Para facilitar a tarefa, foi criada a tela de Acerto de Inventário. Esta tela pode ser acessada pelo próprio Cadastro de Movimento de Estoque, botão Ações, Acerto de Inventário.

Esta tela permite fazer contagem referente a datas retroativas ou atual, e também serve para se ter uma visão rápida do estoque existente em cada data.

Pelo botão de Ações, você pode zerar o estoque na data, antes de começar a registrar a contagem (opcional, somente usuário Mestre). Pelo botão de impressão você pode gerar uma ficha de contagem, inclusive suportando o estoque particionado em almoxarifados, isto facilita anotar e depois digitar o que foi conferido.

O painel na parte direita inferior permite lançar o inventário contado na data e a quantidade contada sem precisar fazer cálculos – o sistema ao gravar calcula a diferença a ser lançada para corrigir corretamente. Há uma limitação de data mínima onde se pode fazer acertos desta forma, para que não se possa alterar dias muito antigos. Ao gravar a tabela na parte esquerda é atualizada, tornando fácil confirmar que o estoque registrado está correto.

IMPORTANTE: se você alterar o estoque pelo inventário em uma data anterior, o estoque final resultante nas datas subsequentes também será alterado, e por isso você vai precisar fazer uma nova contagem na data de hoje e lançar antes de fazer alterações nos cadastros do sistema, para não haver outras inconsistências (por exemplo, se você conta o estoque e segue trabalhando, o estoque já terá mudado quando você lançar, causando novamente incorreções).

Esta opção permite gerenciar o estoque separado por Almox, que podem ser tanto locais físicos, como depósitos e tanques, quanto locais lógicos, como “estoque com defeito”, ou “estoque especial”.

Esta função foi incluída para permitir gerenciar casos especiais onde o estoque é organizado com algum tipo de separação.

O estoque total ou estoque geral é considerando também como sendo o Estoque Fiscal, pois o sistema trata o estoque consolidado da mesma forma com que trata o estoque sem o particionamento. Inclusive arquivos de troca de informações (EDI), arquivos para o programa contábil e relatórios tratam de forma unificada. Apenas relatórios e telas especiais tratam do estoque particionado.

Para o controle de estoque negativo, caso esteja ativado, será considerado o somatório no Almox selecionado.

Ativando o particionamento

Para ativar a separação de estoques basta ir na tela principal, em configurações, configurações gerais, aba cadastros, e marcar “Ativar Controle de Almoxarifados”.

Esta configuração irá ativar o cadastro e a consulta de Almoxarifados, além do ícone “Mover Estoques”, em Cadastros Gerais.

Isto também ativa o campo “Almox” em telas como Emissão de NFs, NFs de Terceiros, Venda Avulsa, Compra Avulsa, Movimento de Estoque e outros. Em algumas situações a baixa de estoque não exibe opção para selecionar o Almox, fazendo o registro no Almoxarifado Padrão.

Tipos de Almoxarifado

Quando você cadastra os Almox, em Geral, Cadastros Gerais, Almoxarifados, você pode indicar um código, uma descrição, indicar se é padrão ou não, e também informar o tipo de estoque armazenado nele.

• 0 – Estoque comercial: conceitualmente é o estoque principal, usado para compras, vendas e registro de entrada de produtos concluídos (produzidos),
• 1 – Estoque reservado: estoque para fins de reserva para clientes especiais,
• 2 – Estoque em avaliação: estoque que precisa ser avaliado antes de ser liberado,
• 3 – Estoque danificado ou obsoleto: estoque de itens estragados ou vencidos,
• 4 – Estoque para produção: normalmente usado na versão Produção, é o estoque de materiais usados para produção, além de itens produzidos e aguardando liberação para venda.

É possível criar vários Almoxarifados de vários tipos, particionando conforme sua necessidade.

Conceito geral para negócios

Uma aplicação prática da separação por Almox é quando a empresa possui mais de um depósito e deseja controlar onde cada tipo de produto é armazenado. Isto facilita situações de inventário de estoque, por exemplo.

Outra aplicação refere-se a uma situação lógica, onde necessita-se de mais controle sobre os tipos de itens armazenados, bem como sua movimentação entre tipos. Nesta situação, pode-se considerar os seguintes Almox:

• A. Estoque comercial – é o estoque que está disponível para venda.
• B. Estoque reservado – é o estoque bom para venda, porém, reservado para alguma venda futura ou para garantir contratos com clientes especiais.
• C. Estoque em avaliação – geralmente recebido em devolução de clientes, ou quando é feita uma entrada, por exemplo uma importação, que necessita de desembaraço, mesmo com o cadastro da NF Ok, ou avaliação de qualidade, antes de ser liberado para venda.
• D. Estoque danificado ou obsoleto – é o estoque não deve ser vendido, pode estar estragado ou vencido. Em geral será feita uma NF de saída sem venda, ou como venda de sucata.

