No Rufus Lemure ERP, procuramos manter a mesma lógica familiar aos nossos usuários, para reduzir o impacto operacional. Dessa forma, foram incluídos os campos de IBS/CBS nos cadastros onde o sistema já busca a tributação do ICMS. Ou seja, se você já usava a CFOP, ou a Regra Tributária, ou o cadastro dos impostos direto no Produto/Serviço, pode seguir fazendo o mesmo, apenas terá uma aba com dados adicionais. Também foram incluídos dados adicionais nas NFs e nos relatórios, e mais melhorias para conveniência ainda serão feitas.

Os impostos criados pela Reforma Tributária são:

• IBS: Imposto sobre Bens e Serviços, tem uma alíquota para a UF e outra para o Município.
• CBS: contribuição sobre Bens e Serviços, tem uma única alíquota federal.
• Imposto Seletivo: normalmente aplicável a itens que devem ser desestimulados, como os que fazem mal à saúde ou ao meio-ambiente.

Conceitos:

• IBS: possuem dois campos de enquadramento da operação: CST e ClassTrib, ambos devem ser informados sempre. Como havia na tributação antiga, têm valor de base de cálculo e alíquota, mas a base não varia (não há redução de base de cálculo), isso foi substituído pelo conceito de “redutor de alíquota”. A informação que vai para as tags do DF-e pode ser: valor de base, alíquota, redutor de alíquota, alíquota efetiva (a que foi aplicada após a redução, se houver), valor do imposto. Tudo separado pelo devido à UF e ao Município.
• CBS: mesmo CST/ClassTrib do IBS e mantém a mesma lógica do IBS, em tag separada para o devido ao Governo Federal.
• Imposto Seletivo: tem menos dados, usa CST e ClassTrib adicional (campo separado), e é usado apenas em situações especiais, a maioria de nossos clientes não usará esta tag.
• Regime Regular: é um conjunto de tags que em alguns tipos de benefícios, como redução de alíquota ou suspensões, deve informar como a tributação deveria ter sido. Por exemplo, quando faz operações com a Zona Franca de Manaus. O imposto pode sair zerado ou reduzido, e deve ser informado o resumo do regime regular que deixou de ser usado.
• Tributação monofásica: regime especial com cobrança única na cadeia produtiva, normalmente usado em itens especiais e de alto volume, como combustíveis. Neste momento não faz parte do escopo do Lemure.

O Manual Operacional para configuração da Reforma Tributária do Rufus Lemure ERP já está disponível.

Manual Reforma Tributária Lemure ERP

Porém, há situações onde fornecedores apresentam NFs com mais dígitos, exemplos comuns são “unid.”, “unid”, “unidade”, “peca”.

Para contornar esta limitação foi criada o seguinte esquema:

• Apenas no cadastro de unidade de conversão é permitido cadastrar unidades com mais de 3 dígitos.
• As unidades da conversão podem estar “não cadastradas” ao gravar, somente quando o fato de conversão for igual a 1.
• A unidade equivalente será procurada primeiro com base no cadastro padrão do produto/serviço, se não existir, a primeira unidade com conversão de fator 1.

Isto garante que temos uma tabela de conversão de equivalência, ou seja, ao criar o cadastro indicando que 1 UN = 1 UNID, quando se fizer a importação do xml do terceiro, o sistema irá converter UNID por UN, sem alterar valores ou quantidades.

O Cadastro de Conversão de Unidades está na tela principal, na pasta Cadastros Gerais.

Importante: como isto afeta exportação de arquivos contábeis, o sistema fará as adaptações necessárias, considerando que quando necessário ele utiliza a informação original do XML.

É possível controlar o custo baseado no preço de compra – apenas tirando os impostos, ou usar isto somando markups de rateio de custo e o frete, ou ainda informando manualmente, ou derivando um % à partir de outro preço. As opções são flexíveis, pois a matéria de custos é extensa e depende bastante de opções de cada empresa.

Telas importantes para o módulo de custos:

• Markups: marcadores variáveis de elementos que compõe o custo, vinculados a cada produto (em cadastros gerais).
• Custos: ficha de custo que cada item possui, podendo variar em sua composição e valores (em cadastros gerais).
• NFs de terceiros: onde se registra o custo de frete a ser rateado para os custos (em faturamento).
• Produtos e Serviços: onde se cadastram os itens e se mantem os preços calculados (em cadastros gerais).
• Estruturas de Produtos: onde se cadastram as estruturas dos produtos compostos (em cadastros gerais).
• Alteração de preços: tela onde se pode passar os preços de um para outro com ou se variações (em faturamento).

