceção e deve ser feita pelo usuário do tipo Mestre.

Importante:

Existem diversas formas de alterar o preço de um item, dependendo do tipo de Cadastro (orçamento, pedido, NF), então para que a faixa de desconto funcione corretamente, é recomendado deixar marcada a opção de configuração em Configurações Gerais, aba Cadastros “Bloquear Alteração do Valor Unitário em Orçamentos de Venda, Pedidos de Venda e Emissão de Notas Fiscais”. Outras situações precisam ser analisadas caso a caso.

Opções de Impressão

Estas configurações foram altamente simplificadas, para permitir um uso eficiente e descomplicado por parte do usuário. Basta definir alguns padrões, e os comandos reais são processados internamente pelo Sistema.

• Impressoras Instaladas: lista todas as impressoras instaladas neste computador, exibindo qual é a impressora padrão através de um marcador. Quando uma impressora é selecionada nesta lista, o quadro inferior exibe suas configurações. A impressora padrão é configurada diretamente no Windows.
• Modo de Impressão: indica se a impressora deve montar relatórios de texto em base gráfica ou como texto direto, com comandos de controle próprios de cada impressora. Esta configuração afeta somente os relatórios em modo texto, e a impressão de documentos, como preenchimento boletos pré-impressos, notas fiscais, e outros. Quando o modo de impressão Somente Texto é selecionado, ativa-se a próxima opção.
• Padrão de Impressão em Modo Somente Texto: esta configuração irá indicar ao Sistema qual conjunto de comandos utilizar. Estes comandos variam conforme o Driver controlador de impressão utilizado, que pode inclusive ser genérico ou de outra impressora, e por isso precisam ser indicados pelo usuário. Selecione aquele que mais se assemelha com sua impressora, ou então o padrão “0 – Epson Genérico”, que é o mais comum. Se sua impressora não estiver listada e não funcionar com nenhum dos padrões disponíveis, podemos analisar a viabilidade de inserir suporte à mesma. Não deixe e enviar um e-mail para esclarecimentos. Observações: algumas impressoras, mesmo recebendo os comandos corretos, não funcionam da forma esperada. Para garantir o funcionamento, configure no teclado da sua impressora matricial fonte padrão “Draft Condensed”, “Draft” ou “17 CPI”, conforme o modelo – consulte o “manual do usuário” de sua impressora matricial.

Ainda podem ser exibidas outras configurações, conforme sua licença do Rufus Lemure, ou conforme as condições do seu computador:

• Impressora de Etiquetas: caso você utilize uma mini impressora de etiquetas, como a ArgoX 214, estas configurações permitem indicar a porta de conexão, inclusive se for USB, e outros parâmetros da impressão.

Outras configurações podem influenciar o Sistema a partir de outros aplicativos.

Para impressão em modo html, são respeitados os parâmetros de margem, orientação e tamanho de página do seu navegador de Internet padrão (em geral das Opções da Internet), e muitas vezes também do Internet Explorer.

Para impressão em PDF é usado o programa visualizador padrão, onde geralmente é recomendado marcar “ajustar à página”, para que o PDF seja ajustado ao tamanho do papel disponível e às suas margens.