O somatório de todos os estoques define o Estoque Geral (conforme exibido nos campos e relatórios consolidados), ou também chamado Estoque Fiscal, pois para fins fiscais, o estoque total é considerado.

Os Almoxarifados podem estar ativos ou inativos. Ao inativar, caso seja padrão, será preciso indicar outro Almox Padrão. Como o estoque específico precisa ser selecionado na hora do registro de movimento, isto automaticamente força o usuário a saber se estiver pegando estoque de um Almox Reservado, por exemplo.

Controles

Se estiver ativada a restrição que proíbe estoque negativo, caso não exista estoque suficiente no Almox para a operação, ela será recusada. Nesta situação sempre será considerado estoque por Almox.

A movimentação entre os Almox deve ser feita pela ferramenta “Mover Estoques”, em geral, cadastros gerais, mover estoques. Esta ferramenta registra um movimento de saída no Almox de origem, e um movimento de entrada no Almox de destino. Para desfazer a operação, pode-se excluir manualmente os dois movimentos em cadastro de movimentos de estoque, ou apenas executar novamente uma operação de mover invertida.

Como a ativação ou não de controle de Almox passa pelo suporte ou pela consultoria, quando o controle de Almox é ativado em um banco de dados que já tenha registros operacionais, faremos em nível de TI um ajuste manual para passar todos os movimentos de estoque já existes para o Almox padrão. Caso o controle deseja desativado, não existe nada a modificar.

• No caso de ser necessário inicializar o estoque existente, setando para o Almox Padrão, a opção está em Opções do Banco de Dados, Ações, “Inicializar o Estoque Existente no Almox Padrão”. Isto pega todos os movimentos de estoque com Almox zerado e configura para o Padrão (aparece somente para usuários supervisores de revenda e suporte).

Relatórios

Os relatórios e campos de estoque, via de regra, sempre exibem o estoque total consolidado.

Para saber o estoque por Almox, você pode:

1. No Cadastro de Produtos e Clicar em Ações, Exibir Estoque por Almox: isto exibe uma tela a lista de Almox cadastrados e quantas unidades deste item há na data de hoje,
2. Em Consulta Produtos, relatório 14 – Relatório de Estoque por Almoxarifado: isto irá exibir o estoque consolidado na data, além de expandir a lista de Almox e quantidades particionadas.

Outros relatórios poderão ser criados ao longo do sistema, conforme as necessidades.

No Rufus Lemure este campo foi inserido no Cadastro de Produtos e Serviços, e aparece abaixo do campo NCM, quando o item for um produto, material ou similar. Para facilitar o preenchimento manual, e como há tabelas de referência cruzando um código NCM com um ou mais código CEST, criamos duas funções no Rufus Lemure que simplificam estas ações.

Informar item a item

A forma mais simples é apenas ir no cadastro do item desejado, em Produtos e Serviços, então abrir a aba impostos, e preencher o código CEST manualmente. Caso você não saiba qual é o código, basta clicar em Ações, Sugerir código CEST. O sistema irá consultar a tabela de referência, e procurar os CEST mais prováveis conforme o NCM. Se houver apenas um código, o campo é preenchido diretamente, se houverem vários, ele vai listar os códigos e as descrições para o usuário selecionar. Após a sugestão ou digitação é só gravar o produto.

Informar vários itens de uma vez

Para facilitar a primeira configuração, quando há vários itens a indicar o código, é só abrir o cadastro de um produto ou material qualquer, então clicar em Ações, e em Sugerir CEST para Todos os Produtos – nesta ação o sistema executa a busca para todos os itens que obedeçam ao critério: tem NCM, não tem CEST, não está bloqueado e não é um serviço. Quando houver apenas uma sugestão ela será cadastrada e gravada, quando houverem várias o sistema novamente abre a tela de opção para cada item.

Após isto, se algum produto não tinha sugestão a ser exibida, será gravado um log chamado “log-cest.txt” na área de trabalho. Assim fica fácil de confirmar o que ocorreu de errado: pode haver um NCM que não consta na nossa tabela (tabela desatualizada – neste caso precisaremos atualizar), ou o NCM do item pode estar errado.