Os modelos de custos suportados podem funcionar de forma mista e simultânea entre os diversos produtos, serviços e materiais:

1. Manual: o custo é informado manualmente (no cadastro de produtos e serviços, por produto ou serviço).
2. Automático: baseado no preço da última entrada, é possível atualizar peço de compra e preço de custo, baseado em markup simples de lucro (configurações gerais, válido para todos os itens).
3. Markups: baseado no cálculo de marcadores que compõe a ficha de custo (no cadastro de custos, por produto ou serviço).

Como os modelos de custo são simultâneos, custo manual e automático não podem funcionar juntos, mas automático e markups podem funcionar juntos, tanto quanto manual e markups, então:

• Você pode manter os custos manuais globalmente e ativar markups em alguns deles.
• Você pode manter os custos automáticos globalmente e ativar markups em alguns deles.

Vai depender forma como sua empresa decide administrar estas questões.

Markups de custo

Os Markups são os marcadores utilizados pelo sistema de custos para identificar as variáveis que compõe o custo do Produto ou Serviço.

O tipo indica se ele deve ser informado manualmente ou se usa um cálculo pré-definido baseado em valores do sistema:

• tipo Outros = markup manual, que apenas pega o valor digitado pelo usuário.
• tipo Frete = calcula o rateio de frete das NFs de compra dos últimos x dias.
• tipo Embalagem = soma o valor da embalagem padrão do produto, se tiver.

Se um item tem estrutura, é pego apenas o preço de custo do item para compôr o custo do item pai, sendo o cálculo do item filho feito de forma individual em momento anterior.

Para garantir a precedência de cálculo – item filho em estruturas deve ser calculado primeiro, o sistema considera primeiro embalagens, depois itens sem estrutura, depois os itens com estrutura, considerando primeiro aqueles que estão mais fundos na árvore de estruturas geral.

Modelos de custos suportados

Estes modelos estão disponíveis na ficha de custos:

0 – Manual: informado no produto e atualizado pela NF de compra.
1 – Markup: calculado pelo rateio de frete na compra + markups.

A Ficha de Custos é o Cadastro de Custos, onde é possível configurar custos por produto ou serviço. Cada item pode ter ou não uma ficha.

Sem ficha de custos será sempre considerado manual. Tendo a ficha de custos, isto apenas ativa ou não markups – o que define manual ou automático pela NF de compra é o conjunto de configurações gerais, guia cadastros:

• “Atualizar o Preço de Compra Padrão no Registro de Notas Fiscais de Terceiros (CFOP Faturamento)” – a compra atualiza o preço de compra padrão.
• “Atualizar o Preço de Compra Padrão e o Preço de Venda Padrão no Registro de Notas Fiscais de Terceiros (CFOP Faturamento) com base no % de Lucro Cadastrado” – a compra atualiza os preços de compra e venda padrões (venda aplicando % de lucro desejado sobre a compra).

Desta forma é possível que um item tenha a ficha cadastrada e não esteja configurado para efetivamente aplicar esta ficha, pela configuração de modelo acima. O mesmo vale para os markups, que podem ser desligados globalmente no cadastro de markups, ou localmente na ficha marcando “inativo”. Assim os custos podem ser modificados de forma evolutiva ou experimental, sem precisar recomeçar todos os cadastros.

Tipos de markups em Cadastro de Markups:

• Markup de Frete: será calculado com base no rateio de valor de frete nas NFs de Frete.
• Markup de Embalagem: soma o custo pré-calculado das embalagens padrões dos itens, se tiver.
• Outros: valores informados manualmente, que podem vir de outros locais, como planilhas de controle ou programas externos de custos.

Markup de Frete

O markup de frete faz o cálculo automático do rateio de frete das NFs de compra (NFs de terceiros), rateando entre os produtos e materiais que constam na NF.

• Valor do frete informado na NF – será rateado proporcionalmente entre os produtos da NF.
• Valor do frete informado no CT (conhecimento de transporte) – se você lançar um CT no cadastro de NFs de terceiros, vincule as NFs transportadas na guia de dados adicionais, e ao gravar o custo de frete do conhecimento será rateado entre as NFs vinculadas e depois entre os itens destas NFs.
• Se uma NF tiver Valor de Frete informado em seu cadastro e também for vinculada a um conhecimento, o sistema entenderá para somar ambos os valores (valor frete da NF + rateio frete do CT).

Na Ficha de Custos, NFs para Frete indica para considerar o frete de NFs de compra de até x dias atrás, se não tiver NFs no período não tem rateio de frete a somar.

Importante: o valor do frete só será considerado nas NFs dentro dos dias máximos a considerar, e se o tipo de frete estiver como responsabilidade do destinatário (caso contrário o frete seria cobrado de outra empresa e não estaria no cálculo de custo).

Markup de Embalagem

O markup de embalagens permite levar em conta o custo de embalagem do item. Se o item possui embalagem padrão configurada, o custo desta embalagem também será somado ao custo do item, da seguinte forma:

• Se o item não possui estrutura de produto, ou se a embalagem não faz parte da estrutura, é somado caso haja o markup de embalagem na ficha de custos.
• Se o item possui estrutura, e a embalagem padrão foi adicionada como um item de estrutura, para fins de baixa de estoque e previsão de necessidades, caso exista o markup de embalagem na ficha de custos, será somado somente o markup – sendo ignorado no custo de estrutura, se não houver o markup será somado no valor da estrutura como custo de estrutura.

Estrutura de Produto

Utilizando Ficha de Custos com Custo Calculado, caso o item possua estrutura de produto, o Preço de Custo dos itens do primeiro nível desta estrutura serão somados ao preço de custo do item. Isto garante a inclusão tanto de custos de materiais utilizados na composição do item, quanto do custo de subprodutos, adicionados com seus custos calculados próprios. Para garantir esta retro-compatibilidade, o sistema faz sempre o cálculo de custo a partir dos itens nas pontas das estruturas, subindo até o item pai.

Caso você utilize um item com cálculo de custo manual, com ou sem ficha de custos, na tela de Estrutura de Produto você poderá conferir os somatórios da estrutura em primeiro nível, ou todos os níveis, e valorizado pela ordem de preços configurada, ou pelo Preço de Custo.

Cálculos e Recálculos

O sistema atualiza os cálculos de custos automaticamente em algumas situações e manualmente em outras.

• Na gravação de NF de terceiros – atualiza o rateio de fretes e recalcula o custo dos itens envolvidos direta ou indiretamente – inclusive itens pai de estruturas que tenham este item em algum nível, recursivamente.
• Pelo cadastro de Custos – pelo botão de Ações é possível recalcular o item aberto ou todos (somente usuário mestre).
• Em nível de suporte – há uma opção oculta que permite recalcular o rateio de frete de todos os itens.

Isto garante a praticidade de atualizar markups comuns com base em variações, como quando registra entrada com frete diferente.

IMPORTANTE

• Itens com estrutura: a fórmula do preço de custo considera como preço base o somatório do preço de custo dos itens do primeiro nível, ou seja, ao calcular o sistema leva em consideração que deve calcular primeiro o custo dos itens filhos e depois os itens pais.
• Itens sem estrutura: a fórmula do preço de custo considera como preço base o preço de compra sem impostos. O imposto a considerar será o da última NF de compra para este item, ou se não tiver pegará o ICMS ou ISSQN padrão do produto ou serviço para sua cidade ou estado – conforme cadastrados no seu banco de dados.

Desta forma a fórmula do custo é: Custo = Preço Base + Markups + Embalagem padrão + Rateio Frete, onde:

• Preço base (sem estrutura) = preço de compra padrão – ICMS – ISSQN.
• Preço base (com estrutura) = somatório dos preços de custo dos itens do primeiro nível, calculados previamente.

Além da evidente garantia de origem do processo voltada à qualidade dos produtos e serviços da empresa, também há situações onde há exigência legal por algum órgão regulador ou fiscalizador, como é o caso por exemplo de manutenção e inspeção de extintores de incêndio, fiscalizados pelo INMETRO.

Abaixo rápidas explicações sobre como controlar estes lotes dentro do Rufus Lemure.

Controle de Lotes de Produção

Os Lotes de Produção são controlados à partir do número da Ordem de Produção que gerou o lote. A OP Número 5, gera o lote número 5. Desta forma é um controle simples e Direto.

Controle de Lotes de Entrada

Os Lotes de Entrada são dados pela compra de materiais registrados em notas fiscais. No Rufus Lemure eles podem ser registrados em “Faturamento”, “Lotes de Entrada”. Basta informar a série e número da NF, código do terceiro fornecedor e o código do produto. Em seguida pode-se listar os lotes ou números de série referentes a este item.

Esta estrutura está preparada para permitir vários lotes por um único item da nota fiscal. Também está preparada para controle de validade dos lotes, usado por exemplo, para controle de produtos químicos.

Caso venha número de lote do fornecedor, deve ser usado este número de lote. Caso não exista controle de lotes no fornecedor, deve ser informado o próprio número da nota fiscal.

Para produtos diferentes é permitido repetir os números de lotes, porém para o mesmo número não, ainda que seja uma repetição entre dois fornecedores diferentes. Dentre os vários métodos que podem ser usados para tal controle, para o Rufus Lemure foi selecionado o que causa menos impacto para etiquetamento do estoque e para os operários da linha de produção.

Este método consiste em complementar o lote ou número da nota fiscal com o sufixo “*” (asterisco) + o código do fornecedor. Desta forma, se há dois lotes “50200” para o fornecedor 10 e para o fornecedor 20, gera-se o lote “50200” para o primeiro registro, e por exemplo “50200*10” ou “50200*20” para o registro seguinte.

Para controle físico, podem ser usados três modos:

1. Emitir etiquetas com dados dos lotes, contendo dados de nota, fornecedor, lote e lote registrado no sistema, que sejam coladas nas embalagens de estoque (método mais confiável, pois gera uma rotina de recebimento de materiais);
2. Anotar à mão nas etiquetas ou rótulos das embalagens de estoque, caso sejam as mesmas vindas do fornecedor, simplesmente qual o número de registro do lote no sistema (modo funcional para pequenas quantidades);
3. ou (menos recomendado) usar simplesmente a pesquisa do Rufus Lemure na hora de registrar para ver quais os lotes de cada fornecedor, porém este método torna o processo todo mais lento e é recomendado para empresas pequenas, onde os operadores tenham maior conhecimento técnico no uso do software.

Enfim, a metodologia permite que sejam feitas rapidamente as numerações dos lotes, levando em conta apenas um número composto simples, mais fácil de manipular do que várias chaves de controle como por exemplo “número da nota”, “código do fornecedor”, etc. O sistema também possui outras formas de controle/rastreamento que podem dispensar o uso de lotes, dependendo de como sua empresa está organizada.

Esta funcionalidade vai permitir então que quando uma NF de Terceiros seja registrada, os preços de compra e venda sejam atualizados automaticamente, e que o de venda seja calculado com base em um índice de lucro bruto desejado. Este índice pode ser informado tanto em nível geral da empresa quando em nível de produto.

Configurando

A ativação da função deve ser feita indo na tela principal do Rufus Lemure, pasta “Configurações”, ícone “Configurações Gerais”.

a) Na guia “Geral”, digite o percentual de lucro desejado, por exemplo, “30” – onde diz Percentual de Lucro Padrão sobre o Preço de Compra. Este percentual será usado em nível de empresa, aplicável a todos os produtos e serviços.

Tela de configurações

b) Na guia “Cadastros”, marque a opção “Atualizar o Preço de Compra Padrão e o Preço de Venda Padrão no Registro de Notas Fiscais de Terceiros“;

Tela de Configurações, aba Cadastros

c) Por fim, também é preciso que o tipo de operação no cadastro da CFOP, esteja como “1 – Faturamento”, para evitar atualização de preços em situações comuns de remessa ou devolução;

Cadastro de CFOP – Veja o campo “Tipo de Operação” em cima

d) Caso seja desejado ter um % de lucratividade bruta específico para cada Produto/Serviço, sendo que nestes produtos indicados o % geral seja ignorado, basta ir no Cadastro de Produtos e Serviços e então na guia “Preços e Custos”, marcar a opção “Perc Lucro”, na parte inferior direita, e então digitar o % de lucro bruto deste item no campo que aparece ao lado.

Cadastro de Produtos

Utilizando

Feitas estas configurações, quando for registrada uma NF de Terceiros com a CFOP de compra correta, o sistema vai atualizar o Preço de Compra Padrão do Produto/Serviço, e adicionar o Preço de Venda Padrão como sendo “Preço de Compra + % de Lucro Configurado”.

Se houver um % indicado por produto, será usado este como sendo lucro bruto específico, caso contrário o Sistema tenta utilizar o % geral das configurações gerais. Caso esteja zerado a função será ignorada.